Gestión Documental y Protección de Datos: Fundamentos y Mejores Prácticas

1. Gestión de Correspondencia

Etapas de la gestión de correspondencia de entrada

• Recepción
• Registro
• Clasificación
• Distribución

Etapas de la gestión de correspondencia de salida

• Preparación
• Revisión
• Aprobación
• Envío
• Archivo
• Seguimiento

Diferencia entre firma electrónica y firma digital

• Firma electrónica: Firma con validez jurídica.
• Firma digital: Método criptográfico utilizado para autenticar documentos.

Apartado II: Gestión de Archivos y Protección de Datos

4. ¿Qué es el archivo en una empresa?

Es el espacio, físico o digital, donde se almacenan los documentos de la organización.

5. Tipos de archivo según frecuencia de consulta

• Archivo activo o corriente: Alta frecuencia de consulta.
• Archivo semiactivo: Consulta intermedia.
• Archivo inactivo o histórico: Baja frecuencia de consulta.

6. Tipos de archivo según el tipo de gestión

• Oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

7. Sistematización de la entrada de documentos

Se realiza mediante: Recepción (recibir), Registro (asignación), Distribución (enviar) y Seguimiento (control).

8. Las 3 “R” de la eficiencia de archivos

Reducir, reutilizar y reciclar.

9. ¿Qué es la purga o expurgo?

Es el proceso de eliminación de documentos y registros que ya no son necesarios para la organización. Se realiza mediante: Identificación, revisión, autorización y eliminación.

10. Funciones de las bases de datos

Almacenar datos, permitir su recuperación, mantenimiento y garantizar la seguridad de la información.

11. Objetivo de la LOPDGDD

Garantizar la protección de los datos personales y los derechos digitales de los ciudadanos.

12. Derechos básicos de protección de datos

• Derecho de acceso: Acceder a los datos personales y obtener información sobre su tratamiento.
• Derecho de rectificación: Corregir o actualizar datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.
• Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de datos personales en determinadas circunstancias.

13. ¿Quiénes deben cumplir la normativa de protección de datos?

Todas las organizaciones públicas y privadas que realicen tratamiento de datos personales.

14. Ejemplos de datos personales

Nombre, correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento.

15. Datos personales sensibles

Información íntima o delicada, como el origen racial, creencias religiosas, datos de salud, entre otros.

16. Consentimiento del usuario

Es necesario en casos de recopilación para propósitos específicos, tratamiento de datos sensibles, marketing directo o tratamientos automatizados con efectos significativos.

17. Delegado de Protección de Datos (DPD)

Responsable de supervisar y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

18. Medidas de seguridad

Garantizan la protección de los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida o alteración.

19. Lista Robinson

Registro en el que las personas pueden inscribirse para evitar recibir comunicaciones comerciales no deseadas.

Apartado III: Sistemas de Clasificación

20. Métodos de clasificación

Alfabético, numérico, alfanumérico y temático.

21. Criterios para elegir el sistema de clasificación adecuado

• Volumen de documentos: Evaluar la cantidad para asegurar la eficiencia.
• Tipos de documentos: Determinar si predominan datos alfabéticos, numéricos o temáticos.
• Necesidades de recuperación: Asegurar que el método facilite la búsqueda futura.
• Requisitos legales: Verificar normativas específicas que dicten el método a utilizar.
• Recursos disponibles: Evaluar espacio físico, personal y presupuesto.