Gestión Documental y Flujo de Correspondencia Empresarial

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La Correspondencia en la Organización

La correspondencia es el conjunto de cartas, documentación o paquetes que se envían o reciben a través de un servicio postal o telemático.

1. Tipos de Mensajería

1.1 Mensajería Interna y Externa

  • Mensajería Interna: Circula dentro de la propia organización. Es distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad.

  • Mensajería Externa: Se gestiona con entidades o personas ajenas a la organización.

    • Mensajería de Entrada: Es la que recibe la organización. Hay que recepcionarla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa o entidad pública.

    • Mensajería de Salida: Es la que envía la empresa o el organismo público.

2. Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

2.1 Fases del Tratamiento de Entrada

  1. Recepción: Entrada de la correspondencia y los envíos postales en la empresa.

  2. Registro: Anotación, según las normas internas de la empresa, de los documentos o paquetes que se reciben en medio físico como digital.

  3. Clasificación: La paquetería y el correo recibidos se dividen y ordenan de acuerdo con los criterios establecidos.

  4. Distribución: El correo y la paquetería se reparten a sus destinatarios en el tiempo y la forma precisos.

2.2 Detalles de la Recogida y Recepción

Durante la recogida de la correspondencia, se deben considerar los siguientes puntos:

  1. Firma del albarán
  2. Apertura del correo electrónico
  3. Fecha
  4. Remitente
  5. Contenido
  6. Bandeja de entrada

2.3 El Proceso de Registro de Entrada

No toda la correspondencia tiene que registrarse. No es necesario registrar documentos publicitarios, comerciales o informativos, tampoco hay que hacerlo en la correspondencia cerrada, ya que solo puede abrirla su destinatario.

Los datos esenciales para el registro son:

  • Número de registro.
  • Fecha.
  • Remitente (nombre y dirección).
  • Anexos.
  • Clase.
  • Destinatario.
  • Asunto.

2.4 Criterios de Clasificación

  1. Regla 1: El correo que viene dirigido a una persona o un departamento concreto se ha de colocar en los casilleros correspondientes para ser distribuido.

  2. Regla 2: Si el documento afecta a más de un departamento, se debe hacer una copia para cada uno de ellos, entregar el original a uno de los departamentos y copias al resto.

  3. Regla 3: El correo que llegue dirigido a la empresa sin especificar persona o departamento de destino debe ser gestionado por el responsable de correspondencia.

  4. Regla 4: Si la correspondencia no está identificada correctamente, o si los datos del destinatario son insuficientes, se debe intentar subsanar el error o devolver el envío.

  5. Regla 5: Cuando por error se recibe un correo que no va dirigido a la empresa, debe ser devuelto inmediatamente al servicio postal o de mensajería.

3. Tratamiento de la Correspondencia de Salida

3.1 Fases del Tratamiento de Salida

  1. Elaboración: Incluye la redacción, la firma y la preparación de los documentos adjuntos.

  2. Recogida: Se recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa o del organismo público.

  3. Registro: La correspondencia de salida se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.

  4. Envío: La correspondencia se envía al servicio de correos o a la agencia de mensajería para que remita al destinatario.

3.2 Proceso de Correspondencia de Salida (Resumen)

El proceso de gestión de la correspondencia que sale de la organización se resume en los siguientes pasos:

  1. Elaboración y comprobaciones previas.
  2. Recogida.
  3. Registro.
  4. Expedición o envío.

4. Procedimiento en Registros Públicos

4.1 Vías de Presentación de Documentos

La documentación puede presentarse a través de:

  • El mostrador.
  • Desde otra dependencia administrativa por correo interno.
  • Por correo ordinario.
  • Telemáticamente.

5. Servicios de Mensajería y Paquetería Privada

Los servicios que prestan las compañías privadas de mensajería y paquetería son una alternativa al servicio de Correos.

5.1 Tipos de Servicios

Servicios Nacionales

  • Urgente: El envío se entrega al destinatario el mismo día en que se remite.

  • Día Siguiente: El envío se entrega al destinatario a lo largo del día siguiente a su contratación.

  • Nocturno: La entrega se realizará a primera hora del día siguiente.

  • Día de la Semana: La entrega se establece para determinado día de la semana.

  • Servicios Insulares: El plazo de entrega es de entre uno y diez días (Envíos a Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla).

Servicios Complementarios

Incluyen:

  • Reembolso.
  • Agencia-agencia.
  • Confirmación de entrega.
  • Valor declarado.
  • Servicio de buzón.

Servicios Internacionales

Las agencias suelen agrupar los países por zonas para establecer tarifas y plazos.

6. La Administración Electrónica

6.1 Herramientas y Conceptos Clave

A. Registro Electrónico

Cumple la misma función que el registro clásico de entrada y salida de documentos: suministrar a la ciudadanía una prueba fehaciente de la presentación de documentación y dar salida a la documentación generada por la Administración.

B. Portafirmas Electrónico

Facilita la agilización de los trámites administrativos, la desaparición progresiva del soporte físico de los documentos y de la circulación de estos a través de los organismos. Ofrece la posibilidad de firmar documentos en cualquier lugar, incluso fuera del puesto de trabajo, facilitando tanto la firma de un documento o fichero por un único firmante como la firma múltiple en cascada.

C. Certificado o Firma Digital

Un certificado digital es un documento electrónico que establece que a un ciudadano le corresponde una clave pública determinada, que establece la identificación digital de la persona.

D. Ventajas e Inconvenientes de la Administración Electrónica

Ventajas:
  • No hay que desplazarse físicamente a las ventanillas de los organismos.
  • El servicio está disponible de forma permanente y todos los usuarios pueden acceder a través de la web.
  • Operar con documentos digitalizados reduce costes y cuida el medio ambiente.
Inconvenientes:
  • Todavía hay algún organismo que no termina de integrarse con esta realidad.
  • Hay ciertos colectivos que corren el riesgo de quedarse sin la atención necesaria (brecha digital).

7. Normas de Seguridad y Confidencialidad

La Ley Orgánica (LOPDGDD) y otras normativas establecen la obligatoriedad de mantener en secreto la información recibida y destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.

  • Para la eliminación física de los documentos que ya no sean necesarios debemos utilizar máquinas destructoras de documentos.
  • La LOPDGDD establece una serie de sanciones económicas para titulares de los ficheros en caso de que sus responsables y los encargados de tratamiento incurran en infracciones.
  • Al manipular correspondencia nos estamos haciendo responsables de su seguridad, cuidado y confidencialidad.
  • Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad implica que, cuando tengas que comprobar si un envío contiene todos los anexos que se citan, no debes leer el contenido de la carta u otros documentos.
  • El Real Decreto 1829/1999, por el que se aprueba el reglamento que regula la prestación de los servicios postales, establece el secreto y la inviolabilidad en todo lo relacionado con los envíos postales.