Gestión Documental Empresarial: Correspondencia, Archivo y Tipos de Documentos

Correspondencia

1º Control: de todos los documentos que entran y salen de la empresa u organismo oficial.

2º Conocimiento: del origen o destino final de un escrito (Remitente, destinatario, departamento que recibe o envía).

3º Clasificación y distribución: de la correspondencia (Las dos primeras son muy importantes en caso de reclamación).

Preparación de la Correspondencia

La elaboran personas determinadas de cada departamento para tener correspondencia diversa originada en diferentes lugares de la empresa. Lo habitual es disponer de dos ejemplares: el original se envía y una copia se deja en el archivo. Cuando utilizamos un sistema informático, no es tan necesario dejar una copia física, ya que el soporte magnético en el que se graba el documento puede servir como tal; no obstante, lo normal es que quede una copia en papel por posibles pérdidas. Se firma una vez corregida. Toda la correspondencia que se presenta para firmar es lo que se conoce como "firma del día", que se coloca en portafirmas. La mayoría de las cartas las firman las personas responsables. Cuando sea de especial importancia, deberá firmarlo el director general.

Productos de Correos

Burofax: fax que se envía desde la oficina de correos a la dirección del destinatario; puede ser certificado (con validez legal) y con acuse de recibo. Se creó para mandar faxes a quien no tenía, pero como es bajo firma, es muy útil para el envío de citaciones y reclamaciones.

Franqueo Concertado: las empresas pueden firmar un convenio o acuerdo con Correos, por el cual envían la correspondencia sin franquear, indicando en los sobres la expresión "franqueo concertado".

Apartado de Correos: mediante el pago de cierta cantidad mensual, podemos disponer de un buzón propio situado en una oficina de correos, donde se depositará toda la correspondencia que nos dirigen.

Cartas, Paquetes, Tarjetas Postales.

Modalidades de Envío

Un mismo paquete o carta puede mandarse con más o menos garantías, con mayor o menor urgencia, y en función de esto se incluye en una u otra modalidad.

Correo Ordinario: incluye la mayor parte de los envíos; se entrega en el domicilio del destinatario y, en caso de extravío, el usuario no puede reclamar, Correos no asume responsabilidad.

Correo Aéreo: cuando el destino es otro continente y se quiere enviar por avión, habrá que hacerlo constar o utilizar sobres especiales con bandas azules y rojas en los bordes. El coste es mayor que el de los envíos ordinarios.

Correo Urgente: se entrega en un día; debe pegarse en el sobre una etiqueta de color rojo que ponga "URGENTE" y entregarse en la oficina de correos o en los buzones rojos.

Correo Certificado: más seguridad y garantías que el ordinario, por eso es más caro; si se pierde, el usuario recibe una indemnización. El remitente debe cumplimentar el impreso correspondiente y llevarlo a la oficina de correos, donde lo sellarán y le entregarán una parte del mismo como justificante del envío; la otra parte se pega al objeto, que debe ser entregado en mano. Si se trata de paquetes con mucho peso o volumen, el cartero dejará un aviso para que se recoja en Correos.

Acuse de Recibo: tiene valor probatorio en procedimientos legales; es una modalidad de envío certificado. El destinatario firma y consigna la hora y la fecha de recepción en un volante que será devuelto al remitente, así este tiene constancia del día y la persona que se ha hecho cargo de su envío.

Reembolso: cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía; este importe se hace llegar al remitente. El remitente, al depositar el objeto en Correos, rellena el impreso donde pondrá el importe del mismo.

Giro Postal o Nacional: para enviar dinero a través de Correos. El remitente deposita la cantidad en Correos y rellena el impreso. Puede cobrarse por parte del destinatario en cualquier oficina de correos y puede ser ordinario o urgente.

Telegrama: transmitir mensajes escritos urgentes a través del Servicio Telegráfico Nacional.

Telefax: rápido y barato; no se recibe el original, si lleva firma no vale como documento probatorio.

Archivo

Es un conjunto ordenado de documentos que se guardan siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos y en un lugar determinado.

Funciones

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con la ley.

Diferencias entre Archivo Activo, Semiactivo, Definitivo y Segunda Modalidad Mixto

La diferencia es que se guarda toda la documentación en un solo archivo central, no hay archivos por departamentos como en el archivo mixto.

Activo: para guardar los documentos consultados con frecuencia porque son recientes o referentes a procesos empresariales en marcha; cuando dejan de ser activos, se llevan a otro lugar.

Semiactivo: recoge documentación del archivo activo que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de inmediato para cumplir con la ley o por interés de la empresa. De aquí pasa al archivo definitivo o se elimina.

Definitivo o Inactivo: guarda documentos que, aunque hayan perdido su vigencia, siguen teniendo valor histórico o documental; rara vez se consulta. Pasado un tiempo, puede que dejen de tener interés y haya que eliminar los más antiguos para liberar espacio.

Documentación Mercantil

a) Debe conservarse durante 6 años: relacionada con operaciones mercantiles de las que nacen derechos y obligaciones para la empresa. Entre todo este conjunto de documentos, destacan las facturas emitidas y las recibidas; el documento original debe conservarse aun después de cesar la actividad empresarial. Pólizas de crédito, préstamos, justificantes de pago.

b) Documentos de carácter interno: no están afectados por la obligación a que alude el Código de Comercio; sin embargo, también suelen guardarse el mismo tiempo que los documentos mercantiles anteriores. Suele ser correspondencia comercial referente a pedidos.

c) Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio empresarial: Escrituras de propiedad, estatutos fundacionales, actas notariales; se conservan de manera indefinida, mientras permanezca la empresa, ya que forman parte de su propia personalidad jurídica y acreditan su patrimonio.

Documentos Socio-Laborales

Por su parte, las normas laborales dicen que hay que guardar, al menos durante 5 años, otros documentos generados en las relaciones con el personal, tales como: contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.

Destruir Documentos

Podemos venderlos a empresas dedicadas al reciclado de papel o destruirlos con una máquina que los convierte en viruta o en pequeños trozos. Este sistema es adecuado, sobre todo, en el caso de la documentación confidencial o para que no caiga en manos de cualquiera nuestra información.

El Archivo Central

: Ventajas: Eficacia en la gestion, en la organizacion, menor coste de instalaciones y materiales y menor coste de mano de obra. Desventajas: menor operatividad, retrasos en la gestion y mayor coste de gestion
El archivo descentralizado: La documentacion se reparte entre diversas secciones pasado cierto tiempo se lleva a un deposito comun.
El archivo mixto: consiste en combinar el archivo descentralizado y centralizado para aprovechar sus ventajas y evitar los inconvenientes, hay dos modalidades: 1ºConcentra la documentacion de caracter general en un archivo central, al tiempo que se mantienen archivos en cada departamento o seccion para los asuntos concretos que afectan a los mismos 2ºDescentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que estan vigentes o en marcha y una vez finalizados los mismos toda la documentacion se traslada a un archivo central. Nivel basico: archivo individual, con documentacion que consulta y maneja cada persona en su trabajo diario, suele encontrarse cerca del lugar de trabajo. Nievel intermedio: archivo departamental, en este se guarda la documentacion que interesa a diferentes personas de un mismo departamento, acesible a todos. Nivel superior: archivo general, el mismo que le centralizado, el manejo lo hara una sola persona que llevara el control de la documentacion que se entrega a diferentes departamentos
Clasificacion: ser el mas adecuado al tipo de documentos que se manejan, sencillo y no presentar casos de ambiguedad, permitir la localizacion rapida y eficiente y permitir ampliaciones futuras.