Gestión Documental Eficiente y Normativa de Protección de Datos

Gestión de Archivos y Documentación

GDJE.T7.ARCHIVO: Se define como el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución o cualquier tipo de organización produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. El sistema debe ser tan sencillo que cualquiera pueda encontrar información en él de manera eficiente.

Funciones y Finalidad del Archivo

Las funciones principales consisten en almacenar, conservar y permitir recuperar rápido la información correspondiente. Para que sea efectivo, cualquiera debe poder usarlo, debe contar con un índice con su contenido y debe disponer de instalaciones adecuadas para su conservación.

Clases de Archivos

Según su Frecuencia de Uso

• Activos: Son los más usados (por ejemplo, plantillas de documentos).
• Semiactivos: Contienen información no activa cuya consulta es menos frecuente (por ejemplo, documentos de proyectos finalizados).
• Pasivos: No se usan casi nunca (por ejemplo, un archivador con facturas de ejercicios anteriores).

Según su Autonomía y Ubicación

• Centralizado: Toda la documentación se encuentra en un mismo sitio (por ejemplo, un archivo general de clientes).
• Descentralizado: La información está repartida por departamentos (por ejemplo, el archivo de nóminas en el departamento de contabilidad).

Sistemas para Ordenar Documentos

Existen diversos criterios para la organización: Alfabético, Numérico, Alfanumérico, Geográfico, Cronológico, o por materias, temas y asuntos.

Procedimiento de Archivo

1. Revisar los documentos.
2. Clasificar la documentación.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles.
4. Archivar los documentos previamente ordenados.

Principios de la LOPD

• Calidad de los datos: Deben ser exactos, actualizados y estar bajo un criterio determinado.
• Deber de información: Obligación de informar al sujeto sobre el tratamiento de sus datos.
• Consentimiento del afectado: Debe otorgarse de forma explícita y puede ser revocado.
• Datos especialmente protegidos: Se refiere a aspectos delicados de una persona (por ejemplo, religión, sexualidad, etc.).
• Seguridad de los datos: Necesidad de garantizar la integridad y protección de la información.
• Deber de secreto: Obligación de mantener el secreto profesional.
• Comunicación de los datos: Solo pueden ser comunicados a terceros con el consentimiento del interesado.
• Acceso de datos por terceras personas: No se considera comunicación cuando es necesario para la prestación de un servicio.

Derechos de los Interesados

Los ciudadanos cuentan con los siguientes derechos: Derecho de oposición, derecho de impugnación de valoraciones, derecho de consulta, derecho de acceso, derecho de rectificación y cancelación (para corregir o eliminar datos erróneos) y derecho de indemnización por daños causados.

Tipos de Medidas de Seguridad

• Medidas Organizativas: Determinan los procedimientos, reglas y niveles de seguridad que deben seguirse dentro de la empresa en relación con los datos.
• Medidas Técnicas: Destinadas a evitar la modificación, pérdida o robo de los datos existentes, centrándose en los sistemas y mecanismos de archivo.

Adaptación de la Empresa a la LOPD

Fase Previa

Antes de comenzar, es necesaria la formación del equipo de trabajo, la designación del personal colaborador y la determinación de las funciones y responsabilidades de cada miembro.

Pasos para la Adaptación

1. Análisis inicial.
2. Localización e identificación de ficheros.
3. Clasificación y análisis legal de los ficheros.
4. Determinación del nivel de seguridad aplicable.
5. Elaboración del manual de seguridad e informe de adaptación.
6. Implantación, adaptación y concienciación del personal.
7. Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD.
8. Auditoría de seguridad y mantenimiento.

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

La AEPD es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las Administraciones Públicas.

Funciones de la AEPD

• En relación a los titulares de los datos: Atender peticiones y reclamaciones, e informar sobre sus derechos.
• En relación con quienes tratan los datos: Emitir autorizaciones y autorizar transferencias internacionales de datos.
• En la elaboración de normas: Asesorar al Parlamento sobre proyectos de normas de desarrollo de la LOPD.
• En materia de telecomunicaciones: Tutelar los derechos y garantías de abonados y usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas.
• Otras funciones: Cooperación internacional y representación de España en foros internacionales de la materia.

Identificación y Firma Electrónica

• Firma Digital: Sistema criptográfico que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico.
• Firma Electrónica: Conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante, teniendo el mismo valor legal que la firma manuscrita.
• Certificado Electrónico: Documento firmado electrónicamente por una Autoridad de Certificación que vincula la identidad de cada usuario con su firma electrónica por medio de claves criptográficas.
• Autoridad de Certificación: Entidad reconocida legalmente con capacidad para emitir y revocar certificados que acompañan a las firmas electrónicas.