Gestión Documental en el Ciclo de Compraventa: Fases y Procedimientos

Etapas del Ciclo de Compraventa

El proceso comercial se estructura en tres fases fundamentales:

• Preventa: Agrupa todas las operaciones que los agentes económicos llevan a cabo para preparar la venta.
• Venta: Incluye todos los documentos que se realizan desde que se manifiesta la declaración de voluntad de las partes hasta que la mercancía está entregada y pagada.
• Posventa: Consiste en las operaciones que se generan a partir de la realización de la venta.

Documentación en la Etapa de Preventa

Los principales documentos de la etapa de preventa son la petición de ofertas e información, la carta de oferta, la tarifa de precios y el catálogo.

Petición de ofertas e información

Este documento se elabora siguiendo las normas básicas de la redacción comercial. Es un documento exclusivo del departamento comercial, que debe enviar el original al destinatario y guardar una copia en la carpeta del proveedor.

Carta de oferta

Cuando el proveedor recibe una carta de petición de oferta e información, debe contestarla a la mayor brevedad posible. El documento que utiliza para ello es la carta de oferta, la cual se elabora en el departamento comercial.

Catálogos y tarifa de precios

Contienen información relevante, vinculante y lo más detallada posible sobre los productos que componen la oferta comercial de la empresa y sus precios.

• Catálogo: Es una publicación que sirve para promocionar la oferta comercial de una empresa y que contiene, de forma ordenada, información combinada de texto e imágenes sobre las características más importantes de cada producto. Se suele dividir en: portada, contenido y contraportada.
• Tarifa de precios: Es la relación de los precios de los productos que la empresa tiene en el mercado. Debe ser fácil de consultar y tiene que aportar toda la información precisa, que se concreta en los elementos: producto, unidad, precio y vigencia.

El Pedido: Gestión y Formalización

El pedido es la solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas.

Características del pedido

• El pedido lo expide el comprador y lo recibe el vendedor. Cuando el vendedor lo acepta, la compra es firme.
• Puede ser escrito o verbal. Es conveniente hacerlo por escrito para evitar malentendidos.
• Relaciona las mercancías objeto de la compra y las condiciones de la operación comercial, concretando los derechos y deberes de las partes.

Aceptación del pedido

El pedido debe ser aceptado por el vendedor para que tenga validez. La aceptación puede ser de varias formas:

• Aceptación explícita: El vendedor comunica al comprador, de forma verbal o escrita, la aceptación de las condiciones de compraventa que propone el comprador.
• Aceptación tácita: El vendedor sirve el pedido en las condiciones pactadas sin previa confirmación.

Confección y distribución del pedido

Los datos para confeccionar el pedido se obtienen de las ofertas recibidas de los proveedores y de los contratos de compraventa firmados con ellos. Se debe confeccionar con letra clara y sin tachaduras. Cuando el comprador firma el pedido, se compromete a mantener las condiciones contenidas en él durante un tiempo determinado. El pedido obliga al vendedor una vez que lo ha aceptado.

Cuando se hace por escrito, se emiten tres ejemplares:

• El original es para el vendedor.
• Una copia se entrega al almacén para que compruebe la mercancía.
• La tercera es para que la archive el departamento comercial.

El pedido en el almacén

El departamento comercial debe entregar una copia del pedido al almacén para comprobar la mercancía a su llegada.

Características de la carta comercial de pedido

• En el asunto debe indicarse que se trata de un pedido y su número correlativo.
• El cuerpo de la carta se divide en dos partes: la primera refleja la mercancía que se pide (unidades, descripción y precio unitario); la segunda describe las condiciones de la operación de compraventa.
• En el pie de la carta deben ponerse, además de la despedida, una sugerencia que comunique la aceptación del pedido y la firma del responsable de la empresa que propone la compra.

Canales de emisión de pedidos

La emisión de los pedidos de la empresa se hace desde el área de compras del departamento comercial, que utiliza todos los canales de emisión a su alcance. Los más utilizados son el correo tradicional, el teléfono, el correo electrónico, el fax o personalmente a través de un responsable del departamento.