Gestión del Departamento de Pisos: Recursos, Coordinación y Planificación de Personal

Recursos materiales

Material de recepción: material eléctrico, material de oficina, material informativo; información interna y externa, mobiliario, documentación de recepción y uniformidad.

Gestión de recursos materiales

• Dar indicaciones al personal.
• Controlar los stocks.
• Vigilar la conservación de los uniformes.
• Cuidar el mobiliario.
• Planificar con la gobernanta la limpieza.

Recursos económicos

• Ajustar el presupuesto establecido.
• Utilizar los recursos de manera eficiente.
• Saber interpretar los resultados mensuales del presupuesto.
• Asegurar las inversiones en mejoras del hotel.
• Establecer prioridades en gastos.

Mecanismos y ejes de coordinación interdepartamental

No existen departamentos más importantes que otros. El cliente recibe el servicio desde un presupuesto global. Dialogar cualquier diferencia en la negociación es lo mejor, y las relaciones entre jefes deberán ser cordiales y respetuosas.

Relaciones con el jefe de cocina

• Previsión de servicios.
• Modificaciones de la estadía de los clientes.
• Número de pax que combran de personal.

Relaciones con la gobernanta

• Información actualizada de entradas y salidas.
• Preparación de habitaciones para clientes VIP.
• Entrada y salida de grupos.
• Planificación de procesos de limpieza.

Relaciones con el maître

• Previsión de servicios.
• Modificaciones producidas por los clientes.
• Posibles modificaciones horarias de los primeros y últimos del servicio a los clientes.

Relaciones con RR. HH.

• Altas, bajas y modificaciones de contratos.
• Planificar, reclutar, seleccionar, remunerar y formar.

Relaciones con la dirección comercial

• Gestión de contingentes.
• Diseño de ofertas especiales para máxima ocupación.
• Sugerencias para mejorar acuerdos comerciales con proveedores.

Relaciones con la dirección

• Liquidar la caja diariamente.
• Informar sobre la actividad del departamento y resultados obtenidos.
• Recibir el presupuesto anual y el objetivo a alcanzar.

Planificación

Definir un plan de previsión de necesidades para el futuro

Organizar el proceso

• Recoger la información necesaria.
• Determinar el espacio de tiempo a planificar.
• Establecer objetivos básicos.

Diagnosticar el punto de partida

Analizar cómo está la empresa en el momento actual, los lugares de trabajo y la distribución de la plantilla.

Prever las necesidades de personal

En estas previsiones tenemos que distinguir las siguientes situaciones:

• Previsibles en determinadas fechas, como jubilaciones.
• No previsibles: muertes, accidentes.
• Las provocadas por el personal.

Tareas a realizar por el jefe de recepción

• Comunicar al personal objetivos empresariales.
• Mantener una comunicación fluida y respetuosa con los componentes del departamento.
• Interesarse por las inquietudes de cada trabajador.
• Repartir el trabajo de manera justa y equilibrada.
• Supervisar las tareas del departamento, ayudando cuando sea necesario.

Asignación de turnos y tareas de trabajo

• Horas semanales: 40.
• La jornada no puede superar las 9 horas.
• Entre 2 jornadas tienen que pasar 12 horas.
• Trabajo nocturno: incentivo del 25%.

Tipos de jornada

Continuada, partida, flexible, a turnos, especial y reducida.

Gestión de reuniones

Determinar la necesidad de la reunión y definir su objetivo.

Organigrama de reunión

Exposición inicial, debate, toma de decisiones y líneas de actuación.