Gestión de Correspondencia y Organización de Archivos Documentales

1. Sistemas de Franqueo y Envío

Los principales sistemas de franqueo son:

• Sello
• Franqueo pagado
• Franqueo en destino
• Franqueo a máquina

Depende del ámbito a donde se envíe, usaremos uno u otro; además, hay que tener en cuenta el peso y el plazo en el que queremos que llegue el envío.

2. El Archivo Centralizado de Documentos

Sí, aunque un archivo centralizado de documentos supone un ahorro en espacios y recursos, logrando un mayor control sobre la documentación y reduciendo las posibilidades de extravíos, el establecimiento de rigurosos controles de acceso dificulta la localización rápida de documentación, siendo en ocasiones excesivamente burocrático y poco operativo.

Listado de Personal Relacionado

1. Alcaide Alcaide, Ana
2. Alcaide Montañez, José Luis
3. Cuevas Martín, Miguel
4. Dyck Jurado, Marcos
5. González Mellado, Juan Francisco
6. López de la Calle Díaz, Francisco
7. Martínez Andreu, Carla
8. Martínez de Alba Jurado, Carlos
9. Sainz de Santamaría Arraiz, Luisa
10. Torres Camacho, Lucía

3. Protocolo de Apertura y Recepción

Una vez abierta la correspondencia, se comprobará que estén todos los artículos que se ven reflejados en el albarán; también debemos tener en cuenta que aparezcan todos los datos del remitente.

4. Conceptos Clave en la Organización Documental

• A. Organización / Expediente
• B. Etiquetado de colores / Localización
• C. Selectivos / Útil / Poco relevante
• D. Registrar / Entrada o salida
• E. Señales visuales / Documentación
• F. Copia / Original
• G. Expediente / Abierto
• H. Documentación / Reciente / Inicio

5. Seguridad y Protección de la Documentación

Como ventajas, aparte de la propia seguridad para que solo el personal autorizado tenga acceso a ella, existen algunos tipos de archivos que están hechos de materiales resistentes a incendios e inundaciones, para evitar así la pérdida de la documentación en caso de catástrofe.

6. Clasificación de Archivos según su Ciclo de Vida

Existen tres categorías principales para clasificar la documentación:

• Un archivo activo: Facturas del mes en el que estemos trabajando.
• Un archivo semiactivo: Facturas de meses anteriores al que se está trabajando.
• Un archivo inactivo: Documentos de años anteriores.

7. Importancia de la Clasificación en la Toma de Decisiones

Una correcta recepción y clasificación de la correspondencia de entrada facilita que cada documento llegue a su verdadero destinatario, reduciendo la posibilidad de errores. Como en dichos documentos se contiene información que puede ser necesaria para la toma de decisiones, si se extravía o llega a la persona equivocada, se reduce la posibilidad de tomar decisiones adecuadas.