Gestión y Control Interno del Efectivo en la Empresa

El Efectivo: Características y Riesgos

El efectivo ocupa poco volumen, tiene un valor apreciable, es fácil de transferir y carece de marcas particulares de identificación que faciliten establecer vínculos de propiedad. Por lo tanto, los procedimientos para controlar las transacciones en efectivo son de gran importancia para evitar su desviación y uso impropio por parte de los empleados.

Control Interno del Efectivo

Un eficiente sistema de control interno del efectivo debe contener procedimientos adecuados para proteger tanto las entradas como las salidas de dinero. Un sistema básico de control interno incluirá las siguientes medidas de seguridad:

• Creación de una rutina definida para la contabilización: Tan pronto como se reciba dinero, debe prepararse el respectivo documento donde se indique cuánto dinero se recibió, por qué concepto y, en algunos casos, de quién se recibió.
• Separación de funciones: Distinción clara entre el manejo físico del efectivo y la función de registro contable.
• Segregación de actividades: Separación de las actividades relacionadas con los desembolsos de aquellas relacionadas con las entradas.
• Depósitos diarios: Exigencia de que todo el efectivo recibido se deposite diariamente en el banco.
• Pagos bancarizados: Exigencia de que todos los pagos se realicen mediante cheques o transferencias.

Cuentas del Efectivo

Para una correcta gestión, se distinguen las siguientes cuentas:

• Caja Chica: Fondo fijo de dinero destinado a atender gastos menores de la empresa.
• Caja: Permite llevar el control detallado de las entradas y salidas de dinero en efectivo.
• Banco: Permite controlar el movimiento de dinero de una empresa a través de una cuenta corriente bancaria.

Operaciones con Efectivo

Principales entradas de efectivo

1. Ventas al contado.
2. Cobros de cuentas por cobrar.
3. Préstamos obtenidos de entidades bancarias.
4. Venta de activos fijos y otras fuentes de ingresos.

Principales salidas de efectivo

1. Compras al contado.
2. Pago a proveedores.
3. Pago de préstamos bancarios.
4. Cancelación de documentos negociables aceptados.
5. Pago de gastos de administración y ventas.