Gestión y Control del Fondo Fijo de Caja Menuda en la Empresa

Gestión y Control del Fondo Fijo de Caja Menuda

Resulta poco práctico girar un cheque para pagar gastos o cuentas muy pequeñas. Por esa razón, es recomendable realizar y controlar dichos pagos a través del uso de un fondo de efectivo especial, denominado fondo fijo de caja menuda.

Definimos el fondo de caja menuda como un fondo especial de efectivo cuya finalidad es llevar a cabo pagos pequeños, pues resulta poco práctico ejecutarlos mediante cheque.

Sistemas y formas de administración

El fondo de caja menuda se crea al determinar el monto del efectivo necesario para realizar los pagos que se efectuarán durante un periodo determinado (mes o semana), dependiendo de las necesidades y las políticas de la empresa. El monto del fondo fijo puede variar de B/.50 a B/.500, dependiendo de la magnitud del negocio.

Procedimientos administrativos:

• Aprobaciones: Se gira un cheque por el importe total del fondo.
• Custodia: El efectivo se entrega a un empleado, quien es el custodio de la caja menuda y está autorizado para realizar desembolsos.
• Restricciones: Se establecen límites para el importe máximo y los tipos de pagos permitidos (transporte, estacionamientos, timbres fiscales, materiales de oficina, aseo, gastos varios, etc.).
• Registro: Cada vez que se realiza un pago, el custodio registra los detalles en un formulario de recibo o comprobante de caja menuda.
• Reposición: El fondo se repone de forma periódica, cuando se agota o llega a un saldo mínimo.
• Seguridad: El dinero debe guardarse en forma separada de otros fondos, generalmente en una caja portátil con llave.

Las empresas utilizan otros fondos de efectivo para necesidades especiales, tales como los viáticos de los representantes de ventas. Por ejemplo, si se entregan B/.500 para viáticos, el vendedor debe entregar un informe detallado de gastos que no debe confundirse con la caja menuda.

Contabilidad de la caja menuda

El efectivo es el activo de mayor liquidez; por lo tanto, aparece como el primer activo del balance. La cuenta de caja menuda constituye un activo circulante. Los registros en esta cuenta se efectúan en los siguientes casos:

1. Creación del fondo: Mediante un débito a la cuenta de caja menuda.
2. Aumento del fondo: Mediante un débito a la cuenta de caja menuda.
3. Disminución del fondo: Mediante un crédito a la cuenta de caja menuda.
4. Cierre del fondo: Mediante un crédito a la cuenta de caja menuda.

Sobrante y faltante de efectivo

Para verificar la caja menuda, se realiza un arqueo al custodio para constatar si los saldos disponibles son correctos. Se suman los comprobantes más el efectivo físico; el resultado debe coincidir con el valor total del fondo.

En el arqueo participan el custodio, un auditor o contador y un tercero como testigo.

• Sobrante: Cuando hay una mayor cantidad de dinero de la que se debe tener.
• Faltante: Cuando hay menos dinero del que se debe tener.

En ambos casos, deben ser objeto de ajuste mediante memorando a la contabilidad. Según la política de la empresa, se puede usar una cuenta de Sobrante y Faltante: faltante (negativo) = gasto (débito); sobrante (positivo) = ingreso (crédito).

Cierre del fondo de caja menuda

Cuando la empresa decide que ya no requiere el fondo de caja menuda, los pagos no son continuos o se opta por realizar pagos directamente desde la cuenta bancaria, se autoriza el cierre del fondo. Esto conlleva dos situaciones:

1. La caja menuda se ha utilizado total o parcialmente.
2. El fondo está completo.

Cuando la caja menuda ha sido utilizada, se lleva a cabo el registro del cierre combinado con el último reembolso del saldo en efectivo, el cual se deposita en la caja o el banco.

Formato de comprobante sugerido:

No. ___ Fecha: ___
Pagado a: ____ Importe: ____
Por concepto de: ____
Cargo a: ____ (cuenta)
Recibió el pago: ______ Autorizó el pago: ______