Gestión y Conservación del Expediente Personal: Normativa y Buenas Prácticas

Expediente personal

El expediente es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador, su formación, los puestos de trabajo desempeñados, las funciones realizadas y los tipos de contratos laborales que ha tenido.

Conservación de los documentos de carácter personal

• Legislación laboral: Un mínimo de 4 años desde el fin de la relación laboral.
• Legislación fiscal: Cuatro años, a contar desde la liquidación de los impuestos, ya que se trata de documentos justificativos de gastos fiscalmente deducibles.
• Código de Comercio: Seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
• Otras normas: Las subvenciones del Fondo Social Europeo para la formación de los trabajadores se deben conservar 10 años.

Protección de datos personales

Para proteger los datos personales y la intimidad de las personas, se aprobó la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, en la que se reconoce al ciudadano el derecho fundamental a la protección de datos, la facultad de controlar su información personal y la capacidad para disponer y decidir sobre ella.

Ordenación de los expedientes

Consiste en organizar los expedientes por departamento; dentro de cada departamento se ordenan alfabéticamente y, finalmente, los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente.

Ciclo vital de los documentos

• Archivo del departamento: Contiene la documentación actual que se utiliza frecuentemente. Los documentos permanecerán en este archivo mientras el trabajador permanezca en la empresa.
• Archivo intermedio: Recibe la documentación de los trabajadores que han finalizado su relación con la empresa.
• Archivo histórico: A él se transfiere la documentación que se consulta raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa.

Deber de confidencialidad

En muchas ocasiones, se debe firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo. Se trata del compromiso de guardar para sí cierta información a la que el empleado tendrá acceso durante su desempeño laboral.

Deber de secreto profesional

Los trabajadores están obligados al secreto profesional y al deber de guardar la información, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o con el responsable del mismo.