Gestión de Compras y Stock en Hospitales: Guía Completa

Gestión de Compras en Hospitales

Operaciones de Compra

Previas a la Compra

• Previsión de necesidades
• Determinación de compras

Preparación

• Investigación de mercado
• Preselección de proveedores

Realización de la Compra

• Análisis de precios, plazos y calidad

Posteriores a la Compra

• Seguimiento y reclamación de pedidos
• Recepción de material (cualitativa y cuantitativa)
• Confirmación de facturas
• Devolución a proveedores

Derivadas

• Gestión de stocks
• Recuperación y enajenación de desperdicios y sobrantes

Objetivos de la Compra

• Mantener la continuidad de abastecimiento
• Mantener el nivel de calidad definido y adecuado
• Costes mínimos de adquisición
• Actualización de las compras
• Desarrollar la competencia
• Evitar desperdicios

Herramientas de Gestión de Compras

Manual de Compras

Define principios, objetivos, procesos y responsables de la actividad de compras.

Catálogo de Productos

Lista de artículos con descripción, proveedores, usos y unidades.

Evaluación de Proveedores

Se consideran aspectos como plazo de entrega, disponibilidad, fiabilidad, capacidad de entrega, condiciones, servicio y estructura organizativa.

Gestión de Stock en Hospitales

Programación de Compras

Priorizar la previsión para evitar stock innecesario, ahorrar espacio, evitar inmovilizado, introducir innovaciones y abaratar costes.

Sistema de Gestión de Stocks

Involucra a piloto, usuario y proveedor.

Niveles de Stock

Existencias Máximas

Dependen de la dimensión de almacenes, volumen de ocupación del producto y caducidad.

Existencias de Seguridad

Cantidad necesaria para atender emergencias.

Control de Existencias

Se utiliza el sistema ABC o ley 20-80 para clasificar los productos según su importancia.

Índice de Rotación

Tiempo que un producto permanece en el almacén. No debe superar la caducidad.

Reaprovisionamiento

Considerar el coste de posesión del stock, riesgo de retrasos, aumento de demanda y rotura de stock.

Punto de Pedido

Se calcula sumando el coste de posesión anual (CPA) y el stock de seguridad (SS).

Clasificación de Materiales

• Por unidad de gasto (sanitario, no sanitario, alimenticio, etc.)
• Por uso y duración (fungible e inventariable)
• Por relación con almacenes generales (almacenable y no almacenable)

Codificación de Materiales

Se utilizan sistemas numéricos, alfabéticos, alfanuméricos y simbólicos para identificar y clasificar los materiales.

Ventajas de la Codificación

• Misma denominación para todos
• Agrupación por características
• Facilita el tratamiento informático

Criterios de Codificación

• Por naturaleza
• Por destino

Codificación Hospitalaria

Suele ser alfanumérica, correlativa y por destino, con grupos, subgrupos y familias.

Gestión del Almacén

Estructura del Almacén

• Jefe de almacén
• Área administrativa
• Muelle
• Zona de almacenamiento (mayoritaria y minoritaria)
• Zona de trabajo
• Expedición

Actividades del Almacén

• Recepción cuantitativa y cualitativa
• Colocación de artículos
• Conservación de artículos
• Comprobación de existencias
• Expedición de mercancías
• Reaprovisionamiento
• Administración de material recuperado

Inventario

Permite conocer las cantidades de cada producto en el almacén. Existen métodos tradicionales, físicos, rotativos y permanentes.

Pactos de Consumo

Las unidades prevén su consumo y el servicio de suministros lo recopila para calcular el consumo total del hospital.

Estandarización de Pedidos

Ventajas

• Ahorro de tiempo
• Menos errores
• Conformidad con embalajes de proveedores

Inconvenientes

• Rigidez en las cantidades
• Posible falta de actualización

Informática en la Gestión de Stock

Proporciona información sobre localización de productos, niveles de inventario, clasificación ABC, productos obsoletos, rotura de stock, etc.