Gestión de Compras y Documentación Mercantil en el Sector Sanitario

Operaciones de compraventa en el ámbito sanitario

Gestión de compras

• En grandes instituciones sanitarias existe personal especializado en compras; en consultas pequeñas, suelen ser los auxiliares de enfermería bajo supervisión.
• El proceso básico es pedir, recibir y pagar los artículos o servicios.
• Para evitar discrepancias (productos incorrectos, impago) es imprescindible contar con una documentación que registre cada fase.
• Cada vez se recurre más a aplicaciones informáticas específicas y a herramientas comunes como hojas de cálculo o procesadores de texto.

Documentos mercantiles

Presupuesto

• Documento en el que el profesional informa al cliente de precios, condiciones de pago y, si procede, del IVA (indicar “IVA no incluido” o exención).
• Debe incluir: identificación de ambas partes, descripción de los productos/servicios, precios unitarios, importe total, validez temporal y condiciones de pago.
• Constituye un compromiso; el profesional está obligado a respetar lo indicado mientras el presupuesto esté vigente.
• Si durante el tratamiento se modifican materiales o actuaciones, el paciente debe ser notificado y aceptar la variación.

Pedido

• Solicitud del cliente al proveedor de determinados productos o servicios.
• Puede enviarse por fax, correo electrónico, teléfono (con posterior documento escrito) o mediante plataformas de compra online.
• En algunos casos, la aceptación del presupuesto equivale a un pedido formal.
• Se emite por duplicado: una copia para el proveedor y otra para el cliente, comprometiendo a ambas partes.

Albarán o nota de entrega

• Justificante de que la mercancía solicitada ha sido entregada conforme al pedido.
• Se presenta al cliente para su firma tras verificar que los artículos coinciden y están en buen estado.
• Se generan al menos tres copias: una para el cliente, otra para el transportista y una para la empresa.
• Si hay errores o productos dañados, el cliente puede rechazar el albarán o anotar observaciones, que luego se comunican al proveedor.

Factura

• Documento legal que acredita que la compraventa se ha realizado.
• Contiene: datos de identificación de comprador y vendedor, descripción detallada, precios, descuentos, IVA, importe total y condiciones de pago.
• Normativa estricta: numeración correlativa, no se modifica una vez emitida (se usa factura rectificativa si hay errores), y debe conservarse al menos seis años.
• Los sujetos pasivos del IVA llevan dos libros de registro (facturas emitidas y recibidas).
• Modalidades:
  • Factura con recibí: indica “Recibí” y la firma del vendedor; puede ser “Recibí a cuenta” si es pago parcial.
  • Factura simplificada (tique de compra): sin datos del comprador y con “IVA incluido”.
  • Factura proforma: prefactura que sirve para trámites oficiales pero no acredita la venta.
  • Factura rectificativa: corrige importes, devoluciones o descuentos posteriores.
  • Factura recapitulativa: agrupa varias operaciones de un cliente en un periodo (p. ej. mensual).
  • Factura electrónica: generada con herramienta informática; obligatoria para la administración pública cuando supera los 5 000 €.

Datos obligatorios en los documentos

Cálculo de la factura

Pago y cobro de productos y servicios

• El último paso es el pago del cliente y el cobro del profesional.
• El documento que acredita el pago es el recibo.
• Las condiciones de pago se establecen al inicio de la relación comercial y aparecen en presupuesto, pedido y factura.

Métodos de pago

• Efectivo: habitual para pequeñas cantidades, poco usado entre empresas.
• Tarjetas bancarias:
  • Débito: cargo inmediato.
  • Crédito: pago diferido con posible financiación e intereses; el comerciante paga una comisión al banco.
• Transferencia bancaria: mediante IBAN (24 caracteres: ES + 2 dígitos de control + 20 de cuenta).
• Abono en cuenta: ingreso directo en la cuenta del proveedor.
• Cheque:
  • Al portador (cualquiera que lo presente).
  • Nominativo (nombre del beneficiario).
  • Cruzado (solo ingreso en cuenta).
  • Conformado (emitido por banco, garantiza fondos).
• Pagos con móvil: apps en smartphones para pagos rápidos y seguros.
• Plataformas online: servicios de pago por internet vinculados a tarjeta o cuenta bancaria.

Cobro de servicios sanitarios

• Cuando el paciente paga directamente, se aplican los medios anteriores.
• Si el paciente está cubierto por seguro médico o dental, la compañía paga al profesional según los baremos acordados.
• El profesional dispone de un terminal electrónico para leer la tarjeta sanitaria del asegurado; la aseguradora liquida mensualmente o trimestralmente los importes correspondientes.