Gestión de Calidad en Proyectos: Planificación, Aseguramiento y Control

Gestión de la Calidad en Proyectos

La gestión de la calidad incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto satisfará las necesidades que lo originaron. Incluye todas las actividades de la función general de gerencia que determina las políticas de calidad, objetivos y responsabilidades, y los implementa por medio de la planificación, control, aseguramiento y mejora de la calidad dentro del sistema.

Procesos Clave

• Planificación de la Calidad: Identificando qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto y determinando cómo satisfacerlos.
• Aseguramiento de la Calidad: Evaluando periódicamente el rendimiento general del proyecto y proporcionando confianza de que el proyecto satisfará los estándares relevantes de calidad.
• Control de la Calidad: Monitoreando resultados específicos del proyecto que determinan si cumplen con estándares relevantes de calidad e identificando maneras de eliminar las causas de rendimiento no satisfactorio.

Aseguramiento de la Calidad

El aseguramiento de la calidad está constituido por todas las actividades planificadas y sistemáticas que se implementan dentro del sistema de calidad para proporcionar confianza con relación a la satisfacción de los estándares relevantes de calidad. Debe ser ejecutado a lo largo de todo el proyecto. Previo al desarrollo de los estándares ISO 9000, las actividades descritas bajo el título de planificación de la calidad eran comúnmente incluidas como parte del aseguramiento de la calidad. El aseguramiento de la calidad es frecuentemente proporcionado por un departamento exclusivamente dedicado a esta actividad, aunque esto no es una regla. El aseguramiento puede ser proporcionado al equipo gerencial y a la gerencia de la organización ejecutante (aseguramiento interno de la calidad) o a los clientes y otros no activamente involucrados en el trabajo del proyecto (aseguramiento externo de la calidad).

Entradas del Proceso

1. Plan de manejo de la calidad: El plan de manejo de la calidad debe describir cómo el equipo gerencial del proyecto implementará las políticas de calidad. En terminología ISO 9000, debe describir el sistema de calidad del proyecto: estructura, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos organizacionales necesarios para implementar la gerencia de la calidad. El plan de manejo de la calidad proporciona datos para el plan general del proyecto y debe abordar el control, aseguramiento y mejoras de la calidad en el proyecto. El plan de manejo de la calidad puede ser formal o informal, altamente detallado o simplemente esbozado, y basado en las necesidades del proyecto.
2. Resultados de las mediciones de control de calidad: Las mediciones de control de calidad son registros de las mediciones y pruebas de calidad en un formato para comparación y análisis.
3. Definiciones operacionales: La definición operacional describe, en términos específicos, qué es cada cosa y cómo será medida por el proceso de control de calidad. Por ejemplo, no es suficiente decir que cumplir con las fechas planificadas es una medida de la calidad de la gerencia; el equipo gerencial debe también indicar si cada actividad debe iniciar a tiempo, o simplemente finalizar a tiempo. También es necesario especificar si las actividades individuales serán medidas con base en ciertos resultados identificando cuáles. La definición operacional es también llamada indicador en ciertas áreas de aplicación.

Técnicas y Herramientas

1. Análisis Costo-Beneficio: El proceso de planificación de la calidad debe considerar los compromisos entre costos y beneficios. El principal beneficio de cumplir con los requerimientos de calidad es menos retrabajo, que se traduce en mayor productividad, costos más bajos y mayor satisfacción de los involucrados. El costo primario de cumplir con los requerimientos de calidad es el gasto asociado con las actividades de gerencia de la calidad. Es un axioma que los beneficios siempre superan a los costos.
2. Pruebas de Rendimiento: Las pruebas de rendimiento involucran comparar las prácticas actuales o planificadas del proyecto en curso con las de otros proyectos, con el objetivo de generar ideas para mejoras y proporcionar un punto de referencia contra el cual contrastar. Los otros proyectos pueden ser ejecutados o no por la organización y pueden referirse o no, a la misma área de aplicación.
3. Diagramación: Un flujograma es un diagrama que muestra cómo varios elementos de un sistema se relacionan. Las técnicas de diagramación usando flujogramas que se emplean con mayor frecuencia en la gerencia de calidad incluyen:
   • Diagramas Causa-Efecto
   • Flujogramas de Procesos o Sistemas
4. Diseño de Experimentos: El diseño de experimentos es una técnica analítica que ayuda a identificar qué variables tienen mayor influencia sobre el resultado general. La técnica se aplica con más frecuencia al producto que a los problemas del proyecto (un diseñador automotriz puede querer determinar qué combinación de suspensión y cauchos producen las características de manejo más deseables a un costo razonable). Sin embargo, también puede ser aplicado a problemas de la gerencia del proyecto tales como compromisos entre costos y cronograma.
5. Auditorías de Calidad: La auditoría de calidad es una revisión estructurada de las otras actividades de manejo de la calidad. El objetivo de la auditoría de la calidad es identificar las lecciones aprendidas que permitan mejorar el rendimiento de este y otros proyectos dentro de la organización ejecutante. Las auditorías de calidad deben ser planificadas aleatoriamente y deben ser ejecutadas por auditores debidamente capacitados ya sea interna o externamente.

Resultados

El resultado de este proceso es la mejora de la calidad.

Mejora de la Calidad

La mejora de la calidad involucra la toma de decisiones para el incremento de la efectividad y la eficiencia del proyecto, con el objeto de añadir beneficios a los involucrados. En la mayoría de los casos, la implementación de mejoras en la calidad requerirá la preparación de requerimientos de cambios o la toma de acciones correctivas que deben ser manejadas de acuerdo con los procedimientos para el control general de cambios.

Control de Calidad

El control de calidad involucra el monitoreo de resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con estándares relevantes de calidad, identificando maneras de eliminar las causas de resultados no satisfactorios. Esta acción debe ser ejecutada a lo largo de todo el proyecto. Los resultados del proyecto incluyen tanto los del producto como los de la gerencia en sí, tales como costos y rendimiento. El control de la calidad es frecuentemente implementado por un departamento exclusivamente dedicado a esta actividad, aunque esto no es una regla.