Gestión de Aprovisionamiento e Inventarios: Conceptos Clave y Modelos Esenciales

Función de Aprovisionamiento

La **función de aprovisionamiento** consiste en la compra y almacenamiento de los materiales necesarios para la actividad de la empresa. Se compone de tres aspectos clave:

• El encargado de realizar las compras de productos que se necesitan; ha de tener en cuenta el **precio**, la **calidad** y el **plazo de entrega**, entre otros factores.
• Implica tener **almacenes** para guardar y ordenar los productos.
• Un **sistema de gestión de inventarios** para determinar la cantidad de **existencias** que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa.

Ciclo de Aprovisionamiento

El **ciclo de aprovisionamiento** es el periodo que transcurre desde el momento de la compra de un producto hasta su venta.

Ciclo de la Empresa Productora

Empieza por las compras de los materiales necesarios para la **producción**. Mientras no se utilizan, permanecen en el almacén. Una vez que se han fabricado los productos, permanecen en el almacén mientras no se venden.

Ciclo de la Empresa Comercial

La actividad de la empresa es **comercializar y distribuir** un producto sin ninguna transformación. El ciclo tiene dos movimientos: **entradas por compras** y **salidas por ventas**.

Existencias (Stocks o Inventarios)

Las **existencias** son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes; también se denominan **stocks** o **inventarios**. Tipos:

• Materias Primas: aquellas que, mediante la transformación, pasan a ser productos elaborados.
• Productos Semielaborados: productos elaborados por la empresa que no están destinados a la venta hasta que no tienen otra elaboración.
• Productos Acabados: productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final.
• Mercaderías (Existencias Comerciales): materiales comprados por la empresa y destinados a la venta sin transformación.

Gestión de Inventarios

La empresa necesita recursos almacenados por muchos motivos:

• Para evitar una **ruptura de stocks**, es decir, no quedarse sin producto si hay un incremento inesperado en la demanda.
• Porque puede haber diferencias en los ritmos de producción del año (ejemplo: empresa de turrón).
• Para obtener importantes **descuentos** por la compra de materiales en grandes cantidades (por mayor).

Clasificación de Costes de Existencias

• Costes de Pedido: los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores.
• Costes de Adquisición: el precio del producto que compramos al proveedor.
• Costes de Ruptura de Stocks: riesgo que corre la empresa cuando se queda sin existencias frente a una demanda.
• Costes de Mantenimiento de Inventario: costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias en sus almacenes. Pueden ser:
  • Administrativos: costes del personal administrativo, del sistema de gestión y de administración.
  • Operativos: costes del personal del almacén, de los equipos y seguros contra riesgos.
  • De Espacio Físico: coste de alquiler de locales, impuestos, ventilación, etc.
  • Económicos: por la pérdida del valor tecnológico de los objetos.
  • Financieros: los capitales invertidos en mantener las existencias.

Administración de Inventarios

• Stock Máximo: cantidad máxima de existencias de un material que se puede mantener en almacén.
• Stock Mínimo o de Seguridad: cantidad mínima de existencias que puede haber en el almacén.
• Punto de Pedido: nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén; se ha de tener en cuenta el **plazo de aprovisionamiento**.

Modelo de Pedido Económico (Modelo de Wilson)

Este modelo determina que el **pedido óptimo** es el que minimiza los costes de gestión de inventarios. Siempre se aplica cuando:

• La empresa se aprovisiona de lotes de productos de **cantidad constante**.
• La demanda del producto sea **constante** y a largo periodo.
• El precio del producto y el plazo sean **constantes**.

Modelo de Existencias ABC

Este modelo se utiliza para clasificar las existencias en tres categorías:

• Existencias A: forman el 20% de los productos del almacén, son las más importantes para la gestión y aprovisionamiento, ya que tienen el mayor valor (entre 60-80%).
• Existencias B: son menos importantes que las anteriores, suponen el 30% de los productos del almacén, su valor es del 10-20%.
• Existencias C: son de escasa importancia, son el 50% del total de existencias de la empresa, su valor es del 5-10%.

Sistema Just-In-Time (JIT)

El sistema **Just-In-Time (JIT)** se basa en que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no lo necesita, es decir, hasta que no tiene un pedido. La finalidad es reducir al mínimo los **inventarios**, los **plazos de producción** y los **plazos de entrega** a clientes.

Valoración de las Salidas del Almacén

• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado): consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas.
• Criterio FIFO (First-In, First-Out): aquel que establece que el primer producto que entra es el primero que sale.
• Criterio LIFO (Last-In, First-Out): los últimos productos que entran son los primeros que salen.