Gestión del Aprovisionamiento y Compras Empresariales
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Aprovisionamiento de la Empresa
El aprovisionamiento son las operaciones que realiza una empresa para gestionar los materiales y mercancías necesarios. Un aprovisionamiento eficaz implica tener disponibles los productos en cantidad y calidad requeridas, en el momento justo y en las mejores condiciones económicas y financieras.
Funciones del Aprovisionamiento
Comprende tres funciones:
- Compras: La empresa obtiene las materias primas, materiales y productos y/o servicios necesarios para su funcionamiento en las cantidades, plazos y calidad adecuados y al menor coste.
- Almacenamiento: Permite a la empresa disponer en el momento adecuado de los artículos necesarios en las cantidades y calidades adecuadas.
- Gestión de Stocks: Mantener un nivel óptimo que permita un máximo nivel de servicio y un mínimo coste.
Parámetros de Decisión de Compra
- Calidad: Características que debe incorporar un producto para ser apropiado a su uso.
- Precio de Compra: Coste total del producto adquirido; el objetivo es adquirir al menor coste la calidad y servicios adecuados.
- Plazo de Aprovisionamiento: Tiempo transcurrido desde que se envía el pedido al proveedor hasta que el material entra en los almacenes de la empresa.
- Cantidad a Adquirir: El objetivo de las compras es adquirir las cantidades necesarias, manteniendo las existencias mínimas.
- Servicio del Proveedor: Prestaciones que ofrece el proveedor sobre el pedido.
- Condiciones de Pago a Proveedores: Será interesante aumentar el periodo medio de pago de una forma gratuita que suponga una mejor liquidez de la empresa y reducir las cargas financieras.
El Proceso de Compra
Consiste en varias fases:
- Reconocimiento del Problema: Se plantea una necesidad que puede ser resuelta con la compra de un bien o servicio.
- Establecimiento de las Características Técnicas y Calidad del producto a adquirir.
- Búsqueda de Proveedores y Solicitud de Ofertas.
- Evaluación de Ofertas: Se evalúan las diferentes ofertas y se selecciona la más interesante.
- Decisión de Compra: Se negocian y aclaran algunos términos de la oferta y se efectúa el pedido.
- Seguimiento de la Compra: Se evaluará el rendimiento y el grado de satisfacción del producto y el cumplimiento de los acuerdos pactados.
Proceso Documental de las Compras
- Pedido: Documento mediante el cual el comprador solicita una mercancía a un vendedor y su envío a un precio y condiciones determinadas.
- Confirmación de Pedido: Notificación que envía el proveedor de que ha recibido el pedido, lo acepta y procede a su envío en el plazo y condiciones pactadas.
- Albarán: Documento emitido por el proveedor, donde se detallan las mercancías que han salido del almacén hacia el lugar de la entrega.
- Carta de Reclamación: La dirige el comprador al proveedor, debido a discrepancias en la entrega o incumplimiento de alguna de las condiciones acordadas.
- Factura: Documento que emite el vendedor a cargo del comprador que acredita la operación de compraventa de bienes o prestación de servicios.
Documentos y Formas de Pago
- a) Al contado: En el momento de la entrega.
- b) Pago aplazado: Con posterioridad a la entrega.
Documentos de Pago
- Cheque: Documento de pago que contiene una orden de pago de una cantidad de dinero dirigida a un banco donde el emisor tiene fondos en una cuenta corriente.
- Recibo: Documento emitido por el vendedor, acreditativo de la entrega de una determinada cantidad de dinero.
- Transferencia Bancaria: Orden del cliente a su banco de que traslade una cantidad de fondos a la cuenta de su proveedor.
- Giro Postal: Envío por correo de una cantidad determinada de dinero.
- Letra de Cambio: Documento enviado por una persona a otra con fecha y lugar para pagar una cantidad de dinero a favor de otra persona.
- Pagaré: Recoge por escrito el compromiso de pagar una determinada cantidad por parte de la persona que lo emite.