Gestió de la Governança: Coordinació amb Recepció

Relació amb el departament de recepció per a la disponibilitat d'habitacions

Informació rellevant procedent de recepció:

• Canvis en la intenció del client.
• Confirmacions prèvies: Clients que abans de la seva arribada confirmen l'hora prevista, la composició total del grup, la distribució d'habitacions, nens i edats.
• Comunicació interdepartamental: Informació provinent de manteniment, reserves, etc.
• Procediment en l'arribada anticipada d'un grup: La recepció ha d'avisar la governanta perquè comenci a netejar aquestes habitacions prioritàriament. Així, s'evita que el grup hagi d'esperar i es prevé un possible col·lapse al hall i a la recepció.

Informació necessària per a la governanta/housekeeping a primera hora del matí

• Clients pernoctats: Llistat de clients que passen la nit a l'establiment, amb sortida o no.
• Sortides previstes: Habitacions pendents de neteja.
• Stayover: Clients que allarguen l'estada.
• Ocupació: Nombre de persones per habitació (és important conèixer la capacitat real).
• Dates d'entrada i sortida: Necessàries per calcular la rotació i el canvi de llençols.
• Agència, empresa o entitat: Informació necessària en cas d'acords especials.
• VIP: Les habitacions notificades com a VIP seran les primeres a netejar-se si no hi ha cap altra prioritat.

Arribades previstes i gestió de grups

En cas d'entrada de grups, cal disposar del rooming list, que ha de contenir les següents dades:

• Relació de noms.
• Tipus d'habitació: doble, triple, suite júnior, etc.
• Habitacions assignades a cadascun dels components del grup.
• Hora prevista d'arribada i sortida.
• Dia de sortida.
• Règim d'estada: A, AD, MP, PC.
• Primer servei el dia d'arribada i darrer servei el dia de sortida.
• Altres condicions o requeriments (ex: mateixa planta).

Altres consideracions operatives

• Estades després del tancament: Afegir-les al final o en observacions.
• No shows: Es facturen, però no es desbloqueja l'habitació. Així, no cal netejar-la en cas de cobertura de tarda; es pot deixar enllestida.
• Entrades a primera hora.
• Fires o gratuïtats.