Gestió de la correspondència: etapes i procediments

Tractament de la correspondència:

D'entrada: És la que rep l'empresa / S'ha de recepcionar, classificar, registrar i distribuir-la

De sortida: És la que envia l'empresa / S'ha de recollir, classificar-la, registrar i enviar

Interna: És la que circula dins la pròpia empresa

Etapes de la correspondència entrada:

Recepció / Registre / Classificació / Distribució

A) Recepció:

Els documents es reben a través de correus, fax, servei de missatgeria.

Pasos: Firmar l'Albarà / Obrir el correu ordinari / Revisar direcció del remitent / Comprovar contingut del sobre / Col·locar-lo a la safata d'entrada per registrar-lo

B) Registre:

No tota la correspondència s’ha de registrar (ex. publicitat, documents informàtics..) /
Correus electrònics que es vol deixar constància s’imprimeixen /
1er pas: estampar segell amb número correlatiu i data de recepció /
2on pas: apuntar al registre d’entrada de correspondència

C) Classificació:

1er: es classifica segons siguin cartes, impresos, factures, diaries, revistes o paqueteria
2on: classifiquen segons sigui:
Correu urgent / Correu ordinari / Correu certificat

Regles Classificació: Dirigit a una persona o departament es posa a la casella / Dirigit a més d’un departament es fa fotocòpia per cada un / No va dirigit a ningú, s’aparta per ser obert i revisat pel departament administratiu

D) Distribució:

S’ha de distribuir el correu tenint en compte: Pensar el recorregut a fer / Pot haver-hi safates especials per deixar la correspondència

Correspondència sortida Etapes:

ELABORACIÓ I COMPROVACIONS PRÈVIES / RECOLLIDA / REGISTRE / EXPEDICIÓ O ENVIAMENT

A) Elaboració i comprovacions prèvies:

Cada departament origina la comunicació / Es presenta a la persona responsable perquè la firmi al «portafirmas» / Una vegada firmat es prepara i s’hi posen els annexos / És guarda una còpia del document

B) Recollida:

El personal de consergeria o secretaria recull la correspondència /
En algunes empreses la correspondència de sortida es posa en safates per ser recollida

C) Registre:

La correspondència de sortida ha de quedar registrada /
S’estampa un segell a la part superior indicant un número correlatiu i una data de sortida

C) Expedició o enviament:

Els diferents departaments fan arribar la seva correspondència al encarregat 
L’encarregat comprova que apareguin les dades del destinatari i els annexos / Es plega i s’ensobra i es posa el segell /  FRANQUEIG: consisteix en pesar i pagar el servei de transport i repartiment (segell o altres..) / FRANQUEIG PAGAT: contractar el franqueig a Correus

Procediment en registres públics:

El registre d’entrada i de sortida a l’Administració té 2 objectius:
- Donar al ciutadà una prova fehacent de la presentació de documentació
 - Donar sortida a la documentació generada per l’Administració

Registre públic: unitat adminstrativa encarregada de rebre i donar fe als escrits que presenten els particulars.

4 Vies: A través del mostrador / Per correu ordinari / Des de una altre dependència administrativa o correu intern / Telemàticament

L’interessat té dret a rebre un justificant de presentació de la documentació amb la data i l’Administració a la que s`ha presentat.

La llei permet que serveixi com a justificant una fotocòpia del document presentat, segellada i datada.

Tasques registre públic: Recepció de documents / Classificació / Registre / Distribució

Qualitat de la informació:

LA QUALITAT TOTAL: fa referència a la qualitat del producte o servei i a la millora constant de l’empresa. Pretén aconseguir que les activitats es facin correctament des del primer moment.

QUALITAT TOTAL DEL PRODUCTE: Qualitats físiques i econòmiques del producte (acabat, presentació, embalatge, preu..)

QUALITAT TOTAL DEL SERVEI: analitza tot el procès de compra. Aspectes intangibles

Qualitat de la informació (objectius): Analitzar com obtenir l’excel·lència professional
Definir com afecten les relacions comercials amb altres empreses
Assimilar que la qualitat total és clau per als resultats de l’empresa
Satisfer al client intern i extern
Millorar de manera continuada
Ser altament competitiu