Gestió de Compres i Aprovisionament: Funcions, Objectius i Contractes

Personal de Compres

Cap de Compres

És l'encarregat de l'organització, coordinació i control de totes les activitats amb la gestió del servei al seu càrrec.

Funcions

• Fixar els objectius a aconseguir en cada període i confeccionar el pressupost amb la informació obtinguda.
• Organitzar les activitats del seu departament perquè es realitzin de forma eficaç i eficient, i controlar el grau de consecució dels objectius establerts.
• Rebre els butlletins de sol·licitud de material, buscar les fonts de subministrament que millor s'adaptin a les necessitats de l'empresa, avaluar les ofertes i elegir els proveïdors i subministradors més adequats.
• Comunicar les compres realitzades i transferir al departament d'administració la documentació per a la seva tramitació i arxiu.
• Informar sobre els canvis que puguin afectar la qualitat, els preus o la continuïtat del servei, i controlar que els proveïdors compleixin les dates del lliurament.

Equip de Compradors

Actuen sota les ordres del cap de compres.

Gestió d'Aprovisionament

És el conjunt d'operacions que realitza l'empresa per proveir-se dels materials necessaris quan ha de realitzar les activitats de fabricació o comercialització dels seus productes.

Funcions

• Adquirir els materials necessaris per a l'elaboració o comercialització dels productes.
• Gestionar l'emmagatzematge dels productes aplicant les tècniques que permetin mantenir els estocs mínims de cada material.
• Controlar els inventaris i els costos associats.

Gestió de Compres

Compleix les funcions de rebre les sol·licituds dels materials necessaris, buscar els proveïdors i realitzar les gestions necessàries perquè els productes adquirits arribin als inventaris de l'empresa.

Funcions

• Analitzar les tendències del mercat i anticipar-se als canvis de preus, modes, nous productes o les tècniques utilitzades en les empreses de la competència.
• Estudiar els lliuraments dels proveïdors fent un seguiment de les comandes i dels mètodes d'emmagatzematge utilitzats a l'empresa.
• Mantenir als proveïdors relacionats eficients que permetin obtenir ràpidament el producte sol·licitat.
• Buscar solucions per a millorar els costos de l'organització.

Objectius de l'Aprovisionament

• Calcular les necessitats de l'empresa i mantenir un inventari suficient perquè la producció disposi de matèries primeres i altres subministraments.
• Minimitzar la inversió dels inventaris.
• Establir un sistema d'informació eficient.
• Cooperar amb el departament de compres.

Objectius Departament de Compres

• Buscar proveïdors competitius.
• Adquirir materials amb la qualitat adequada per a les finalitats a les quals es destinen.
• Aconseguir la millor relació qualitat-preu.
• Aconseguir subministraments a temps.
• Mantenir els inventaris al mínim.
• Aconseguir materials estàndard.
• Col·laborar amb altres àrees de l'empresa.

Procés de Compra

• Planificació de les compres.
• Anàlisi de les necessitats.
• Sol·licitud d'ofertes i de pressupost.
• Avaluació de les ofertes rebudes.
• Selecció del proveïdor.
• Negociació de les condicions.
• Sol·licitud de la comanda.
• Seguiment de la comanda i dels acords.

Tipus de Compres

• Compres especials.
• Compres anticipades.
• Compres estacionals.
• Compres rutinàries.
• Compres d'oportunitat.
• Compres d'urgència.

Sol·licitud d'Ofertes i de Pressupostos

• Quan l'empresa inicia per primera vegada l'activitat.
• Quan ha de comprar un producte nou.
• Quan no estem contents amb els proveïdors habituals.
• Per ampliar la cartera de proveïdors.
• Per respondre a la publicitat rebuda.

Una vegada confeccionat el llistat dels possibles proveïdors, hem de contactar-los per sol·licitar-los la informació que necessitem conèixer:

• Condicions econòmiques.
• Condicions tècniques.
• Serveis postvenda.

Contracte Compravenda

És mercantil la compravenda de coses mobles per revendre-les, o bé de la mateixa manera en què foren comprades o bé d'una altra de diferent, amb l'ànim de lucrar-se en la revenda.

Requisits Contracte Civil

• Que almenys una de les parts contractants no sigui empresari.
• Que hi hagi consentiment de les parts contractants i que ambdues estiguin capacitades.
• Que sigui lícit.
• Que la compravenda sigui onerosa.

Requisits Contracte Mercantil

• Que la cosa objecte de la compravenda sigui un bé moble transformat o sense transformar.
• Que hi hagi intenció de revenda.
• Que hi hagi ànim de lucre en la revenda.

Elements del Contracte

• Personals (comprador i venedor).
• Reals (cosa o objecte i el preu).
• Formals (l'acord).

Perfecció del Contracte

El contracte de compravenda es perfecciona quan el comprador i el venedor arriben a un acord, és a dir, quan hi ha consentiment entre les parts.

Preu

És la quantitat o la suma de diners que el comprador està obligat a lliurar al venedor a canvi de la cosa comprada.

Contingut del Contracte

• Dades de les persones que hi intervenen.
• Descripció del bé objecte del contracte.
• Preu i forma de pagament.
• Clàusules, pactes o estipulacions acordats.
• Firma dels contractants.

Obligacions del Venedor

• Lliurar la cosa venuda en el moment i lloc convinguts en el contracte.
• Conservar i cuidar la cosa venuda fins a lliurar-la al comprador.
• Sanejar i reparar els defectes de la cosa venuda.

Obligacions del Comprador

• Pagar el preu.
• Rebre la cosa comprada.

Contracte Subministrament

És aquell mitjançant el qual la companyia subministradora, a canvi d'un preu, s'obliga a realitzar una sèrie de prestacions contínues i periòdiques a favor del subministrat.

Contracte de Leasing

És una operació a mitjà o llarg termini que permet a l'empresa usar un bé d'equip durant un temps determinat mitjançant el pagament d'una quota periòdica.