Gestió de bases de dades i arxivament: avantatges i procediments
Enviado por Programa Chuletas y clasificado en Informática y Telecomunicaciones
Escrito el en catalán con un tamaño de 5,39 KB
Els avantatges d'utilitzar bases de dades:
- Utilització de menys espai en l'emmagatzemament de la informació.
- Facil accés a aquesta informació, fet que permet més comoditat en tasques d'ordenació, actualització, cerca i esborrada de les dades.
- Permet l'accés de diversos usuaris alhora en el cas de sistemes en xarxa.
- Fa possible l'intercanvi d'informació entre diferents sistemes informàtics, i s'eviten errors.
- Proporciona les eines adequades.
Safates de correu:
- Safata d'entrada: s'hi emmagatzemen els missatges entrants.
- Safata de sortida: s'hi emmagatzemen els missatges que hem redactat i s'estan enviant.
- Elements enviats: conté els missatges que ja han estat enviats al servidor de correu.
- Elements eliminats: s'hi emmagatzemen els missatges esborrats fins que se suprimeixen definitivament.
- Esborranys: serveix per crear correus que s'emmagatzemen temporalment en aquesta carpeta, fins que decidim acabar de redactar-los i enviar-los definitivament.
Procés de l'arxivament:
1. Revisar: fer una revisió previa, i rebutjar o destruir els documents que no s'ajustin a la classificació.
2. Classificar: es classificaran segons el criteri escollit (alfabètic, numèric, etc.) i s'arxivaràn en diferents llocs segons la seva classificació, per la qual cosa ha d'anotar-s'hi una referència, és a dir, o arxivar fotocòpies en diverses parts. Cal fer l'anotació també en l'índex.
4. Prearxivar: els documents es col·locaran seguint el mateix criteri que el decidit per les carpetes, mentre estiguin en ús, i immediatament, s'arxivaràn definitivament al lloc que els correspongui.
En funció del lloc físic, la classificació següent:
- Arxiu centralitzat: els documents es troben en un únic lloc (arxiu) i són treballadors especialitzats els que distribueixen la documentació quan algun departament ho requereix. Aquesta especialització és un avantatge, perquè disminueix el temps de cerca i els errors de classificació, localització i col·locació dels documents. A més, com que està en un únic lloc, s'estalviarà espai i material.
- Arxiu descentralitzat: és freqüent que cada departament arxivi la seva pròpia documentació i, quan passa un temps els documents ja no s'utilitzen o perden vigència, es traslladen a un arxiu definitiu. Amb aquest sistema es suprimeix tenir un sistema de petició de documents.
Recomanacions per a l'ordenació alfabètica del nom de persones:
- Els noms de les persones s'ordenen pel seu primer cognom. Si hi ha coincidències entre cognoms de diverses persones, la classificació es farà pel segon cognom i el seu nom.
- Els noms i cognoms compostos es classificaran com si fossin un de sol.
- Els articles o les preposicions no solen utilitzar-se com a paraula d'ordenació.
- Els noms estrangers, en classificar-los pel seu primer cognom, sí que es tenen en compte les partícules Du, Mac, etc.
Recomanacions per a l'ordenació alfabètica del nom d'empreses:
- La paraula per ordenar que se sol utilitzar és el nom de la denominació social.
- Normalment, no es tenen en compte ni les classificacions genèriques (societat, companyia, magatzems, etc.) ni les partícules o els articles.
Les dades de caràcter personal:
- Dades d'identificació (nom, cognoms, DNI, etc.).
- Circumstàncies socials i personals (estat civil, raça, religió, etc.).
- Dades sanitàries (expedient mèdic, malalties, etc.).
- Dades professionals o acadèmiques (titulació, situació laboral, etc.).
- Dades comercials (activitats, solvència, etc.).
El mode de plegatge en funció del document és el següent:
- Per documents de mida A4 que no tinguin caràcter oficial: es dobleguen en tres parts, sempre amb el text o el contingut cap endins, perquè la capçalera quedi a la vista en obrir-lo.
- Les notes breus i la resta d'escrits curts: potser no sigui necessari que es pleguin; si cal fer-ho, es dobleguen per la meitat vigilant que el text estigui cap endins.
- Les invitacions o salutacions: normalment estan impreses en paper de més gruix i qualitat, portaran un sobre especial, ajustat a la mida, i mai s'han de doblegar, tret que el format estigui dissenyat així.
- Els contractes o documents oficials: no han de doblegar-se; per a això, hauran d'introduir-se en un sobre d'unes mides que permetin no plegar el document.
Per a la realització de l'ensobrat, cal tenir en compte que, en funció del document, la mida del sobre pot variar. Els models de sobres més utilitzats són els següents:
- Sobre americà: les mides són 110 x 220 mm. Pot ser amb finestra o sense; si la té, ha de permetre veure les dades del destinatari, estar situada al costat dret i tenir unes mesures de 45 x 100 mm.
- Sobre quartilla: les mides són 120 x 176 mm. No és freqüent que disposi de finestra.
- Sobre grans senzills i encoixinats: n'hi ha de diferents mides: 229 x 324 mm, 260 x 360 mm i fins i tot més grans, per exemple, 250 x 350 mm. S'utilitzen per a documentació que no es pot doblegar. De vegades, aquest tipus de sobres tenen un plàstic o paper de bombolles (encoixinats) per si els documents o un petit objecte, com una memòria USB, CD, etc., necessiten estar més protegits.