Gestió de l'Arxiu Clínic: Tipus, Funcions i Organització

Arxiu Clínic: Definició i Importància

L'arxiu clínic és una unitat hospitalària que reuneix, conserva, organitza i administra documents per a fer-los accessibles a qui estigui autoritzat i necessiti la informació. Ha de ser exclusiu, original i útil.

Característiques de l'Arxiu Clínic

Els documents de l'arxiu clínic els generen els professionals del centre sanitari. Les dades que conté són font d'informació per a l'assistència, la docència i la investigació. Es va generant amb la pràctica medicoassistencial i s'ha de conservar en un lloc adequat i organitzat.

Objectius de l'Arxiu Clínic

L'exclusivitat, originalitat i utilitat de la informació que conté la Història Clínica (HC) fan d'aquest document un element valuós i únic que és necessari protegir, ja que:

• Recull el treball original de l'autor.
• És l'únic mitjà de comunicació vàlid entre diferents membres del centre.
• És font d'informació per als àmbits docent, científic i jurídic.
• Constitueix un fons històric-documental.

Altres objectius inclouen: custodiar les HC, organitzar i optimitzar els processos que asseguren la transferència a l'arxiu, emmagatzemar les HC segons classificació i difondre el fons documental promocionant-ne l'ús.

Funcions Clau de l'Arxiu Clínic

• Recepció d'expedients i documents clínics: Obertura i identificació d'expedients clínics, ordenació i numeració dels documents.
• Instal·lació de les HC: Arxivat físic del material.
• Préstec de les HC: Sortida temporal dels documents per part de persones autoritzades que ho sol·liciten.
• Custòdia dels expedients: Conservació, preservació, distribució i optimització.
• Control de qualitat dels processos: Han de realitzar-se en funció de criteris de qualitat establerts, amb mètodes i tècniques amb rigor. Han d'existir controls que permetin determinar la situació real del fons documental.

Tipus d'Arxius Clínics: Centralitzat

L'arxiu centralitzat implica l'emmagatzematge de tots els expedients clínics del centre en un sol dipòsit. La Història Clínica (HC) ha de ser: única, acumulativa i integrada.

Avantatges de l'Arxiu Centralitzat

• Unifica la documentació.
• Integra la informació.
• Acumula la informació.
• Permet disposar de tota la documentació.
• Facilita l'elaboració de protocols.
• Disminueix els costos.

Desavantatges de l'Arxiu Centralitzat

• Necessita un gran espai.
• Requereix un control rigorós.
• Implica rutines de treball detallades.
• Necessita normes internes de rigorós compliment.

Tipus d'Arxius Clínics: Descentralitzat

En l'arxiu descentralitzat, les Històries Clíniques (HC) es guarden per separat en les diferents consultes on s'atén els pacients, sense que hi hagi relació entre elles.

Avantatges de l'Arxiu Descentralitzat

• Facilita la consulta.
• Possibilitat mínima de pèrdua de documents.
• Necessita menys espai.

Desavantatges de l'Arxiu Descentralitzat

• Fragmenta i disgrega la informació.
• Genera multiplicitat.
• Impossibilita disposar en un moment determinat de tota la documentació.
• Afavoreix la duplicitat de documents.
• Dificulta l'elaboració de protocols.

Tipus d'Arxius Clínics: Arxiu Mixt

Aquest tipus d'arxiu ja no s'utilitza com a tal. Avui en dia, el terme es refereix al pas intermedi en la conversió d'un sistema descentralitzat a un sistema centralitzat.

Gestió d'Expedients: Obertura i Identificació

Per obrir i identificar expedients, cal seguir els següents passos:

1. Assignar la identificació a la Història Clínica (HC).
2. Emetre les etiquetes d'identificació de la HC.
3. Etiquetar el sobre contenidor de la documentació clínica.
4. Ensobrar la documentació.

Gestió d'Expedients: Ordenació

Ordenar significa col·locar els documents seguint un criteri que permeti trobar la informació ràpidament. És un procés lineal i unidimensional.

Gestió d'Expedients: Classificació

Classificar implica repartir els documents en diferents categories. És un procés a diversos nivells i bidimensional.