Fundamentos de SharePoint: Gestión Eficiente de Información y Colaboración Empresarial

Introducción a SharePoint

SharePoint es una aplicación web que puede utilizarse desde cualquier navegador. Es una herramienta que proporciona un espacio en el que una organización puede compartir y gestionar información. Permite crear bibliotecas, calendarios, buscar información, entre otras funciones de colaboración.

Estructura de Datos: Listas y Bibliotecas

Listas

Una lista es una colección de datos para almacenar, gestionar y compartir información. Es el elemento central alrededor del cual trabaja SharePoint.

Bibliotecas

Una biblioteca es una librería de documentos que guarda ficheros e información adicional (metadatos) acerca de ellos.

Organización en Sitios

Las listas y bibliotecas se almacenan en sitios. Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde cada equipo puede trabajar en proyectos, compartir información, etc. Almacena listas, bibliotecas y otros recursos. El sitio es la unidad fundamental con la que se gestionan los permisos de acceso.

Plantillas y Listas Predefinidas

Cuando se crea un sitio, SharePoint proporciona plantillas de sitio para facilitar su configuración. Asimismo, existen listas predefinidas que podemos añadir a nuestro sitio, las cuales suelen estar reservadas para administradores y propietarios.

Tipos de Bibliotecas de Documentos

Tienen capacidad de almacenar diversos tipos de documentos y contenidos:

• De documentos: permite organizar documentos en carpetas y subcarpetas.
• Páginas wiki: funciona como una pequeña Wikipedia interna.
• Imágenes: especializada en el almacenamiento de archivos gráficos.

Usuarios y Permisos

La seguridad y el acceso se gestionan mediante diferentes roles:

• Visitantes: solo tienen permisos para visualizar el contenido.
• Miembros o integrantes: pueden crear, añadir y eliminar cualquier contenido. Por lo general, la mayoría de los usuarios tendrán este perfil.
• Administradores o propietarios: tienen capacidad para crear documentos, elementos de listas y administrar la configuración total del sitio.

Organización y Herramientas de Gestión

Carpetas

Se utilizan para organizar documentos. El administrador del sitio puede decidir si las carpetas están disponibles o no en un sitio específico. Además, permiten diferenciar los permisos de acceso de forma granular.

Menú de Acciones

Contiene opciones comunes a todos los elementos. Una opción destacada es "Editar en hoja de datos" (disponible principalmente con Internet Explorer y Windows), que permite editar los elementos de una lista de forma similar a Microsoft Excel.

Contactos y Áreas de Reuniones

Contactos: permite compartir datos de personas o empresas. Área de reuniones: es un sitio específico para compartir información relacionada con la preparación y desarrollo de reuniones. Se crea a partir de una cita en el calendario, ya sea de carácter puntual o periódica.

Tareas, Personas y Grupos

Tareas: funcionan como recordatorios de temas pendientes de realizar. La vista predeterminada muestra todas las tareas definidas. Personas y grupos: se pueden asignar elementos, como tareas, a personas o grupos específicos, lo que permite enviarles un correo electrónico de aviso notificando que tienen una tarea asignada.

Wikis

Un sitio web colaborativo que puede ser editado por varios usuarios. Los usuarios pueden consultar, crear y borrar contenido de una web de manera conjunta y dinámica.