Fundamentos del Protocolo Notarial y Documentación Legal en Guatemala

Atestados

Conjunto ordenado de documentos originales o reproducción de los mismos, que tienen relación con los Instrumentos Públicos autorizados por el Notario durante un año y van al final del último tomo del protocolo.

Razón de cierre

Deberá contener: la fecha y el número total de Instrumentos Públicos autorizados, razones de legalización de firmas y acta de protocolización, número de folios que se compone, la firma del notario durante un año, instrumentos cancelados y observaciones del notario.

Escritura Pública o Matriz

Es el instrumento público protocolar que autoriza el Notario, a petición de los particulares, quienes manifiestan su voluntad a efecto de consignar la creación, modificación o extinción de una determinada relación jurídica.

Escrituras canceladas

Son aquellas que no nacen a la vida jurídica; sin embargo, ocupan un lugar y un número en el protocolo notarial. Se cancelan con una razón de cancelación.

Partes de las escrituras públicas

• Introducción: Encabezado y comparecencia.
• Cuerpo: Antecedentes, estipulación y aceptación.
• Conclusión: Advertencia de cierre, otorgamiento y la autorización.

Testimonios y Copias de Escrituras

Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o del acta de protocolización, extendida en el papel sellado correspondiente, y sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba sustituirlo, de conformidad con la ley (Artículo 66 CN).

Formas de extender un testimonio

1. Transcripción a máquina.
2. Transcripción manuscrita.
3. Copia mediante fotostática.
4. Copia mediante fotografía.
5. Copia mediante fotocopiado.
6. Copia mediante escaneo.
7. Copia mediante impresión de archivo informático.

Testimonio Especial

Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolización y razón de legalización, que expide el Notario para el Archivo General de Protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre notarial, conforme el acto o contrato que contiene.

Diferencias principales

• Testimonio: El destinatario es el interesado, se le adhieren timbres fiscales y no existe un plazo específico para extenderlo.
• Testimonio Especial: El destinatario es el Director General del Archivo de Protocolos, se adhieren timbres notariales y fiscales, y se cuenta con un plazo de 25 días para remitirlo.

Copia simple legalizada

Es la copia fiel de la escritura matriz que expide el notario para cualquier interesado, sin cubrir más impuestos que los timbres fiscales de cincuenta centavos por cada hoja de papel empleado.

Acta de Protocolación

Son aquellas en las que el notario da fe de la entrega de un documento y de su incorporación al protocolo.

Diferencia entre Acta Notarial y Acta de Protocolización

La diferencia radica en que la de protocolización se redacta en el protocolo, por lo tanto, no es un acta notarial propiamente dicha; sería más adecuado denominarla escritura de protocolización.

¿Qué es protocolizar?

Es incorporar al protocolo documentos públicos o privados, bien sea por disposición de la ley, mandamiento judicial o administrativo, o rogación de los particulares (Art. 63 del Código de Notariado).

Acta de Legalización de Firmas

Es la fe que da el notario de que una firma fue puesta o reconocida ante él por las personas signatarias y deben tenerse como verdaderas por su fe pública.

Ejemplos y Modelos

Acta de legalización de documentos: Ejemplo de autenticación de licencia de conducir (Coatepeque, Quetzaltenango).

Acta de firmas: Ejemplo de legalización de firma en memorial de desistimiento.

Modelo de toma de razón de legalización de firma: Registro de la actuación notarial en el protocolo.

Modelo de Testimonio Especial de la toma de razón de firma

Documento remitido al Archivo General de Protocolos con el pago de impuestos correspondientes (Timbre notarial Q10, Timbre fiscal Q0.50).