Fundamentos del Proceso Administrativo: Planificación, Organización y Control

El Proceso Administrativo: Funciones y Fases

El proceso administrativo se define como el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de los fines y objetivos de la misma.

A las responsabilidades directivas de la empresa se les denomina funciones de la administración. Estas funciones se deben realizar de forma correlativa (no se puede organizar sin antes planificar, ni controlar sin antes planificar y organizar).

Las Cuatro Funciones Fundamentales

1. Función de Planificación

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

2. Función de Organización

Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

3. Función de Gestión o Dirección

La función de gestión o dirección consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Hay varios niveles de gestión:

• Alta dirección.
• Nivel intermedio.
• Nivel más bajo de gestión.

4. Función de Control

La función de control consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en objetivos generales como en subobjetivos. Existen diferentes técnicas de control:

• Auditoría.
• Control del presupuesto.
• Estadística.

Mecánica y Dinámica del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se compone de dos fases principales:

• La fase mecánica: es la parte teórica en la que se establece lo que debe hacerse, y se divide en dos funciones: planificación y organización.
• La fase dinámica: se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado previamente, y se divide en gestión y control.

Estructura Organizacional: La Departamentalización

En cuanto a la división del trabajo, se puede hacer una estructuración según las tareas que se realizan, formando así los departamentos. La clasificación se realiza de la siguiente manera:

• División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan según su especialización.
• División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
• División en departamentos por productos: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
• División en departamentos por procesos: se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Teorías de la Motivación Directiva (X, Y, Z)

Esta teoría estudia el comportamiento del directivo y observa que este depende de la visión que tiene de los trabajadores.

• Teoría X: Sostiene que los trabajadores tienen que estar más controlados, asumiendo una aversión intrínseca al trabajo.
• Teoría Y: Propone que se debe depositar confianza en los trabajadores para que aumente su capacidad productiva, asumiendo que el trabajo puede ser fuente de satisfacción.
• Teoría Z: Se refiere a la gestión de la empresa, va encaminada hacia el trabajo en conjunto de todos los elementos de la empresa. Está basada en el incremento de las relaciones humanas y la participación.