Fundamentos de Estructura Organizacional y Diseño de Organigramas

Organigrama: Definición y Utilidad

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas. En él se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

Utilidad

• Proporciona una imagen formal de la organización.
• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.
• Representa un elemento técnico valioso para el estudio organizacional.
• Constituye una fuente autorizada de consulta.

Criterios Fundamentales para su Preparación

• Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.
• Sencillez: Debe ser muy simple para que se comprenda fácilmente.
• Uniformidad: Homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.
• Presentación: En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
• Vigencia: Debe mantenerse actualizado.

Clasificación y Diseño

• Por su naturaleza: Microadministrativos, Macroadministrativos, Mesoadministrativos.
• Por su contenido: Integrales, funcionales, de puestos, plazas y unidades.
• Por su presentación: Verticales, Horizontales, Mixtos y de Bloque.
• Diseño: Forma, dimensión, colocación de las unidades, líneas de conexión.

Procedimiento para la Elaboración y/o Actualización

1. Autorización para realizar el estudio.
2. Integración del equipo de trabajo.
3. Determinación del programa de trabajo.
4. Captación de información.
5. Clasificación y registro de la información.
6. Diseño del organigrama.

Mecanismos de Información y Difusión

Son instrumentos de apoyo para fortalecer el flujo de información hacia las unidades, áreas y funcionarios responsables de la toma de decisiones en el estudio de estructuras:

• Acervo documental.
• Medios electromagnéticos.
• Interacción.

Difusión: Las modificaciones a la estructura organizacional deben implementarse con la participación de las unidades administrativas afectadas.

Departamento de Organización y Métodos

Es una unidad de asesoramiento (staff) dedicada a estudiar los problemas de estructura y procedimientos dentro de una organización para optimizar el uso de recursos y mejorar la productividad.

Características del Departamento

• Carácter asesor (staff).
• Visión sistemática.
• Orientación a la eficiencia.
• Actualización permanente.
• Objetividad.

Competencias Profesionales

• Cognitivas: Conocimiento sobre estructuras (lineales, funcionales, matriciales) y tramos de control. Metodologías de mejora (Six Sigma, Procesos o Gestión de Calidad Total) y normativa legal.
• Técnicas / Procedimentales (Saber Hacer): Elaboración de manuales, mapeo de procesos, medición del trabajo.
• Interpersonales / Actitudinales (Saber Ser): Comunicación asertiva, gestión del cambio, capacidad de negociación.

Etapas de la Metodología para el Desarrollo de Estudios Organizacionales

1. Visión del estudio.
2. Planeación del estudio.
3. Recopilación de datos.
4. Análisis de datos.
5. Formulación de recomendaciones.
6. Implementación.
7. Evaluación.