Fundamentos de la Comunicación Escrita y Documentación Profesional

La Comunicación Escrita: Definición y Características

La comunicación escrita es aquella que se basa en el uso del lenguaje escrito. Sus características principales son:

• Ausencia de retroalimentación inmediata: No existe una respuesta instantánea.
• Limitación no verbal: No hay posibilidad de utilizar expresiones faciales o tono de voz.
• Dominio lingüístico: Requiere un manejo preciso de las palabras y la gramática.
• Contenido del mensaje: Debe ser una prueba clara y estructurada.

Principios fundamentales de redacción

Para una comunicación efectiva, se deben seguir estos principios: claridad, sencillez, concisión y cortesía.

Protocolo y Netiqueta

• Protocolo: Se caracteriza por ser muy formal, educado, neutral, cordial y personal.
• Netiqueta: Comprende todas las reglas de buen comportamiento que deberían guiar nuestras actividades en la red, formando parte incluso de las normas de ciertos sistemas.

Tipos de Documentos Administrativos y Comerciales

Documentos informativos y de gestión

• Aviso: Documento breve redactado con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.
• Memorándum: Documento escrito que utiliza la empresa para transmitir órdenes, hacer recomendaciones o solicitar algo.

El Informe

Es un documento elaborado a petición de alguien que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos:

• Informe descriptivo o expositivo: Se limita a relatar hechos de forma objetiva.
• Informe valorativo: Además de la exposición de los hechos, aporta una visión personal.
• Informe demostrativo: Refleja la constatación de hechos concretos y su prueba.

Documentos de reunión y convocatoria

• Convocatoria: Documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto o reunión.
• Acta: Escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión, incluyendo las votaciones y acuerdos tomados.

La Carta y sus estilos

La carta sirve para dirigirse a otras empresas, clientes o trabajadores:

• Carta comercial: Se utiliza para darse a conocer en el mercado.
• Carta circular: Comunica noticias o información general.

Estilos de carta comercial: Se refieren a la forma de distribuir y ordenar la estructura. Destacan el estilo moderno, estilo moderno modificado, estilo profesional y estilo evolucionado.

Otros documentos formales

• Invitación: Documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.
• Saluda: Documento breve y ceremonioso utilizado para agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos o notificaciones.
• Instancia: Documento utilizado para solicitar algo a la administración pública (se divide en secciones de expone y solicita).
• Oficio: Documento básico de comunicación dentro de la administración pública para comunicarse entre sí y con los particulares.