Fundamentos de Administración y Planificación Sanitaria: Conceptos, Estructuras y Modelos Organizacionales

Fundamentos de la Administración

ADM: Adapta recursos a la función del servicio, lo que implica escribir objetivos y estructurar la organización. Consiste en formular normas y tomar decisiones acerca de la actividad de sus diferentes grupos.

1. Propósito

La actividad se desarrolla de forma sistemática respondiendo a un plan preestablecido con la correcta utilización y asignación de recursos, coordinada para obtener resultados con el menor gasto (tiempo, trabajo, etc.). Se justifica a partir del fin social para el que se aplican. Los objetivos estarán delimitados por el campo de vida social que se pretende administrar.

2. Características

• Actividad social: Estrechamente relacionada con la actitud humana.
• Un medio, no un fin: Ayuda al mejor rendimiento del trabajo humano.
• Universal: Aplicable a todas las corporaciones.
• Contenidos éticos: Se utiliza para obtener mejores resultados, al mejor coste posible, en beneficio de usuarios y trabajadores. Respeta los principios éticos.

Todo esto se relaciona con el método propio de pensamiento administrativo y su campo de aplicación social.

3. Enfoque Científico

La evolución del contexto social irá marcando el desarrollo y estado que va a condicionar los diferentes enfoques del pensamiento administrativo. Aparecen las fábricas, la división del trabajo entre quienes piensan y ejecutan, la especialización de tareas, grandes inventos, reducción de costes de producción, aumento de la producción, una nueva clase social (el obrero), la desaparición del pequeño artesano y la competencia.

Etapas del Pensamiento Administrativo

• Enfoque empirista
• Proceso administrativo
• Conductual
• De sistemas
• De contingencias
• Toma de decisiones

4. Elementos Principales

• Planificación: Definición de objetivos y medios para alcanzarlos (Pensar).
• Organización: Delegar responsabilidades para cumplir la tarea (Pensar).
• Dirección: Usar la influencia para motivar a las personas (Hacer).
• Control: Monitorizar la actividad y hacer correcciones (Evaluación continua).

Indicadores de Desempeño

• Efectividad: Cuantificación del logro de la meta.
• Eficiencia: Hacer las cosas bien en relación con los medios, con cero errores y un administrador eficiente cuya unidad de trabajo opera con un coste mínimo. Se puede aumentar cuando:
  • Logramos incrementar la cantidad de productos obtenidos manteniendo constantes los recursos empleados.
  • Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo los recursos empleados.
• Eficacia: Ser asertivo, conseguir objetivos y resultados; se relaciona con los fines y propósitos.

Planificación

Analiza factores externos e internos influyentes, identifica problemas actuales y previsibles, establece prioridades de intervención, diseña actividades y métodos para la resolución de problemas, define instrumentos de evaluación y elabora alternativas previsibles.

1. Características

Es un proceso y progreso a través de sucesivas etapas, previsión del futuro, proceso creativo, tiende a la acción, pretende resultados concretos, se basa en necesidades, precisa y utiliza información específica, y abarca diversos niveles del sistema de salud.

2. Elementos

Propósitos, análisis de situación, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos y toma de decisiones.

3. Etapas

Análisis y diagnóstico de la situación (factores externos e internos), jerarquización de prioridades, establecimiento de alternativas, elaboración de objetivos y formulación del plan (objetivos, protocolos, tiempo, recursos y calidad).

4. Tipos de Planificación

• Ámbito: Estatal, autonómico o local.
• Tiempo: Corto, medio o largo plazo.
• Amplitud y extensión: Estratégica, táctica u operativa.

5. Objetivos

Deben expresarse en infinitivo, tener un nivel de aceptación (participación en la toma de decisiones), ser mensurables, exigibles, factibles, claros y concisos.

6. Clasificación

• Según enfoque: Servicio (mejora de la calidad para el usuario), sociales (beneficios que aporta a la comunidad) y económicos (eficientes).
• Alcance: Generales (totalidad de la población), intermedios (población afectada con características comunes) y operativos (paciente o grupo concreto).
• Meta: Modo de evaluar los objetivos.
• Actividades: Forma de conseguir los objetivos.
• Personas: La responsabilidad profesional no puede delegarse, aunque la tarea sí.

Planificación Sanitaria

Es multifactorial y se diseña para la atención en salud abarcando los determinantes de salud y enfermedad.

• Factores externos: Coordinación de servicios, política de salud, recursos sociales, cultura, ambiente y problemas de salud.
• Factores internos: Organización, problemas que atendemos, recursos de los que disponemos y organización interna.

Organización

Consiste en agrupar actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando administración, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que deben existir entre las distintas unidades. Una vez establecidos los objetivos a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos, naciendo de la necesidad humana de cooperar.

1. Finalidad

Integración de personas, objetivos, actividades, medios disponibles y normas. Acerca el plan diseñado a la realidad, procura la continuidad de las acciones y asegura que la información fluya de manera adecuada a través de todos los niveles.

2. Principios

Del objetivo, especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión o tramos de control, coordinación y continuidad.

3. Elementos

• Estructura: Establecimiento del marco fundamental. Establece la disposición y correlación de funciones, jerarquía y actividades para lograr los objetivos. Fases: departamentalización, modelo y organización.
• Sistematización: Actividades y recursos que deben coordinarse a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Fases: políticas, normas y procedimientos.
• Agrupación de actividades y responsabilidades: Implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Fases: recursos humanos, materiales y financieros.
• Jerarquía: Necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad.
• Simplificación de funciones: Establecer métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera.

4. Pasos

División del trabajo, departamentalización, jerarquía organizacional y coordinación.

Estructuración y Modelos Organizacionales

Estructuración: Composición, disposición y orden en que se sitúan los diferentes elementos de una institución.

Tipos de Estructura

• Formal: Grado en el que la organización mantiene reglas muy estructuradas. Afecta la posibilidad de que el trabajador ejerza influencia personal en su trabajo. En el establecimiento de relaciones, estas serán formales en la medida en que adopten maneras rígidas marcadas por normas y respeto a la autoridad. Tiene tendencia a la estabilidad.
• Informal: Se forma a partir de relaciones de amistad y de antagonismo; no aparece en el organigrama. Se producen de forma espontánea y referidas a actividades no formalizadas. Los grupos de personas no presentan una clara definición de objetivos, aunque pueden coordinar alguna actividad que no responda a una planificación muy definida. Las reglas no están por escrito, los objetivos pueden ser diferentes a los de la empresa y surge de forma libre sin el propósito consciente de trabajar en equipo.

Departamentos

Sirven para designar unidades de estructuración que responden a diversos criterios y tratan de agrupar actividades y personas sobre los que un determinado responsable ejerce autoridad.

Criterios de departamentalización: Por número de personas, tiempo, área funcional, territorial o física delimitada, producto o proceso.

Sistemas Organizativos

Debe establecerse de manera clara quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable de ciertos resultados. Los modelos organizativos son la disposición particular que las empresas adoptan para responder a necesidades concretas de producción, eficiencia y distribución del personal.

Tipos de Organización

• Organización Lineal o Militar: La actividad decisional se concentra en una sola persona.
  • Ventajas: Facilidad en la toma de decisiones y ejecución, ausencia de conflictos de autoridad, claridad, sencillez, útil para pequeñas empresas y facilidad para mantener la disciplina.
  • Desventajas: Rigidez, la organización depende de hombres clave, origina trastornos, no fomenta la especialización y los ejecutivos están saturados.
• Organización Funcional o de Taylor: Autoridad funcional y dividida, descentralización de decisiones y énfasis en la especialización.
  • Ventajas: Forma más lógica y básica de división por departamentos, alta eficacia, aprovecha con eficiencia recursos especializados, división del trabajo planeada, facilita la supervisión, menor presión sobre un solo jefe, mejora la comunicación formal y mejor acceso a la autoridad.
  • Desventajas: Difícil localizar y fijar responsabilidades, falta de claridad en la definición de autoridad que da lugar a rozamientos entre jefes.
• Organización Líneo-Funcional: Combina los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando sus ventajas y evitando sus desventajas (funcional para especialización y departamentalización; lineal para la autoridad de un solo jefe en cada función).
• Organización por Producto o Mercado: La división por departamentos se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional; la alta dirección crea divisiones semiautónomas donde los gerentes y empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos.
• Organización Staff: Apoya las funciones principales de la institución, pero no ejerce poder directo.
  • Ventajas: Conocimientos expertos que influyen en la resolución de problemas de dirección, permite la especialización y mantiene el principio de responsabilidad y autoridad indivisible.
  • Desventajas: Las responsabilidades no se delimitan mediante cuadros o manuales, origina confusión e ineficacia por falta de autoridad para realizar funciones o falta de respaldo inteligente en la aplicación de recomendaciones.
• Organización de Comité: Asigna diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar decisiones en conjunto.
  • Ventajas: Soluciones objetivas que representan varios criterios, responsabilidad compartida entre todos los componentes y permite fundamentar ideas.
  • Desventajas: Decisiones lentas, y los gerentes a veces se desligan de su responsabilidad apoyándose en el comité.
• Organización Matricial: Combina una estructuración lineal o líneo-funcional más rígida con alguna estructura más flexible de tipo staff o comité. Su principal desventaja es la complejidad.
• Estructuras Horizontales o Planas: Aproximación del trabajador de primera línea a la toma de decisiones sobre el trabajo.
  • Ventajas: Mayor satisfacción del trabajador gracias a su autonomía.
  • Desventajas: Cambio en la mentalidad del gerente, pérdida de poder y necesidad de adquirir habilidades de consenso, orientación y apoyo.