Fundamentos de la Administración de Empresas: Las Cuatro Funciones Clave

Funciones Clave de la Dirección Empresarial

El proceso de dirección se compone fundamentalmente de cuatro funciones principales: la planificación, la organización, la gestión y el control. Para conseguir los objetivos de la empresa, la dirección planifica las actividades, establece una estructura organizativa para dividir y coordinar el trabajo, gestiona a los trabajadores y resuelve los problemas que se van planteando, y, por último, controla que las actividades se desarrollen según lo planificado y se alcancen los objetivos previstos. A continuación, se procede a detallar cada una de las funciones de las que se debe encargar la dirección de la empresa y que se han mencionado en el párrafo anterior.

La Planificación

La planificación es previa a las otras funciones de dirección y consiste en el establecimiento de objetivos y la decisión sobre las estrategias necesarias para alcanzar esos objetivos. Se pueden distinguir:

Planes a Largo Plazo

Tienen una duración variable. Algunas empresas planifican solo a dos años, mientras que otras establecen planes a veinte o treinta años, pero el horizonte temporal más habitual está comprendido entre tres y cinco años.

Planes a Corto Plazo

Suelen tener un horizonte temporal no superior a un año. La planificación a corto plazo constituye una táctica para alcanzar los objetivos que se han establecido a largo plazo.

La Organización

Llevar a efecto los planes requiere la función de organización, que constituye la segunda fase del proceso de dirección. La función de organización debe proporcionar una estructura de funcionamiento para la empresa recogiendo los elementos que la componen, ya sean materiales o humanos, ha de establecer una jerarquía de mando y unos canales de comunicación.

Por lo tanto, organizar consiste en dividir el trabajo entre las personas y los grupos y coordinar sus actividades. Una empresa se encontrará bien organizada si cada empleado conoce con claridad cuál es su trabajo, y si todas las partes se coordinan para desarrollar y conseguir sus objetivos. Al contrario, una empresa estará mal organizada si sus departamentos no tienen bien definidas sus competencias, incluso sus objetivos se encuentran enfrentados.

La Gestión

La gestión de la empresa consiste en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados. Para realizar satisfactoriamente esta función es necesario tener en cuenta las teorías que estudian cómo motivar correctamente a los trabajadores.

Ha de conseguirse que los trabajadores se consideren una parte fundamental de la empresa. Para ello, es importante:

• Delegar autoridad y responsabilidad.
• Comunicar a las personas lo que se espera de ellas.
• Reconocer a las personas sus méritos.
• Facilitar la formación y el desarrollo personal.
• Asegurar que la remuneración y la promoción se correspondan con los méritos.
• Estimular la creatividad.

El Control

Esta función consiste en evaluar el grado de realización de los planes o, dicho de otro modo, en medir el avance de los planes para determinar en qué grado la situación actual se ajusta a la planeada y, si es preciso, emprender acciones para corregir las posibles desviaciones.

El control es un medio de previsión y corrección de problemas, pero presenta una serie de inconvenientes:

1. El peligro de que resulte represivo. Algunos directivos presionan tanto que el control puede resultar una fuente de ansiedad y tensión para los trabajadores.
2. La posibilidad de que se confunda el objetivo. Puede llegar a suceder que los procedimientos y reglas de control puedan llegar a parecer más importantes que la consecución de los objetivos de la empresa.