Fundamentos de la Administración y Contabilidad para Organizaciones

Taller de Administración de Contabilidad (Clase N°1) Viernes 4 Abril

Teoría del Funcionamiento de las Organizaciones

Teoría General de los Sistemas

Esta teoría se centra en el concepto de sistema, definido como un conjunto de elementos interrelacionados que tienen un objetivo en común. Todo sistema tiene entradas (input) y salidas (output) que se transforman mediante un proceso.

Ejemplo:

• Entrada (Input): Madera, Barniz, Recursos Financieros, Recursos Humanos
• Proceso: Transformación de la materia prima y otros recursos.
• Salida (Output): Muebles, Utilidades

Clasificación de Sistemas

Los sistemas se clasifican en:

1. Abiertos: Intercambian energía con su entorno.
2. Cerrados: No interactúan con el entorno.

Un sistema funciona gracias a su relación con el entorno. El proceso de feedback o retroalimentación permite al sistema aprender y autocorregirse, modificando su comportamiento según el impacto que causa en su entorno.

Ejemplo: Si una empresa produce muebles que no se venden, debe analizar las causas (precio, diseño, calidad, etc.) y modificar su proceso para adaptarse a las necesidades del mercado.

Características de los Sistemas

1. Capacidad de Autodeterminación: Los sistemas generan mecanismos de autoorganización y autocontrol, como la división del trabajo y la especialización.
2. Sinergia: El sistema es un todo inseparable, superior a la simple suma de sus partes. El trabajo en equipo potencia los resultados individuales.
3. Recursividad: Un sistema puede ser independiente y coherente, aunque esté dentro de otros sistemas o contenga otros sistemas.
4. Entropía: Todo sistema tiende naturalmente a la destrucción o desorganización. La entropía negativa o negentropía permite a los sistemas regular su comportamiento y crecer.
5. Homeostasis: Los sistemas tienden a mantener un equilibrio interno, controlando los factores externos amenazantes. Por ejemplo, una empresa se adapta a la competencia capacitando a sus empleados.
6. Diferenciación: Los sistemas tienden a la especialización de funciones.
7. Equifinalidad: Hay muchas formas de alcanzar un mismo fin dentro de un sistema.

Clase N° 2 Viernes 11 de Abril

Trabajo: Exponer el viernes 25 de abril sobre una empresa a la cual se tenga acceso, aplicando los conceptos vistos en clase.

1. Definición de la empresa.
2. Explicación de un concepto visto en clase (ej. Retroalimentación).
3. Aplicación del concepto en la empresa.

Administración: Eficiencia y Eficacia

La administración busca la eficiencia (buen uso de los recursos) y la eficacia (logro de objetivos). Ambas deben ir unidas para alcanzar los fines con el mejor uso de los medios.

Reseña Histórica de la Administración: Escuela Clásica

Esta escuela considera al hombre como un ser racional y a la organización como una entidad independiente de su entorno. Sus exponentes son Max Weber y Frederick Taylor.

Características:

1. Normativa
2. Racional
3. Mecanicista

Frederick Taylor (Principios de la Administración Científica):

1. Estudio científico de los métodos de trabajo.
2. Selección científica de los obreros.
3. Aplicación de métodos científicos.
4. Armonización entre trabajadores y dirigentes.

Henry Fayol (Administración Industrial y General):

1. Clasificación de las actividades empresariales: Técnicas, Comerciales, Financieras, de Seguridad, Contables y de Administración.
2. Proceso Administrativo: Prever, Organizar, Mandar, Coordinar, Controlar.
3. Principios Administrativos: División del trabajo, Unidad de mando, Disciplina, Remuneración, Subordinación del interés particular al general, Jerarquía, Equidad, Orden, Estabilidad del personal, Unidad de dirección, Descentralización.

Clase N° 3 Viernes 18 de Abril

Dirección Lineal (Fayol)

Organización basada en la unidad de mando, con una estructura jerárquica rígida.

Ventajas:

1. Fortalece la disciplina.
2. Delimita la responsabilidad.
3. Modelo sencillo de comprender.

Desventajas:

1. Exagera la importancia de la autoridad.
2. Mucha responsabilidad en pocos jefes.
3. Falta de especialización.

Max Weber: Poder y Autoridad

Weber distingue entre poder (forzar la obediencia) y autoridad (obediencia voluntaria). Clasifica las organizaciones en:

1. Carismáticas: La autoridad emana del líder. Ventaja: aglutina a las personas. Desventaja: difícil reemplazo del líder.
2. Tradicionales: Basadas en costumbres, como las empresas familiares.
3. Racional-legales (Burocracia): La autoridad se ejerce a través de normas y procedimientos. Características: división del trabajo, jerarquía definida, reglas y procedimientos, relaciones impersonales.

Escuela de las Relaciones Humanas (Abraham Maslow)

Maslow propone la jerarquía de necesidades: fisiológicas, seguridad, amor/estima social, autorrealización.

Escuelas Modernas

Teoría de las decisiones y escuela de estrategias empresarial.

Planificación

Herramienta para prever el futuro de la organización.

Ventajas:

• Define cómo alcanzar los objetivos.
• Facilita el control.
• Facilita la asignación de recursos.

Visión

El sueño de los directivos que orienta a la empresa hacia el futuro.

Misión

El propósito principal y los valores que guían a los trabajadores.

Análisis FODA

Análisis interno (fortalezas y debilidades) y externo (oportunidades y amenazas).

Clase 4

Formulación de la Estrategia

Niveles Jerárquicos de la Estrategia

1. Nivel Corporativo: Estrategias que abarcan toda la organización.
2. Nivel de Negocios: Estrategias definidas por áreas del negocio.
3. Nivel Funcional: Estrategias relacionadas con la asignación de recursos.

Estrategias Competitivas

1. Liderazgo de Costos: Basado en el costo.
2. Diferenciación: Se diferencia por una característica única.
3. Alta Segmentación: Se enfoca en un nicho de mercado.

Ejecución e Implementación de la Estrategia

1. Formulación
2. Ejecución
3. Evaluación y Control

Evaluación o Control

Proceso para monitorear las actividades de la organización, corregir desviaciones y medir el cumplimiento de metas.

Problemas Comunes de la Planificación Estratégica

• Falta de apoyo de la alta dirección.
• Discrepancias entre objetivos y medios.
• Intereses contrapuestos con audiencias externas.
• Falta de comprensión de la estrategia.
• Intereses internos contrapuestos con los externos.

Clase 5

Proceso Administrativo

Etapas simultáneas: planificación, organización, dirección y control.

Organización

Proceso de creación de la estructura organizacional.

Propósitos:

1. Dividir el trabajo.
2. Asignar responsabilidades.
3. Coordinar tareas.
4. Agrupar responsabilidades.
5. Definir líneas de autoridad.
6. Distribuir recursos.

Diseño Organizacional

1. Especialización del Trabajo: Ventaja: mayor eficiencia. Desventaja: frustración profesional, desmotivación.

Cadena de Mando

Línea de autoridad formal. Conceptos clave: autoridad, responsabilidad, unidad de mando.

Amplitud de Control

Número de subordinados que un jefe puede dirigir eficientemente.

Centralización y Descentralización

Grado de concentración de la toma de decisiones.

Departamentalización

Agrupación de actividades en departamentos según diferentes criterios: funcional, productos, geográfica, procesos, clientes.

Formalización

Grado de libertad para realizar el trabajo dentro de la organización.

Organización Informal

Relaciones no establecidas formalmente, basadas en vínculos afectivos.

Elementos que contribuyen a la Organización Informal

1. Estructura de la amistad.
2. Estructura de poder (conocimiento, carisma, información, toma de decisiones).

Clase 6: 23 de Mayo

Administración de Recursos Humanos

Responsabilidad de todos los jefes, no solo del departamento de RRHH.

Áreas de Recursos Humanos

1. Área Administrativa/Operativa: Contratos, capacitación, remuneraciones, desvinculaciones, etc.
2. Área de Gestión: Estrategias y políticas de RRHH.

Subsistemas de Recursos Humanos

• Reclutamiento: Atraer postulantes idóneos (avisos, centros educativos, portal web).
• Selección: Definir perfiles, mecanismos de evaluación, participación de jefaturas, inducción.
• Remuneraciones: Reflejar responsabilidad y productividad, considerando el mercado.
• Evaluación del Desempeño: Medir el desempeño de los funcionarios. Sistemas de evaluación: tradicional, por resultados, 360°.
• Beneficios Sociales/Bienestar: Sindicatos, prevención.
• Desarrollo: Promoción (vertical) y rotación (horizontal). Beneficios de la rotación: control, motivación, multifuncionalidad.
• Desvinculación: Capacitación para la jubilación (oficios, apoyo psicológico).

Clase 7

Segunda prueba: 13 de Junio. Tercera prueba (recuperativa) y trabajo: 20 de Junio. 30 de Mayo 2008

Capacitación

1. Específica: Para funciones específicas.
2. Para el Cambio: Incorporación de nuevas tecnologías.
3. Para la Promoción: Preparación para ascensos.
4. Para la Desvinculación: Preparación para la jubilación (oficios, apoyo psicológico).

La capacitación debe ser evaluada en tres niveles: condiciones básicas, adquisición de conocimientos, cambio en el desempeño.

Modelo de Gestión por Competencias

El desempeño del empleado en un contexto determinado, incluyendo conocimientos, habilidades, motivación, personalidad, etc.

• Competencias Conductuales: Características personales (motivación, empatía, compromiso).
• Competencias Técnicas: Habilidades para el cargo.

Trabajo para el 20 de Junio

Entrevistar a un trabajador y definir sus competencias conductuales, técnicas y conocimientos necesarios para el cargo.

Comunicación

Transferencia y comprensión de significados.

Funciones:

• Control
• Motivación
• Expresión emocional
• Información

Barreras de la Comunicación Eficaz:

1. Filtrado
2. Emociones
3. Sobrecarga de información
4. Actitud defensiva
5. Lenguaje inapropiado
6. Diferencias culturales

Control

Verificación del cumplimiento de lo planificado.

Tipos de Control:

• A priori (ej. control de juridicidad)
• Concurrente (ej. control visual)
• A posteriori (ej. evaluación de resultados)
• Externo (ej. auditoría externa)
• Interno (ej. auditoría interna)

Clase 8
06.06.08

Auditoría

Examen para verificar el grado de adhesión a parámetros preestablecidos. Elementos: auditor, ente auditado, tercero interesado. Resultados: hallazgos, observaciones, recomendaciones.

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Contabilidad como Sistema de Información

Función: Registrar los hechos económicos. Objetivo: Entregar información para la toma de decisiones. Entradas: Hechos económicos. Salidas: Informes contables, estados financieros (balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, notas, dictamen de auditores).

Usuarios de la Contabilidad

• Internos: Administrativos de la empresa.
• Externos: Clientes, inversionistas, bancos, fisco, accionistas, trabajadores.

Estados Financieros

Balance General

Inventario de activos (bienes y derechos) y pasivos (obligaciones) a una fecha dada.

Activo

Recursos de propiedad de la empresa que generarán beneficios económicos futuros medibles.

Clasificación:

• Circulantes (beneficio < 1 año)
• Fijos (beneficio > 1 año)
• Otros activos

Pasivo

Obligaciones de la empresa con terceros.

Clasificación:

• Circulantes (pago < 1 año)
• A largo plazo (pago > 1 año)

Patrimonio

Derechos de los accionistas sobre la diferencia entre activos y pasivos.

Componentes:

• Capital (aporte de los dueños)
• Utilidades retenidas (reinversión de utilidades)