Funcions d'organització, gestió i control en l'empresa

Funció d’organització

És la funció que s’ha de desenvolupar després d’haver fet la planificació pertinent.

L’organització és aquella funció que té per finalitat dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l’empresa.

Etapes d’un procés d’organització

1. Determinar els nivells d’organització.
2. Atribuir les funcions a cada nivell de comandament.
3. Definir les relacions entre els diferents nivells d’organització.
4. Distribuir les funcions i els objectius destinats a cada persona que forma part de l’organització, agrupar-les en departaments.
5. Definir les vies de comunicació que tenen les persones que treballen a l’empresa en tots els sentits.

La comunicació a l’empresa

• Comunicació ascendent. És la que es forma verticalment de baix a dalt. S’origina en els empleats i finalitza a la direcció.
• Comunicació descendent. És la comunicació vertical que té el seu origen en la direcció i acaba en els treballadors.
• Comunicació horitzontal. És la que s’origina entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic, entre persones de diferents departaments. (cap direcció i cap comercial)

La dinàmica de grups i el treball en equip.

Un altre dels aspectes importants de l’organització de l’empresa és el treball en equip, cal que estigui coordinat i organitzat. Permet motivar al personal, solucionar problemes, obtenir millors resultats…

La motivació a la feina:

• Els diners
• Les expectatives de futur
• El reconeixement del treball
• La col·laboració en el treball

Models d’estructura organitzativa

LINEAL:

Es basa en el comandament, tothom depèn d'un superior, el qual dona ordres, i només se'n poden rebre d'aquesta persona. Per tant, cada persona està subordinada per un superior.

Avantatges: la simplicitat, la facilitat d'entendre's; les àrees i l'autoritat estan ben definides; cada treballador sap a qui ha d'obeir i és responsable davant un cap; la rapidesa en prendre les decisions.

Inconvenients: la falta d'especialització dels caps i una excessiva concentració d'autoritat, manca de flexibilitat i de motivació en els treballadors.

FUNCIONAL:

Hi ha especialistes els quals es dediquen completament a una tasca concreta, tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i cadascun d'ells desenvolupa la tasca en la que és especialista.

Avantatges: Disposa d'especialistes i cada empleat es dedica únicament a la seva especialitat. Qui promou les decisions no és la jerarquia sinó l'especialitat.
Inconvenients: Cada treballador pot rebre ordres de diferents caps, i a vegades poden ser contraposades i poden desembocar en conflictes de convivència.

EN LÍNIA I D’ASSESSORAMENT:

Té una estructura central de manera jeràrquica, amb un suport per part d'equips d'assessorament, que no tenen autoritat dins l'empresa.

Avantatges: permet l'intervenció d'especialistes que assessoren diversos departaments. Segueix la relació de comandament, cada persona depèn d'una altra, rep ordres només d'un cap.

Inconvenients: les decisions són lentes ja que s'han de consultar als departaments d'assessorament, poden haver-hi conflictes entre el personal i els departaments representen un cost adicional a l'empresa.

COMITÈ

Es caracteritza per la cooperació de diverses persones a l’hora d’assumir autoritat i responsabilitat: es comparteixen decisions.

Avantatges: les decisions es prenen des de diferents punts de vista

Inconvenients: es triga molt en prendre les decisions i problemes causats per tenir més d’una autoritat.

MATRICIAL

Té una estructura central de manera jeràrquica, amb un suport per part d'equips d'assessorament, que no tenen autoritat dins l'empresa.

Cooperació de diverses persones a l'hora d'assumir autoritat i responsabilitat, comparteixen decisions. les decisions les prenen conjuntament els caps de els departaments amb la fi d'obtenir una visió global d'aspectes que poden afectar la decisió

Avantatges: organització flexible, pot variar segons els projectes.

Inconvenients: s'han de saber combinar i coordinar totes les persones que intervenen en un projecte. poden sorgir conflictes entre els diferents directors.

VERTICALS: Posicions de més autoritat a dalt i menys autoritat per sota.
HORITZONTALS: Unitats de comandament a l’esquerra i les unitats que estan subordinades a la dreta.
RADIALS: Intenta crear impacte visual, al centre el nivells més alts de direcció.

L’organització informal és el conjunt de relacions personals i socials que no estan preestablertes per la direcció o organització de l’empresa, però que sorgeixen espontàniament quan les persones s’associen entre si.

Serie de circumstàncies

• Relacions personals entre els membres.
• L’aparició de líders espontanis a qüestions que no tenen a veure amb l’empresa.
• L’existència de problemes a l’empresa i la necessitat de fer reivindicacions.

Funció de Gestió

Nivells de gestió:

Gestionar vol dir intentar que les persones que formen l’empresa realitzin les tasques per aconseguir els objectius.

L’alta direcció: planificacions a llarg termini i tenen com a responsabilitat complir els objectius.

Nivell intermedi: S’encarregen de l’execució i control de la planificació general.

Nivell de gestió: Executen i controlen els processos que s’han d’assolir.

Funcions del directiu: McGregor

Teoria X

1. Tenen aversió al treball.
2. No tenen ambició.
3. Prefereixen que els manin.
4. No volen canvis i prefereixen mètodes coneguts.

Teoria Y

1. Volen treballar.
2. Creuen que l’energia que desprenen al treballar és la mateixa que al fer esport.
3. Tenen ambició, imaginació i creativitat.
4. Volen responsabilitat.

Funció de control

Controlar consisteix en verificar que tot surti tal com s’havia previst.

Etapes:

Marcar uns estàndars

Mesurar les activitats

Corregir les desviacions obtingudes