Funcions Directives: Planificació, Organització i Control

Funcions Directives

Planificació

Consisteix a fixar objectius, marcar estratègies per aconseguir-los, definir les polítiques de l'empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d'aconseguir els fins de l'empresa.

Etapes del procés de planificació:

1. Anàlisi de la situació de partida: S'analitza la situació actual de l'empresa i del seu entorn.
2. Fixació dels objectius: Es marquen els objectius i es concreten les fites on es vol arribar.
3. Creació d'alternatives o determinació de les línies d'actuació: Es marquen els diferents camins que duran l'empresa cap als objectius proposats.
4. Avaluació de les alternatives: Avaluar i analitzar cadascuna de les línies d'acció.
5. Elecció d'una de les alternatives: Es decideix quin pla s'executarà.
6. Control i determinació de desviaments: S'ha de fer un seguiment periòdic dels plans i corregir-los.

Característiques dels objectius:

1. Que siguin realistes i s'adaptin al moment en què es posin en pràctica.
2. Aprofitin les possibilitats de l'entorn.
3. S'estableixin prioritats entre els diferents objectius i subobjectius.
4. S'obtinguin amb el mínim de conseqüències imprevistes i que els seus costos siguin mínims.
5. Tots els subsistemes de l'empresa tinguin els recursos necessaris per obtenir-los.

Pressupostos: Són plans quantificats, són l'expressió numèrica del pla escrit.

Característiques de la planificació:

• Ha de servir per assolir els objectius.
• S'ha de basar en informacions i expectatives.
• Ha de ser rellevant i implicar tothom.
• Ha de permetre avaluar resultats.
• Ha d'establir tasques.

Avantatges de la planificació:

• Facilita la coordinació.
• Permet controlar la gestió dels directius.
• És una referència per a tots els plans.

Funció de control

Controlar consisteix bàsicament a verificar que tot surti tal com s'havia previst en fer la planificació, tant pel que fa als objectius generals en els nivells alts de l'organització, com els subobjectius més concrets en els nivells més baixos.

Tècniques de control:

• Auditoria: Verifica la planificació tant pel que fa a la comptabilitat com a la rendibilitat de recursos o a la gestió global de l'empresa, tot fent recomanacions per millorar. Auditoria interna (es duu a terme dins de la mateixa empresa), auditoria externa (la realitzen persones alienes a l'empresa que són professionals independents).
• Control de pressupost: Es tracta de controlar que la relació numèrica de la planificació es compleixi.
• L'estadística: Permet tractar les dades històriques d'un problema, treure'n conclusions i realitzar pronòstics.
• Centre de responsabilitat: Dins de l'empresa, es defineixen grups de persones amb objectius comuns, pels quals es defineixen ingressos i despeses.

Organització

Té per finalitat dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona de l'empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat.

Etapes d'un procés organitzatiu:

1. Determinar nivells d'organització: Aclarir la jerarquització de comandaments, en el sentit de definir qui dirigeix, controla i executa les tasques dins de l'empresa.
2. Atribuir les funcions de cada nivell de comandament: Assignar l'abast de la seva autoritat i responsabilitat, així com les persones que estan sota les seves ordres.
3. Definir les relacions entre els diferents nivells d'organització: Tots els nivells han d'estar coordinats i relacionats entre si.
4. Distribuir les funcions i els objectius destinats a cada persona que forma part de l'organització, de manera clara i concreta, i agrupar-les en divisions o departaments segons l'activitat que es vulgui.
5. Definir les vies de comunicació que tenen les persones que treballen a l'empresa en tots els sentits, és a dir, tant a dins com entre els departaments i cap a l'entorn extern de l'empresa.

Comunicació:

• Comunicació ascendent: És la que es forma verticalment de baix a dalt. S'origina en els empleats i empleades i finalitza en la direcció. La finalitat d'aquesta comunicació és que els que dirigeixen l'empresa coneguin els problemes dels treballadors.
• Comunicació descendent: Té origen en la direcció i acaba en els treballadors i treballadores. Finalitat: informar el personal dels objectius de l'empresa.
• Comunicació horitzontal: S'origina en persones d'un mateix nivell jeràrquic, és a dir, entre persones de diferents departaments.

Dimensions de l'organització:

• Centralització: Els nivells inferiors tenen més (descentralitzada) o menys (centralitzada) autonomia.
• Formalització: Quan hi ha molts procediments i regles. Ex: justícia, hospital, McDonald's.
• Complexitat de les tasques i varietat: Té dos aspectes diferents, d'una banda la quantitat de tasques diferents que fa el treballador i de l'altra, el control que té sobre la seva feina.

Organització formal: L'organització formal és l'estructura intencional definida i identificada en què l'empresa situa cadascun dels seus elements en el lloc que creu més adient. És una estructura a la qual s'han d'ajustar les persones que formen part de l'empresa i que cooperen entre si per assolir uns objectius predeterminats. Una de les condicions claus perquè l'organització formal funcioni és que cadascun dels seus elements sàpiga quin és el seu paper i la seva responsabilitat.

Departamentació:

• Per funcions: Els treballadors s'organitzen segons la seva especialització i, per tant, la seva capacitat d'acord amb la feina que han de realitzar.
• Per producte: S'utilitza en empreses que fabriquen més d'un producte.
• Per processos: El treball s'organitza per les fases que componen qualsevol cadena de producció.
• Per zones geogràfiques: S'organitza el personal de manera que conegui la zona on està destinat el producte i que els clients estiguin més ben atesos.

Comunicació:

• Relacions lineals: Es produeixen quan hi ha un lligam entre les ordres, en el sentit que una persona mana i l'altra obeeix.
• Relacions de staff: Tenen com a finalitat l'assessorament per part d'especialistes.
• Relacions funcionals: Conjunt d'especialistes en un sol tema que tenen autoritat i responsabilitat sobre tot el que fa referència a la seva especialització.

Models d'estructura organitzativa:

• Model lineal: Tothom depèn d'un superior, que és qui dóna les ordres. Avantatges: simplicitat, autoritat i àrees ben definides.
• Model funcional: Es caracteritza per l'existència d'especialistes que dediquen tot el seu esforç a una tasca concreta. Avantatge: es pot disposar d'especialistes dins de la mateixa empresa i els empleats i empleades es dediquen a la seva especialitat.
• Model en línia i d'assessorament: Els especialistes assessoren diversos departaments. L'inconvenient és que les decisions són lentes.
• Model en comitè: Cooperació de diverses persones a l'hora d'assumir autoritat i responsabilitat, es comparteixen decisions. L'avantatge és que les decisions es prenen des de diferents punts de vista.
• Model matricial: Hi ha una doble autoritat, cada persona rep, per una banda, instruccions del director o directora del projecte i, per l'altra, del director o directora del departament funcional.
• Model simple: Hi ha una persona que pren totes les decisions. Els treballadors realitzen tasques variades.