Funciones Clave y Dinámicas de la Comunicación en las Organizaciones

Funciones de la Comunicación

La comunicación en el entorno organizacional cumple cuatro funciones principales:

• Control: La organización posee una jerarquía de autoridad y normas estrictas.
• Motivación: Esclarece a los empleados lo que deben hacer, la eficacia con la que lo están llevando a cabo y qué medidas tomar para mejorar el rendimiento.
• Expresión emocional: La comunicación permite la expresión emocional de sentimientos dentro del equipo.
• Información: Proporciona la información que necesitan los individuos y los grupos para tomar decisiones, pues aporta datos para identificar los problemas y las posibles alternativas para superarlos.

Proceso de Comunicación

Componentes Principales

• Emisor
• Mensaje
• Canal
• Receptor
• Nexo final

Fuentes de Distorsión

Si el emisor realiza la codificación con poco cuidado, el mensaje quedará distorsionado debido a ruidos, malos símbolos o confusión.

Direcciones de la Comunicación

• Ascendente: Fluye hacia un nivel superior, permitiendo conocer el progreso, los problemas actuales y cómo mejorar.
• Descendente: Se trata de la comunicación que fluye de un nivel determinado hacia otro inferior. La utilizan los líderes y gerentes para asignar metas, tareas y políticas.
• Horizontal: Se da entre miembros de un mismo grupo de trabajo, ahorra tiempo y facilita la coordinación.

Redes de Comunicación

Son los canales por los que fluye la comunicación. Pueden ser formales o informales. Las formales son verticales, siguen la cadena de autoridad y están limitadas a las comunicaciones relacionadas con el trabajo.

Comunicación No Verbal

Incluye movimientos corporales, entonación, expresión facial y distancia física.

Barreras a la Comunicación

• Filtración: Hace referencia a la manipulación de la información por parte del emisor con el objeto de que sea vista de forma más favorable.
• Percepción selectiva: Los receptores ven y oyen de modo selectivo sobre la base de su propia percepción.
• Emociones: El estado de ánimo del receptor en el momento en que le llega un mensaje influye notablemente.
• Lenguaje: Las palabras significan cosas distintas para personas distintas.

Alternativas para Mejorar la Comunicación

• Retroalimentación: Muchos problemas de la comunicación se deben a malentendidos que la retroalimentación ayuda a resolver.
• Simplificar el lenguaje: El emisor tiene la obligación de hacer fácil el entendimiento del lenguaje al receptor.
• Escuchar activamente: Prestar atención plena al mensaje recibido.
• Controlar las emociones: Evitar que los estados de ánimo distorsionen la transmisión del significado.

Dinámica de Grupos en el Entorno Laboral

Ventajas de los Grupos

• Información y conocimiento más completos.
• Aumento de la diversidad de puntos de vista.
• Mayor aceptación de una solución.
• Los grupos tienen el potencial para emplear la división del trabajo.
• Motivación e inspiración por ser miembros de un equipo.

Desventajas de los Grupos

• Lentitud: Ocasionada al reunir al grupo y generar una interacción ineficiente.
• Presiones de conformismo: El deseo de ser aceptados propicia la disolución de discrepancias.
• Dominio de unos cuantos: Si los dominantes son de capacidad baja, baja la eficacia grupal.
• Responsabilidad ambigua: En una decisión colectiva, se diluye la responsabilidad individual de los miembros.