Funciones de la Administración: Planificación, Organización y Control

Funciones de la Administración

Se definen cinco funciones específicas:

• Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
• Organización: Proceso de distribuir el trabajo entre grupos para alcanzar determinadas metas.
• Dirección: Dirigir las actividades para que se lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
• Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
• Control: Asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

Concepto de administración: Proceso de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Planificación

Es decir por adelantado qué hacer, cómo, cuándo y quién ha de hacerlo, cubriendo ese espacio que queda entre donde estamos y donde queremos ir. De todos modos, hay factores fuera de control que pueden interferir con los planes. Podemos decir que la tarea de la planificación es exactamente: minimizar el riesgo y maximizar las oportunidades. La planificación precede a la ejecución de todas las funciones.

Importancia de la Planificación

Sin un plan no se puede dirigir con confianza ni es que los demás le sigan, no se tiene posibilidad de alcanzar las metas ni saber cuándo ni dónde se desvían del camino. Requiere una inversión, cuya recuperación y beneficios se producen por medio de resultados más efectivos, económicos y rápidos.

Utilidad de la Planificación

Los planes eficientes afectan positivamente el futuro de toda organización y representan beneficios:

• Reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia, y fija los estándares para facilitar el control.
• Reduce la incertidumbre.
• Disminuye el riesgo del fracaso.
• Reducción de los costos, utilización adecuada de los recursos.
• Reducción de trabajo improductivo, los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados.
• Establece un sistema racional de toma de decisiones, se eliminan improvisaciones.
• Reduce los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
• Hace que los gastos totales se reduzcan al mínimo.

Limitaciones de la Planificación

Consume tiempo y dinero, ya que requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, siendo además costoso.

Organización

La eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecido lo que se quiere hacer, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlo.

Concepto

Encontramos distintas definiciones de organización, las que se agrupan según distintas concepciones:

1. Como función-proceso.
2. Como resultado de la función.
3. Como grupo.

Organización como Función-Proceso

Se define la organización como una de las funciones a desarrollar por los administradores. El principal autor es Henri Fayol: “Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos necesarios para su funcionamiento: materias primas, herramientas y útiles, capitales, personal, etc.”.

Organización como Resultado de la Función

Como el resultado de la ejecución de la función por parte de los administradores. 2 enfoques: Estructural y Operativo.

• Estructural: Define la organización como algo estático poniendo énfasis en la estructura, el armazón dentro y mediante el cual se llevan a cabo las responsabilidades de la dirección, la delegación de las responsabilidades, la coordinación de las actividades y la motivación de quienes forman parte.
• Operativo: Al contrario del anterior, define la organización como algo dinámico, poniendo énfasis en los métodos y procedimientos de trabajo. Es algo más que el armazón, se refiere a todo el cuerpo con todas sus funciones correlativas. Es el conjunto de procedimientos mediante el cual un gran número de personas se relaciona entre sí para establecer y analizar unas finalidades previamente señaladas.

Organización como Grupo

Se sustenta en la necesidad de cooperación, las personas se agrupan para lograr objetivos que individualmente serían muy difíciles de alcanzar. Kliksberg establece una serie de rasgos que caracterizan a una organización:

1. Su carácter de institución social.
2. El centro es un sistema racional coordinado de actividades desempeñadas por sus integrantes.
3. Las relaciones entre las actividades constituyen la estructura de la misma.
4. Tienden a determinados fines.
5. Las características, el comportamiento y los objetivos son indicios por las características del medio económico, político, cultural y social donde se desenvuelven.

Principios de la Organización

1. Unidad de dirección.
2. Simplificación de funciones.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.
4. Centralización de la autoridad.
5. Autoridad jerárquica.
6. Correspondencia de autoridad y responsabilidad.
7. Unidad de mando.
8. Difusión.
9. Límite de subordinados.
10. Sistematización.
11. Continuidad.

Importancia de la Organización

1. Mantiene la continuidad ya que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes como la expansión o contracción, elaboración de nuevos productos, etc.
2. Se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, lo que reduce los costos e incrementa la productividad.
5. Contribuye a reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos al delimitar las funciones y responsabilidades.

Tipos de Organización

Formal e informal.

• Formal: Es la organización planeada, basada en una división del trabajo racional y en la integración y diferenciación de sus integrantes de acuerdo con algún criterio establecido por los que la manejan. Consta de una estructura organizativa que es la forma en que se ordenan las unidades administrativas y las relaciones entre las mismas. Estas son: órganos, cargos y puestos.
• Informal: Surge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Comprende los aspectos del sistema que no han sido planeados.

Estructura de la Organización

En el proceso de formación de la estructura organizativa hay una serie de etapas. Una de ellas es la departamentalización, cuyo objetivo es lograr que la organización se estructure mediante la creación de unidades especializadas aptas para operar con eficiencia.

Departamentalización

Para ello es conveniente observar la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberá relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Autoridad

Es la facultad dada a una persona dentro de una organización para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados. Hay tres tipos de autoridad: formal (lineal o funcional), técnica o staff, y personal.

Delegación de la Autoridad

Concesión de autoridad y responsabilidad de un superior hacia un subordinado. Está relacionada con el problema de los niveles jerárquicos que estas suponen, se plantea el problema de centralización o descentralización administrativa, la cual depende de: tamaño de la empresa, capacidad y experiencia de los jefes y la cantidad de controles que puedan establecerse.

• Centralizada: Delega poco y conserva en los altos jefes el máximo control, reservando a estos el mayor número de decisiones.
• Descentralizada: Delega en mucho mayor grado la facultad de decidir y conserva solo los controles necesarios en los altos niveles.