Formatos de planeación operativa

1.- ¿Que es la Planificación?

Es una función básica de la administración que tiene como misión determinar:

• ¿Qué debe hacerse?
• ¿Quién debe hacerlo?
• ¿Dónde, Cuando y Como debe hacerse?

Para lograr los mejores resultados, en el tiempo apropiado y de acuerdo con los recursos que se disponga.

Para planificar el administrador debe investigar, averiguar, indagar, para obtener un conocimiento o una visión aproximada de lo que sucederá en el futuro para definir los planes de acción necesarios para lograr los resultados que se desean.

La planificación es un plan anticipado de una actividad de acuerdo de una evaluación racional entre fines y medios. Se dice también que la planificación es prever, predecir, adivinar el futuro.

2.- Importancia de la planificación para la gerencia

       Sin un plan no habría propósito para el cual organizar. No sabríamos el tipo de persona que necesitamos. No tendríamos necesidad de control. La planificación es un compromiso.  Es un esquema básico para cambiar la empresa. La Planificación es una herramienta que permite al gerente llevar con éxito su rol gerencial. El plan permite al gerente efectuar el control y el cumplimiento de las acciones consideradas.

3.- Tipos de Planes

• Planes a (Largo Plazo): Se extienden más allá de 5 años. Por Ejemplo: buscar establecerse en los países extranjeros para  el año 2017.
• Planes a (Mediano Plazo): Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años. Por Ejemplo: crecer a 8 oficinas regionales del 2011 al 2016.
• Planes a (Corto Plazo): Por lo general se extienden a un año o menos. Por Ejemplo: el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2011 y un objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el mes de Abril.

Pirámide DIRECTIVA

• Nivel Estratégico o Corporativo           (Alta Gerencia)

  
  Se extienden más de 5 años. Visión de toda la organización.

• Nivel Táctico o Gerencial                    (Gerencia Media)

  
  Cubren periodos de 1 a 5 años.  Gerente de área más específica.

• Nivel Operativo o Funcional               (Operativa)

  
  Se extienden a un año o menos. Directivos que dirigen a los grupos de trabajo que hacen las tareas operativas de forma rutinaria.

4.- Etapas de la Planificación Estratégica

• Análisis  F.O.D.A

  
  

• Análisis Externo:

  
  Oportunidades y Amenazas, Son Acciones indirectas, pueden o no resultar.

• Análisis Interno:

  
  Fortalezas y Debilidades, actúan directamente y ejecutan acciones inmediatas.

OTRAS ETAPAS

• Misión:

  
  Razón de ser de la organización. Sirve de herramienta de dirección estratégica, valores y principios detrás de la organización, la hacen diferente.

• Visión:

  
  Gran Objetivo. Sueño empresarial. Sueño de ver a la organización en un horizonte de tiempo. Como queremos tener la empresa a futuro.

• Objetivo

  
  Es la guía que permite concretar y dirigir los esfuerzos, se puede tomar como punto de referencia que muestra el grado de acierto en el desempeño, tomando en cuenta a que se dedica cada departamento. Muestra la descripción de los resultados que se quieren logran.

• Metas:

  
  Estados futuros deseados a Corto Plazo.

• Estrategias:

  
  Es la respuesta a las preguntas:

1. ¿Dónde está mi Organización?
2. ¿Dónde Quiero llegar?
3. ¿Cómo lo Puedo hacer?

5.- ¿Qué es la Planeación?

Planear consiste en determinar con anterioridad el marco de acción que se va a llevar a cabo. Cuando el gerente planea está estructurando el desarrollo de una acción para el futuro utilizando premisas analíticas y limitaciones, en forma coordinada y consciente a fin de conseguir unos objetivos o metas propuestas.

La planeación, por ser un trabajo mental, es un subsistema intelectual que requiere una predisposición a meditar antes de actuar, basándose en la innovación y en la creatividad, pilares básicos para lograr una planeación dinámica, consciente del cambio, presionado por la influencia permanente del medio ambiente.

6.- Importancia de la Planeación

La planeación es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida. La planeación es importante porque reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables.

La planeación, no sólo en el campo de la producción, es económica sino en la generalidad de todos los planes de la dirección, debido a que la planeación contribuye a la ordenación de las actividades, a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.

La planeación es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización.

Una vez que el administrador termina la fase de la planeación no queda libre de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando si se desea éxito, porque las organizaciones están cambiando en forma permanente, influidas por su medio ambiente.

7.- Principales tipos de Planeación Administrativa

Los planes los podemos clasificar en:

• Objetivos
• Políticas
• Procedimientos
• Reglas
• Proyectos
• Programa
• Presupuesto

• OBJETIVOS

Los objetivos son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.

Los objetivos deben establecerse en la forma más clara que sea posible, para poder concretar a los subalternos en las metas que deben alcanzar.

• POLÍTICAS

Las políticas son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Las políticas que se tracen deben marcar áreas específicas que aseguren el logro de las metas; por ello la formulación de las políticas debe partir de hechos y no de reflexiones personales, ni de decisiones oportunistas.

Las políticas deben ser expresadas en forma clara y precisa para que puedan ser interpretadas, ayudando así considerablemente a la realización del trabajo administrativo.

Hay que dejar en claro que las políticas deben ser amplias, es decir, dejar un margen para que el subordinado pueda juzgar discrecionalmente. De no darse, este margen sería una regla.

Ejemplo de política de ventas:

• Dar crédito sólo a organizaciones de gran prestigio.
• Devolvemos su dinero sin hacer preguntas.

• PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización.

Los procedimientos permiten canalizar todas las actividades de la organización hacia sus objetivos primarios, contribuyendo a la delegación de la autoridad en los subalternos con la certeza de que se ajustan a los objetivos y políticas de la organización. Los procedimientos son guías de acción y no de razonamiento, para sentar criterios.

• PRESUPUESTO

Un presupuesto es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.

El presupuesto puede ser dado en unidades de tiempo, unidades de materiales, hombre hora, horas máquinas, en términos financieros o en cualquier otro término numérico. En la mayoría de los casos, los presupuestos se dan en términos monetarios, debido a que las unidades monetarias son las más utilizadas.

• REGLAS

Las reglas son guías de acción, más que para el pensamiento. Se diferencian de los procedimientos en que no hay secuencia en el tiempo de las políticas, se diferencian porque éstas orientan el pensamiento de quien corresponde tomar decisiones dejando margen para juzgar discrecionalmente; en cambio, las reglas son guías de acción, pero no permiten discreción en su aplicación.

• PROGRAMA

Un programa es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.

• PROYECTO

Un proyecto es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.

PLANEACIÓN A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

Para determinar la planeación a corto, largo o mediano plazo es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

• La clase de negocio.
• Importancia de la organización.
• La clase de industria dentro de la cual se encuentra la organización.
• El capital de la organización.
• Sistema económico, político, social.
• Nivel jerárquico del ejecutivo.
• Otros.

En términos generales en las organizaciones, cuando la planeación se hace de seis meses o doce meses de habla de la Planeación a Corto Plazo.

Cuando la planeación se hace de uno a tres años se habla de la Planeación a Mediano Plazo.

 Cuando la planeación se hace de tres a cinco años se habla de la Planeación a Largo Plazo.