Facturación Electrónica y Seguridad Digital en el Comercio Moderno

CDI05: Marco Legal y Normativa de la Facturación Electrónica

El marco normativo se sustenta en la Ley 59 de 2003 (artículos 3.4 y 3.8) y la Orden EHA/962/2007.

1. Beneficios de la Factura Electrónica (FE)

1.1) Desde la perspectiva de las instituciones

• Administración: Fomento de las nuevas tecnologías, gestiones administrativas más eficientes, disponibilidad permanente de los datos y contribución a la conservación del medio ambiente.
• Empresas: Reducción de los costes de emisión, gestión administrativa eficiente, ahorro en espacio físico y gestión documental, aportación de valor añadido a los clientes y disminución del fraude.
• PYME: Permite la delegación de procesos en empresas externas especializadas.

1.2) Desde un punto de vista integral (Ventajas Generales)

• Disminución general de costes y ganancia de eficiencia operativa.
• Integración directa con sistemas ERP.
• Reducción de tiempos de procesamiento y mejora en la eficiencia de la tesorería.
• Contribución a la sostenibilidad medioambiental.
• Automatización de los procesos administrativos y contables.
• Optimización en la gestión de errores y uso eficiente de los recursos financieros.

Requisitos del Sistema

Requisitos para el Emisor

• Disponer de un equipo informático (PC).
• Utilizar formatos de archivos estándar como PDF, XML o DOC.
• Mantener los mismos datos obligatorios en la Factura Electrónica que en la convencional.
• Contar con el consentimiento explícito del receptor.
• Garantizar la veracidad de las facturas emitidas.
• Almacenar copias de seguridad o asegurar la posibilidad de reconstruir los documentos.

Requisitos para el Receptor

• Disponer de un equipo informático (PC).
• Contar con el software necesario para la validación de las firmas electrónicas recibidas.
• Almacenar las facturas en su formato original.
• Disponer de elementos de búsqueda para la gestión documental.

Es fundamental que quien recibe la factura posea un mecanismo de validación de Firma Electrónica asociado al documento, el cual debe ser suministrado por el emisor. Asimismo, se debe garantizar que el formato se conserve legible a lo largo del tiempo.

Software de Facturación Electrónica (FE)

• FactOffice: Complemento gratuito para Microsoft Word.
• Hazteunafactura: Solución a través de entorno web que permite la descarga y envío al cliente.
• Endeve: Solución modular, gratuita en su versión web hasta un límite de 100 facturas.
• Zoho Invoice: Versión gratuita hasta 5 facturas; permite simplificar la carga de datos mediante cuentas de Facebook o Google.
• Hacienda (Facturae): Formato y software oficial promovido por la Agencia Tributaria.

Organismos Reguladores y Comercio Internacional

• OMC (Organización Mundial del Comercio): Se ocupa de las normas que rigen el comercio entre países a nivel mundial.
• UE (Unión Europea): Encargada de establecer y ejecutar las normas de la Unión Aduanera y las relaciones comerciales internacionales.
• ICEX (España Exportación e Inversiones): Organismo de ayuda a las empresas españolas en su expansión y comercio exterior.
• Cámaras de Comercio: Instituciones orientadas al comercio local y a la protección de los intereses empresariales.

Seguridad Informática y Protección de Activos

El software de seguridad tiene como objetivo proteger la información, la infraestructura computacional y a los usuarios frente a diversas amenazas.

Amenazas Comunes

• Virus informáticos.
• Spyware (programas espía).
• Phishing (suplantación de identidad).

Herramientas de Protección

• Antivirus: Ejemplo: McAfee.
• Anti-spyware: Ejemplos: Spybot, Ad-Aware.
• Firewall (Cortafuegos): Barrera de protección para la red.