Evaluación de Sistemas de Control y Procedimientos Operacionales en Auditoría
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Cuestionario Fundamentos de Control y Auditoría Administrativa
A continuación, se presenta la revisión y corrección del documento sobre la función de sistemas y procedimientos en la auditoría.
I. Preguntas Clave en el Estudio de Sistemas y Procedimientos
Al estudiar la función de sistemas y procedimientos, el auditor necesita plantear las siguientes preguntas:
- ¿Está bien ubicada la estructura de la organización?
- ¿Tendrá el personal encargado de la misma la preparación y experiencia necesaria para realizar el trabajo?
- ¿Se tiene implantado un programa claro y se desarrolla la acción necesaria para el debido cumplimiento?
- ¿Es satisfactoria la productividad del personal existente?
II. Definición y Propósito de los Métodos de Control
¿Qué son los métodos de control?
Son los instrumentos por medio de los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.
Necesidad del Método de Control
En toda actividad funcional específica se necesita el método de control a efecto de comparar las realizaciones con los planes previos.
III. Especificación del Sistema de Control
En el sistema de control apoyado por un procedimiento se especifica cómo, cuándo y por quién habrá de llevarse a efecto el plan. Cite un ejemplo:
- En el control de los salarios se necesita realizar y aprobar todo cambio en los mismos. Generalmente, los cambios de salario se aprueban dentro de unos límites específicos, según el programa de sueldos y salarios, y de conformidad con la política que gobierne la región.
IV. Requisitos para un Control Eficaz
¿Qué se debe hacer para que exista un control eficaz en cualquier tarea?
Tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma.
V. Función de la Auditoría Administrativa
La función de la auditoría administrativa es comprobar el desempeño y evaluar la eficacia del control.
Causas del Control Deficiente
El control deficiente puede ser resultado de:
- Fallas en los registros y procedimientos.
- Falta de observancia de los sistemas de supervisión.
- Normas de administración insuficientes.
VI. Operación y Relaciones Organizacionales
Medios de Operación
Los medios de operación son necesarios por ser un constante examen, así como análisis y evaluación de dichos medios.
Implicaciones de la Operación Empresarial
La operación de toda empresa implica mantener la adecuada relación o relaciones entre las diversas funciones a efecto de conseguir los mejores resultados.
Los cambios en la economía del país afectan la operación de la organización.
Logro del Éxito Empresarial
El éxito en las empresas se consigue principalmente haciendo que las operaciones se realicen en forma eficaz y luchando siempre por perfeccionar las cosas.
VII. Rol del Auditor en la Valoración Financiera y Operativa
Valoración del Auditor Administrativo
Le corresponde al auditor administrativo valorar el presupuesto y compararlo con los resultados de la operación.
Control de Costos
El control de costos desempeña un papel importante en muchas empresas, y es en este renglón donde el auditor debe buscar defectos e irregularidades en la operación.
VIII. Evaluación del Personal y Políticas
Evaluación del Personal
La evaluación del personal comprende una valoración de las prácticas que se siguen en relación al mismo y una revisión para determinar la capacidad, puntos débiles y fuertes de la gente que figura en la nómina.
Políticas y Procedimientos de Personal
Las políticas y procedimientos de personal se asientan por escrito, y le corresponde al auditor revisarlos acuciosamente para ver que estén completos, comprobando si reflejan bien la filosofía de la dirección con respecto a las relaciones industriales.
En la auditoría administrativa de personal se debe atender al sistema que se sigue para llevar registros y a la preparación y trámite de los informes de personal.
IX. Gestión de Activos y Medición de Desempeño
Aprovechamiento de Equipo e Instalaciones
Las empresas que utilizan mejor y aprovechan por más tiempo su equipo e instalaciones suelen ser aquellas que cuentan con un programa de mantenimiento preventivo y con un jefe de mantenimiento capaz.
Necesidades de Información Cuantitativa
La medición cuantitativa es el número de unidades mensurables de cada clase de tarea realizada o las horas-hombre requeridas para elaborar una cantidad de unidades iguales.
Necesidades de Información Cualitativa
Un ejemplo de necesidades de información cualitativas sería la frecuencia relativa de errores ocurridos en cada tipo de operación.
Utilidad de los Métodos Estadísticos
Los métodos estadísticos son de gran utilidad para la medición de datos. Por ejemplo, el trazado de mediciones de cualidad en una gráfica de control tan pronto como sea posible después de conocidos los resultados de inspección, muestra las causas de variaciones que pueden desembocar en problemas y, por tanto, exigen atención para ser corregidas.