Evaluación y Selección de Ofertas de Proveedores: Factores y Descuentos Clave
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Evaluación de las Ofertas de Proveedores
Para evaluar y comparar la información recibida de los proveedores, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Preselección de Ofertas
Consiste en eliminar de la lista a aquellos proveedores que no se ajustan a nuestras condiciones principales.
2. Elaboración de Fichas de Proveedores
Se debe completar una ficha por cada proveedor que contenga:
- Datos de identificación de la empresa.
- Productos que puede suministrar.
- Condiciones comerciales que ofrece.
3. Creación de un Cuadro Comparativo de Ofertas
Este cuadro resumen debe reflejar datos como:
- Precio.
- Calidad.
- Forma de pago.
- Plazo de entrega.
- Otras condiciones ofrecidas por cada proveedor.
Factores de Selección de Proveedores
Los elementos que se van a valorar en las ofertas se agrupan en diversos factores:
Factores Económicos
Se dividen en:
- Precio unitario.
- Descuentos comerciales y rappels.
- Gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.
- Plazo de pago.
Generalmente, se escogerá la oferta con el menor importe total. Si hay dos proveedores con precios similares, se optará por el de mejor calidad.
Factores de Calidad
Son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto. Se deben analizar las muestras recibidas, ya que el producto debe reunir ciertas características o una calidad determinada. A igualdad de calidad, se elige el más económico.
Factores de Servicio
Comprenden aspectos comerciales como:
- Plazo de entrega.
- Servicio postventa.
- Atención al cliente.
- Prestigio del proveedor.
- Periodo de garantía.
- Aceptación del producto en el mercado.
Estos aspectos son importantes, ya que no siempre la calidad y el precio son los únicos factores determinantes.
Factores Técnicos
El objetivo es determinar si la empresa tiene los medios, equipos y conocimientos necesarios para cumplir con las especificaciones del producto.
Factores Financieros (Solvencia Financiera)
Determinan la solidez financiera de la empresa. Un proveedor sin capacidad de financiación no podrá invertir en nuevas tecnologías ni en I+D, lo que afectará su competitividad.
Factores de Recursos Humanos
Un buen clima laboral, junto con personal bien preparado y motivado, permitirá al proveedor desarrollar productos y servicios de calidad.
Proceso de Valoración y Visita a Proveedores
El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores. Sin embargo, es crucial asegurarse de que lo que se ofrece es cierto. Por ello, el comprador debe visitar la empresa del proveedor para verificar la veracidad de la oferta.
Factores Relacionados con el Producto y el Proveedor
Estos factores están relacionados con:
- Las características técnicas y la facilidad de uso del producto.
- La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.
- La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.
- La confianza y el entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro.
Negociación con Proveedores
La negociación es una práctica habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Se utiliza para que mayoristas y detallistas compren productos a precios que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.
Durante la negociación, además de ajustar los precios, se establecen acuerdos sobre:
- Descuentos.
- Plazos de pago.
- Condiciones de transporte.
- Envases y embalajes.
- Otros servicios.
Tipos de Descuentos en la Negociación
Los descuentos más utilizados son:
- Descuento comercial: Porcentaje aplicado sobre la lista de precios del proveedor. Los fabricantes conceden este descuento a mayoristas que realizan funciones de almacenaje y distribución (descuento funcional). Permite al mayorista vender a los precios listados por el fabricante y obtener beneficios.
- Descuento por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. Estimula el pronto pago y permite al comprador adquirir el producto a un coste más bajo. Si el comprador tiene recursos limitados, puede solicitar un préstamo, obteniendo ganancias y mejorando su reputación ante el proveedor.
- Descuentos por volumen de compra (Rappels): Se conceden por compras de gran volumen. Pueden ser:
- Rappels acumulativos: Se calculan sobre el importe total de las compras o el número de unidades adquiridas en un periodo determinado.
- Rappels no acumulativos: El descuento se aplica a la cantidad adquirida en un solo pedido.
- Descuentos de temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con antelación, permitiendo al fabricante planificar mejor la producción.
- Descuento promocional: Reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante, por ejemplo, a través de publicidad.
Plazos de Pago
Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda. Se inicia el día en que el vendedor emite la factura y finaliza el día que figura en este documento como fecha de vencimiento. Los plazos más utilizados son:
- Pago a plazo ordinario: La fecha de pago coincide con la fecha de la factura, generalmente, la fecha de entrega de la mercancía.
- Pago con plazo a crédito: El vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura. Estimula las compras anticipadas y el comprador no tiene que pagar hasta haber vendido los productos.
- Pago con plazo extra: Se conceden días adicionales antes del pago sin aplicar recargos.
- Pago a partir de FDM (Fin De Mes): El plazo se inicia a finales del mes en el que se realizó la compra, no a partir de la fecha de la factura. Varias compras del mismo mes se pagan juntas a final de mes.
- Pago bajo la condición COD (Cash On Delivery): El pago se realiza en el momento de la recepción de la mercancía. Se utiliza en compras por correo con pago contra reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente.