Evaluación y monitoreo de proyectos

Quien evalua?

Evaluación interna: se lleva a cabo por la organización gestora del proyecto

Evaluación participativa: incluye a los beneficiarios a establecer prioridades

Evaluación mixta: combina la evaluación interna y la participativa

Evaluación externa: es realizada por personas ajenas a la institución. 

Las estrategias para realizar un monitoreo pueden referirse a:

- Participaciones en reuniones de trabajo del personal

- Observación de actividades de capacitación

- Desarrollo del propio proceso de trabajo

Esto nos ayudara a generar información que ayude a los actores a reorientar los planes cuando así se requiera y para la toma de decisiones con respecto al uso y asignación de los recursos.

Durante el monitoreo

Para este tipo de evaluación se propone la utilización de procedimientos de monitoreo basado en indicadores que permitan el acompañamiento del proceso a través de controles

El monitoreo:

ü Revisa el plan y compara con lo que se está desarrollando

ü Observa la adecuación entre las funciones a desempeñar y la competencia de los responsables

ü Controla los tiempos, actores, estrategias, recursos y resultados inmediatos 

FINALIDAD:

Para poder introducir previsiones, correcciones o cambios oportunamente, tanto políticos como operativos, que permitan enfrentar las desviaciones que se vayan presentando en la ejecución de las acciones. Esto permite una comprobación continua del plan adoptado y valorar su aceptación por el equipo ejecutor. El foco de esta evaluación está en las propias acciones y no en los objetos o metas del plan.

El seguimiento efectivo debe contemplar los siguientes aspectos:

- Debe ser conducido de forma regular

- Venga como este, no se necesitan presentaciones adornadas

- Use data real para evaluar el desempeño, no se debe usar ni opiniones ni anécdotas

- Mantenga un clima honesto y de apertura

- Evalúe los aspectos básicos del proyecto primero, seguido de la información sobre las actividades consideradas como esenciales para el futuro del plan.

- Cuando conduzca una evaluación es importante que el gerente mantenga una actitud calmada y no amenazadora

FALTA DE SEGUIMIENTO PERIÓDICO Y DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO:

No importa cuán extraordinario sea nuestro plan, si su progreso no es evaluado periódicamente, el plan va a fracasar en precipitar el cambio requerido. La gente quiere trabajar en aquellas cosas que son importantes. Si nadie pregunta acerca del progreso del plan, la gente va a percibir que las actividades derivadas de él no son importantes. El proceso de seguimiento es quizás el paso más importante en el proceso de planificación.

El seguimiento efectivo debe ser propuesto en agenda, un calendario de reuniones para el seguimiento es un buen método para comunicar cuando será realizado el seguimiento. La gente necesita saber que el seguimiento siempre ocurrirá y que se espera de ellos que presenten el estado de la situación de los aspectos fundamentales de su área y también de los objetivos de futuro de los que son responsables en el plan estratégico

Es importante que el proceso de seguimiento incluya data específica. Usar indicadores válidos para cuantificar el proceso nos ayuda a concentrarnos en los aspectos esenciales, a hacer planteamientos como ¿por qué no hemos logrado la meta?

ü Las evaluaciones de seguimiento efectivas requieren que el o los responsables del proceso traigan a la reunión toda la data de soporte necesaria

ü Los aspectos básicos del proyecto deben ser evaluados primero. Generalmente estos aspectos se estarán comportando como se espera y por lo tanto esta parte del proceso de seguimiento debe ser relativamente rápida, no es necesario dedicar demasiado tiempo a cosas que están marchando bien

ü Si el desempeño de un aspecto básico del proyecto sobrepasa los límites previstos durante el periodo evaluado, los evaluadores deben describir la situación y las acciones tomadas para resolver el problema y prevenir que el mismo se vuelva a presentar

ü Después de revisar los aspectos básicos, se deberían evaluar los progresos para alcanzar los objetivos futuristas. Esta evaluación debe hacerse comparando lo que se esperaba lograr contra lo que se logró. Toda desviación debería ser analizada en profundidad hasta encontrar su causa raíz.

ü Con base en la comparación de la causa raíz, las implicaciones deberían ser discutidas hasta llegar a acuerdos sobre los resultados esperados en el periodo contemplado hasta el próximo seguimiento.

DESPUÉS:

Valorar, interpretar y juzgar los resultados del programa o plan, esto nos va a permitir determinar si el programa merece prolongarse, repetirse o ampliarse en otros ámbitos. Para esto se debe:

- Tener información objetiva sobre el grado de cumplimiento del programa

- Aportes y juicios de las personas o actores involucrados en el programa

- Reuniones o entrevistas de trabajo a personas claves sobre su percepción de los efectos del programa

MATRIZ DE MONITOREO DEL PROYECTO.

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN

1. Actividades más importantes para cada uno de los programas y que sean indicadores del avance del proyecto

2. Actividad abandonada

3. Actividad que se encuentra en peor situación que al inicio de su implementación

4. No se ha iniciado la actividad

5. Fecha de inicio de la actividad

6. No se ha avanzado ni retrocedido, sigue en el mismo punto

7. 8. 9. 10 grado de avance del cumplimiento de la actividad

11. Se ha logrado el producto de manera exitosa

12. Se describe el producto que se quiere lograr. Es algo tangible