Estructura y Normativa de la Comunicación Escrita Comercial y Administrativa

Fundamentos de la Comunicación Escrita Empresarial

La comunicación escrita en la empresa implica relacionarse y comunicarse con particulares, así como con empresas privadas y públicas (actividad mercantil).

Normas Esenciales de la Carta Comercial

Para asegurar la profesionalidad y claridad de la correspondencia, es crucial:

• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y palabras excesivas.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio y preciso.
• Tratar de forma individual los diferentes temas en documentos separados.
• Evitar pleonasmos (repetición innecesaria de palabras).
• Huir del empleo excesivo del gerundio al comienzo y en la despedida.
• Evitar frases con formulismos excesivos.
• No cometer cacofonías.

Es fundamental cuidar la expresión y la presentación del documento.

Características de la Correspondencia Comercial

La correspondencia comercial establece la relación comercial/empresarial con los clientes y nunca debe ser escrita a mano.

Estructura de la Carta Comercial (Tres Partes)

La carta comercial se divide en tres secciones principales:

1. Inicio:
   • Membrete (logotipo, anagrama).
   • Destinatario.
   • Referencias (a veces).
   • Asunto.
   • Fecha.
2. Contenido:
   • Saludo.
   • Texto (cuerpo del mensaje).
3. Final:
   • Despedida.
   • Antefirma.
   • Firma.
   • Anexo.
   • Posdata (a veces).

Estilos de Cartas Comerciales

Moderno:

Utiliza margen izquierdo y no usa sangría. Es sencillo en la distribución y favorece la rapidez en la mecanografía.

Moderno Modificado:

Similar al anterior, salvo que la despedida, antefirma y firma se escriben en el margen derecho. Se suele usar sobre con ventana, y los datos del destinatario van a la derecha.

Profesional:

Utiliza sangría para el saludo y el comienzo de párrafos. El destinatario y la despedida aparecen a la derecha.

Evolucionado:

Prescinde del saludo y la despedida. La distribución puede ser cualquiera de los estilos anteriores.

Clases de Cartas Comerciales

Las cartas comerciales más comunes son:

• Carta de informes.
• Cartas de pedido.
• Cartas de reclamación.

Documentos Internos y Administrativos

La Nota Interior (Memo)

Se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.

Estructura de la Nota Interior

• Membrete.
• Lugar y fecha.
• Referencia de (quien lo escribe).
• Dirigido a (quien lo recibe) y asunto.
• Contenido.
• Final: con la rúbrica del emisor.

La Notificación

Documento que comunica un hecho al interesado o interesados. El proceso se denomina "acreditación de la notificación".

Fases de la Notificación

1. Ordenación de la notificación.
2. Práctica de la notificación.

Estructura de la Acreditación de la Notificación

Inicio:

Membrete, texto de inicio, nombre, apellidos, razón social del notificado, fecha de normalización y documentos que se notifican.

Contenido:

Detalle de la notificación, nombre, apellidos, fecha y rúbrica. Si se rechaza, se debe especificar el motivo.

Final:

Lugar (domicilio o lugar donde se realiza), medio utilizado (fax, correos, mensajería privada), lugar y fecha, firma.

Publicación o Anuncio

Medios utilizados para la difusión pública de información:

• BOE (Boletín Oficial del Estado).
• BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil).
• Boletines oficiales.
• Tablón de anuncios.
• Periódicos.

La Solicitud

Documento formal para realizar una petición.

Estructura de la Solicitud

Inicio:

Nombre, apellidos del solicitante y DNI.

Contenido:

• Expone: Explicación de los motivos de la solicitud.
• Solicita: Expresión clara de la petición.

Complementos:

Documentos requeridos, datos e información que se deben aportar.

Final:

• Medio preferente: Para recibir la notificación o respuesta.
• Lugar: Domicilio o lugar donde se desea recibir la comunicación.
• Localidad y fecha de la solicitud.
• Firma, identificación y persona a la que se dirige.

Otros Documentos de Comunicación y Elementos Logísticos

Formatos Adicionales

Otros documentos utilizados en la comunicación empresarial incluyen:

• Declaración.
• Carta.
• Carta circular.
• Aviso y Anuncios.
• Saluda: Documento breve utilizado para expresar agradecimientos o felicitaciones.
• Nota Interior: Comunicación interna entre miembros de la misma empresa.

Elementos Físicos de la Correspondencia

Elementos logísticos asociados a la comunicación escrita:

• Sobre.
• Sobre prefranqueado (Correos).
• Código postal.
• Papel.
• La carta.
• Certificado.