Estructura y Funcionamiento de la Organización Interna de la Empresa
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La Organización Interna de la Empresa: Principios Generales
La empresa es una unidad de coordinación que integra la actividad de las personas y el uso de los elementos materiales. En el ámbito empresarial, esta labor de coordinación se denomina administración.
La función administrativa de la empresa está compuesta por cuatro tareas básicas:
- La planificación (establecer lo que se va a hacer).
- La organización (asignar los elementos disponibles a las tareas a realizar).
- La dirección (hacer que se lleve a cabo lo planificado).
- El control (asegurarse de que las cosas se han hecho como es debido).
1. Principios que fijan la organización en vertical
Principios básicos:
- La jerarquía.
- La autoridad.
Subprincipios o condiciones básicas:
- Correspondencia.
- Responsabilidad.
Principios derivados:
- Unidad de mando y dirección.
- Delegación y descentralización.
- Ángulo de autoridad y control (el número de subordinados a mandar y controlar).
2. Principios que fijan la organización en horizontal
Principios básicos:
- División del trabajo.
- Especialización.
Subprincipio o condición básica:
- Funcionalidad.
Principios derivados:
- Departamentalización.
- Divisionalización.
- Coordinación.
- Automatismo y mecanización.
3. Principios que fijan el equilibrio de la organización
Principios básicos:
- Motivación.
- Participación.
Subprincipios o condiciones básicas:
- Información.
- Comunicación.
Principio derivado:
- Dirección por objetivos.
La división del trabajo
La división del trabajo es el proceso de reparto de tareas que se aplica de forma natural desde que la humanidad se organiza en sociedad. Las principales ventajas de la división del trabajo son:
- Aumenta la habilidad y destreza del trabajo.
- Evita la pérdida de tiempo al cambiar de tarea.
- Facilita la creación de máquinas (puesto que en determinados trabajos simples se puede sustituir el factor trabajo por el factor capital; ejemplo: una máquina que apriete tornillos).
A pesar de estas ventajas, no siempre se puede llevar a cabo la división del trabajo ni con la misma intensidad. La imposibilidad de división del trabajo se debe a:
- Las condiciones del entorno.
- Las características de las tareas.
La gran ventaja de la división del trabajo es el aumento en la eficiencia.
La especialización
La dedicación continuada a tareas simples conduce a la adquisición de conocimientos o habilidades especiales. El conjunto de las tareas elementales asignadas a una persona se conoce como puesto de trabajo (la tarea o conjunto de ellas que ha de llevar a cabo una persona).
En el diseño del puesto de trabajo hay que tener en cuenta no solo las ventajas de la especialización, sino también los inconvenientes; entre ellos cabe destacar:
- El cansancio (la fatiga física producida por hacer siempre la misma actividad).
- La atrofia de las capacidades que no se necesitan para la elaboración de la tarea y el aburrimiento (cansancio psíquico).
Para evitar este efecto negativo se emplean las siguientes técnicas:
- Rotación.
- Enriquecimiento de las tareas.
Este puede ser horizontal o vertical: el primero ocurre cuando se añaden tareas adicionales del mismo nivel que el puesto de trabajo; el enriquecimiento vertical se produce cuando las tareas añadidas son de distinto nivel al puesto.
La planificación
Planificar consiste en seleccionar medios para conseguir fines. Debido a la complejidad de la empresa, esta actividad debe fraccionarse por partes, por lo que se puede afirmar que la planificación está ligada a la división del trabajo.
Un plan es un conjunto organizado de medios para conseguir determinados fines. Cuando el plan es muy detallado se denomina programa.
En la ordenación de planes cabe distinguir tres categorías (cada una de ellas tiene dominio sobre la anterior):
- Planes estratégicos: los planes fines; es aquello a lo que se aspira en última instancia.
- Planes operativos: sirven para encaminar la marcha de la empresa hacia los planes estratégicos.
- Planes rutinarios: sirven para obtener planes operativos.
Se emplea la forma de pirámide puesto que también sirve para cuantificar los componentes de cada nivel (hay menos en la cima que en la base).
La jerarquía
Es el elemento coordinador entre los tres tipos de planes, tanto en el nivel de concepción como en su ejecución. También se distribuye a lo largo de una pirámide que clasifica los distintos grados que existen dentro de una jerarquía:
- Alta dirección.
- Mandos intermedios.
- Mandos operativos.