Estructura y Comunicación Empresarial: Claves para el Éxito

Elementos que Componen una Empresa

Actividad y Objetivos

Toda empresa se define por su actividad, es decir, a lo que se dedica. Su objetivo o fin principal, en términos económicos, es la obtención de beneficios, ya que sin ellos no podría subsistir. Además de este objetivo primordial, las empresas pueden perseguir otros fines secundarios, como la creación de empleo, la mejora de la calidad de vida o el cuidado del medioambiente.

Organización y Medios

Para llevar a cabo su actividad, la empresa necesita una organización que combine los medios disponibles, tanto humanos como materiales. La organización implica la coordinación de estos recursos para alcanzar los objetivos deseados.

Responsabilidad Empresarial

La empresa tiene la responsabilidad de cumplir con su finalidad de manera integral. Esto implica responder ante diversos actores:

• Administración pública (ministerio de empleo, seguridad social, hacienda, ayuntamientos, etc.)
• Trabajadores
• Proveedores
• Entorno y medioambiente
• Sociedad en general

Estructura Organizativa

La organización consiste en combinar los medios humanos y materiales disponibles con un propósito u objetivo. Existen dos estructuras organizativas principales:

Organización Formal

En la organización formal, los recursos se combinan siguiendo una planificación previa y un esquema de relaciones establecido. Los medios humanos y materiales se unen para conseguir el objetivo deseado de manera eficiente.

Organización Informal

Paralela a la estructura formal, surge la organización informal, basada en vínculos personales y sociales que se establecen entre los miembros de la empresa debido a relaciones de amistad, afinidad, gustos o intereses particulares.

Organigrama

El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización. Indica el sistema de relaciones, funciones y responsabilidades de cada puesto o departamento. El organigrama tiene diferentes niveles, cada uno vinculado a un grado de responsabilidad y autoridad. A niveles más bajos, las cuotas de autoridad y responsabilidad son menores, mientras que a medida que se asciende en el organigrama, la responsabilidad aumenta.

Comunicación en la Empresa

Conceptos Básicos

La comunicación es un proceso que tiene como fin principal intercambiar y compartir información entre dos o más sujetos.

La información es el contenido básico del mensaje recibido, cualquiera que sea su procedencia.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Persona que transmite la información, origen de la comunicación.
• Receptor: Destinatario de la información contenida en el mensaje.
• Mensaje: Núcleo de la información que se transmite. Los mensajes pueden ser positivos ("La carta llegó ayer") o negativos ("Las piezas aún no han llegado").
• Canal y soporte: El canal es el conducto por donde se transmite y se recibe el mensaje. El soporte es el elemento material que contiene la información (papel, correo electrónico, etc.).

Etapas del Proceso Comunicativo

1. Elaboración del mensaje: El emisor produce el mensaje con la información a transmitir.
2. Transmisión: El emisor hace llegar el mensaje al receptor a través del canal elegido.
3. Captación y comprensión del mensaje: El receptor capta la información que contiene el mensaje, siempre que no existan ruidos, interferencias o sobrecargas en el canal.
4. Feed-back: Los mensajes se producen en ambas direcciones de manera fluida, cuando tienen respuesta en un proceso bidireccional. El feed-back permite al emisor saber si el mensaje ha sido recibido y comprendido correctamente.

Lenguaje y Código

El lenguaje es un conjunto de signos estructurados y organizados por medio de un código.

Un signo es un instrumento para representar algo que no tiene sentido por sí mismo, pero que adquiere un significado según el uso al que se destina. Ejemplos de signos son las letras del alfabeto, las señales de tráfico o los números.

El código es un sistema que agrupa, relaciona y organiza ciertos signos en un contexto significativo. Ejemplos de códigos son el alfabeto, un idioma o el sistema numérico decimal.

Información, Comunicación y Toma de Decisiones

La información y la comunicación son imprescindibles en toda empresa u organización. El éxito de un negocio depende de dos factores clave:

1. La cantidad y calidad de la información que se maneja.
2. La capacidad de sus dirigentes para comunicarse de manera efectiva.

Comunicaciones Internas

Las comunicaciones internas tienen su origen y destino dentro de la organización, y se producen entre departamentos y miembros de la misma. Se pueden clasificar en:

• Comunicaciones transversales: Fluyen horizontalmente entre departamentos del mismo nivel jerárquico o diagonalmente entre departamentos de distintos niveles.
• Comunicaciones formales: Siguen los canales establecidos por la estructura organizativa.
• Comunicaciones informales: Surgen de manera espontánea entre los miembros de la organización, como el "rumor".

Comunicaciones Externas

Las comunicaciones externas conectan a la empresa con el entorno. Se pueden clasificar en:

• Comunicaciones de entrada: Información que la empresa recibe del exterior.
• Comunicaciones de salida: Información que la empresa envía al exterior.
• Comunicaciones individuales: Dirigidas a una persona o entidad específica.
• Comunicaciones colectivas: Dirigidas a un grupo de personas o entidades.

Comunicación Verbal y Escrita

Retórica y Oratoria

La retórica es el arte de hablar bien, mientras que la oratoria es el arte de hablar con elocuencia.

Paralingüística

La paralingüística se refiere a todo lo que acompaña al mensaje verbal, como la postura, los movimientos de las manos, las miradas, etc. Estos elementos no verbales pueden influir en la interpretación del mensaje.

Características de la Comunicación Verbal

• La voz es el elemento básico.
• Es difícil realizar comprobaciones posteriores de lo que se ha dicho.
• El sentido del mensaje depende de muchos factores, como el tono de voz, la entonación o el lenguaje corporal.
• En la captación del mensaje influye la percepción selectiva del receptor.
• Los mensajes tienen caducidad, es decir, se desvanecen con el tiempo.
• La comunicación verbal permite la retroalimentación inmediata.
• Permite rectificaciones sobre la marcha.

Elementos de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita sigue el esquema general del proceso comunicativo, aunque tiene sus peculiaridades:

• Emisor o remitente: Quien elabora el mensaje.
• Mensaje: Contenido mismo, esencia de la comunicación.
• Código: Método empleado para representar la escritura, basado en un conjunto de símbolos.
• Soporte: Lugar en el que se graban los signos, como el papel o un archivo digital.
• Receptor o destinatario: Lector al que se dirige el mensaje.