Estrategias y Protocolo para la Redacción Eficaz de Documentos Empresariales
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Características de la Comunicación Escrita
La comunicación escrita posee atributos distintivos que la diferencian de la comunicación oral:
- No hay retroalimentación inmediata.
- No hay posibilidad de comunicación no verbal.
- Requiere un mayor dominio de las palabras y de la gramática.
- Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
- Posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.
Proceso de Redacción Escrita
Para garantizar la efectividad del mensaje, es crucial seguir una metodología:
- Analizar previamente el contexto del mensaje.
- Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
- Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
- Elegir adecuadamente las frases y las expresiones que se van a utilizar.
- Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.
Principios Fundamentales de Redacción
- Claridad
- La comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas.
- Sencillez
- Utilizar palabras con propiedad y construir frases sintácticamente simples.
- Concisión
- Emplear las palabras justas para transmitir lo que queremos.
- Cortesía
- Tratar con atención y respeto al receptor.
Protocolo en Función del Destinatario
El tratamiento debe ajustarse al nivel de formalidad requerido por el receptor:
- Muy formal
- Para destinatarios de rango superior al remitente (Ejemplo: Excelentísimo).
- Educado
- Correspondencia general de oficina (Ejemplo: A la atención del).
- Neutral
- Para toda la correspondencia, excepto la muy formal (Ejemplo: Estimado).
- Cordial
- Relación personal de respeto (Ejemplo: Querido).
Documentos de Comunicación Interna
Permiten a las organizaciones relacionarse directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se desarrollan.
El Aviso
Documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.
El Memorándum o la Nota de Régimen Interno
Documentos escritos que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones o solicitar algo. Su redacción es breve, sencilla y no muy protocolaria. La información debe ser clara, precisa y referida a un único tema.
El Informe
Documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. La estructura contiene: portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones del informe, bibliografía y anexos.
Clasificación del Informe
Los informes pueden clasificarse de la siguiente manera:
Según su Sentido
- Personales: Sobre personas concretas.
- Comerciales: Sobre la actividad de la empresa.
Según su Ámbito
- Internos: Elaborados en la empresa sobre la propia empresa.
- Externos: Sobre la empresa, elaborados por una entidad ajena a la empresa.
Según su Evaluación
- Descriptivo o expositivo: Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
- Evaluativo: Implica el análisis de los hechos, da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión.
- Demostrativo: Refleja la constatación de unos hechos concretos y su prueba.
La Convocatoria
Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto, como reuniones, juntas de accionistas o asambleas.
El Acta
Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.
Documentos de Comunicación Externa
Permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes externos, como clientes, proveedores y entidades gubernamentales.
La Carta
Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores o colaboradores.
- La carta comercial es el documento que utiliza la empresa como apoyo a su actividad comercial. La empresa busca darse a conocer en el mercado o promocionar sus productos o actividades.
- La carta circular comunica alguna noticia o información de interés. Se envía un mismo modelo a varios destinatarios y solo se cambia el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige.