Estrategias y Protocolo para la Redacción Eficaz de Documentos Empresariales

Características de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita posee atributos distintivos que la diferencian de la comunicación oral:

• No hay retroalimentación inmediata.
• No hay posibilidad de comunicación no verbal.
• Requiere un mayor dominio de las palabras y de la gramática.
• Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
• Posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.

Proceso de Redacción Escrita

Para garantizar la efectividad del mensaje, es crucial seguir una metodología:

1. Analizar previamente el contexto del mensaje.
2. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
3. Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
4. Elegir adecuadamente las frases y las expresiones que se van a utilizar.
5. Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.

Principios Fundamentales de Redacción

Claridad

La comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas.

Sencillez

Utilizar palabras con propiedad y construir frases sintácticamente simples.

Concisión

Emplear las palabras justas para transmitir lo que queremos.

Cortesía

Tratar con atención y respeto al receptor.

Protocolo en Función del Destinatario

El tratamiento debe ajustarse al nivel de formalidad requerido por el receptor:

Muy formal

Para destinatarios de rango superior al remitente (Ejemplo: Excelentísimo).

Educado

Correspondencia general de oficina (Ejemplo: A la atención del).

Neutral

Para toda la correspondencia, excepto la muy formal (Ejemplo: Estimado).

Cordial

Relación personal de respeto (Ejemplo: Querido).

Documentos de Comunicación Interna

Permiten a las organizaciones relacionarse directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se desarrollan.

El Aviso

Documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.

El Memorándum o la Nota de Régimen Interno

Documentos escritos que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones o solicitar algo. Su redacción es breve, sencilla y no muy protocolaria. La información debe ser clara, precisa y referida a un único tema.

El Informe

Documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. La estructura contiene: portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones del informe, bibliografía y anexos.

Clasificación del Informe

Los informes pueden clasificarse de la siguiente manera:

Según su Sentido

• Personales: Sobre personas concretas.
• Comerciales: Sobre la actividad de la empresa.

Según su Ámbito

• Internos: Elaborados en la empresa sobre la propia empresa.
• Externos: Sobre la empresa, elaborados por una entidad ajena a la empresa.

Según su Evaluación

• Descriptivo o expositivo: Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
• Evaluativo: Implica el análisis de los hechos, da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión.
• Demostrativo: Refleja la constatación de unos hechos concretos y su prueba.

La Convocatoria

Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto, como reuniones, juntas de accionistas o asambleas.

El Acta

Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.

Documentos de Comunicación Externa

Permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes externos, como clientes, proveedores y entidades gubernamentales.

La Carta

Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores o colaboradores.

• La carta comercial es el documento que utiliza la empresa como apoyo a su actividad comercial. La empresa busca darse a conocer en el mercado o promocionar sus productos o actividades.
• La carta circular comunica alguna noticia o información de interés. Se envía un mismo modelo a varios destinatarios y solo se cambia el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige.