Estrategias Eficientes para la Clasificación y Gestión Documental en la Empresa

Sistemas de Clasificación de Documentos

Todos los archivos deben tener establecidos criterios de ordenación; este criterio funciona como una llave. Los requisitos fundamentales son:

• Debe ser fácil de comprender.
• Debe ser sencillo de aplicar.
• No debe ser ambiguo.
• Ha de permitir futuras ampliaciones.
• Tiene que posibilitar la localización rápida y evidente.

Los sistemas principales incluyen: alfabético, temático, cronológico, alfanumérico, numérico y geográfico.

Función del Archivo de la Empresa

El archivo se define como el conjunto de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de funciones o actividades. Se entiende bajo dos perspectivas:

• Como lugar: donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés para la empresa.
• Como institución: organismo encargado de conservar documentos de interés público.

Razón de Ser y Objetivos de la Labor de Archivo

La labor de archivo permite la recuperación de información, configurándose como un instrumento al servicio de todos los departamentos. La empresa necesita esta información para la toma de decisiones y para cumplir con las obligaciones legales de conservación.

Objetivos principales:

• Guardar y conservar la documentación.
• Garantizar una localización fácil y rápida.
• Controlar la información de manera eficiente.

Las 10 Reglas del Archivo

1. Deben ordenarse y clasificarse para poder encontrarse.
2. Dejar constancia de cualquier entrada o salida.
3. Acumular documentación facilita el extravío.
4. Utilizar señales visuales para la localización.
5. Tener documentos seguros para evitar la pérdida de información.
6. Mantener la información de manera visible.

Tipos de Archivo según su Uso

• Activos: Archivos de oficina utilizados frecuentemente; deben localizarse con precisión para evitar pérdidas.
• Semiactivos: Archivos centrales con poca actividad, retirados del archivo activo y consultados con baja frecuencia.
• Inactivos: Archivos históricos definitivos que contienen documentación que rara vez es consultada o que carece de utilidad operativa.

Clasificación según su Localización

• Gestión centralizada: Existe un responsable de archivo encargado de la clasificación y ordenación. Sus ventajas son el ahorro de espacio, el control de la información y la reducción de extravíos.
• Gestión descentralizada: Cada departamento tiene su propio archivo, lo que permite mayor rapidez en el acceso.
• Gestión mixta: Combina archivos en distintos departamentos con un mayor control central.