Estrategias Clave para la Optimización del Departamento de Compras

El Departamento de Compras: Pilar Estratégico Empresarial

Toda empresa ha de tener un departamento de compras debido a las exigencias del mercado que impone una serie de requisitos a las compañías. Se considera que una compañía debería incluir en su organigrama un departamento de compras si su volumen de negocio es superior a seis millones de euros o llega al 55% de compras sobre ingresos. Los expertos dicen que optimizar las compras facilita la consecución de beneficios, al igual que es de vital importancia que esté en contacto con la Dirección de la empresa.

Lo fundamental del departamento de compras es que va por delante del resto, porque dispone de información externa. La organización de la empresa se presenta a través de un organigrama, donde deben aparecer los distintos departamentos y cómo se interconectan entre ellos. El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.

Funciones Clave del Departamento de Compras

El departamento de compras debe conocer el mercado proveedor y cubrir las labores administrativas, y además programar las adquisiciones teniendo en cuenta:

• Presupuestos elaborados por el departamento financiero o de administración.
• Necesidades enviadas por el departamento de producción, almacenamiento y logística.
• Ventas previstas por el departamento de ventas o comercial.
• Atención al cliente.
• Está conectado con el departamento internacional y dirección técnica.

Estructura del Departamento de Compras

Está formado por el jefe de compras, delegados de compras y los compradores.

Retos del Responsable de Compras

Los principales retos del responsable de compras incluyen:

• Beneficio.
• Calidad del producto a comprar.
• Servicio que puede dar el proveedor.
• Imagen de la empresa.

Responsabilidad en las Operaciones de Compra

Las responsabilidades clave en las operaciones de compra son:

• Iniciar, administrar y controlar las peticiones del exterior y mantener las negociaciones que puedan acabar en una compra.
• Actuar de enlace entre proveedores y los demás departamentos.
• Nadie fuera del departamento de compras puede cursar pedidos al exterior.
• Nadie puede dar ninguna información a los proveedores que pueda dañar las negociaciones de compra.
• Peticiones de compra por escrito y aprobadas por el jefe de compras.

Regulación de las Relaciones con los Proveedores

Para una gestión efectiva, es fundamental establecer una regulación clara con los proveedores:

• Trato equitativo y cortés a los vendedores.
• Todos los ofertantes deben recibir el mismo trato y solo una oferta por proveedor, a menos que se pida que se ofrezcan alternativas de suministro.

Regulación con los Propios Empleados de la Empresa

La política interna de la empresa debe abordar la interacción de los empleados con los procesos de compra para evitar conflictos de interés y asegurar la transparencia. Aspectos a considerar:

• Cada empresa evalúa su política y ve si le supone mayor riesgo que beneficio que sus empleados puedan utilizar los servicios de compra.
• Mostrar ofertas a los competidores.
• Dar falsa información a los ofertantes para hacer bajar los precios.
• Dar al proveedor favorito una oportunidad para reconsiderar su oferta.
• Utilizar la potencia de compra para forzar a vender bajo coste.
• Pedir ofertas por cantidades muy superiores a nuestras verdaderas necesidades.
• La aceptación de regalos y obsequios depende de la política de la empresa.

Compras según el Origen de las Necesidades

Las compras pueden clasificarse según el origen de las necesidades que atienden:

• Cíclicas: se realizan con cierta regularidad, productos que se consumen durante todo el año.
• Especiales: los bienes adquiridos no son materiales para su transformación.
• Estacionales: se hace con productos de temporada.
• Inmediatas: atiende necesidades diarias.
• Oportunidad: la inversión es de riesgo, pero si el resultado es positivo, dará beneficios extras.