Empresa mercantil
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U.6 Tratamiento del correo:
trabajos de oficina manipulación del correo,comprende desde la recepción de la correspondencia y distribución diferentes dptos de la organización salida del correo,contestaciones cartas recibidas como de la correspondencia en la empresa,guardar constancia en los libros registro entradas y salida correo,distribución correo en la empresa, fluida para evitar retrasos,sistema de canalización depende tamaño empresa,organización y responsabilidades otorgadas directivos a los subordinados,métodos distribucción variarán en función del volumen de correspondencia recibida/expedida por la empresa,Control del correo/archivo: Centralizada:
cuestionadas en un archivo general central, lugar donde van a coincidir los papeles recibidos como los creados por diferentesdptos empresa,Descentralizada:
cada dpto es responsable de la guarda/custodia de la documentación llega a través de canales distribución, como la documentación que se haga y salga al exterior, o que circule internamente por la empresa,sistemas empleados para su archivo/custodia: Convencional:
carpetas,carpetas archivadora A-Z, el volumen es grande representa a la empresa un problema presuspuesto, tener en cuenta el espacio que ocupan y personas que se encargan de su custodia/control, ambas variables representan costes a la empresa que debe asumir, el archivo es la memoria de la empresa,Informático:
se almacenan en el ordenador, generados programas informáticos: Word,Excel, en papel también se puede si lo escaneamos guardar en nuestro equipo, indentificar archivo con nombre y guardar en carpeta,sustituyen al papel y microfichas de la oficina tradicional, digitalización documentación,Recepción correo:
recibido el correo comprobar datos: remitente,contenido,anexos(si hay),dpto/persona destinataria se anotan libro registro entrada y se realizan copias necesarias.
Exterior tratamiento correspondencia etapas: recepción:
recibe entradas correspondencia, tipos de envío postales,verificar buen estado, informar de daños,registro:
correspondencia/paquetería registran conforme normas internas empresa,clasificación:
clasificar correo/paquetería recibida acuerdo criterios establecidos,distribucción:
lo mismo que registro,empresas no solo registra y anota correspondencia, también se estampa un sello con encasillado imprime datos: nº registro,fecha llegada,dpto recibe,fecha contestación,Salida correspondencia:
dpto se dirigen al dpto correspondencia, si existe o recepción las cartas/documentos que los clientes/proveedores quieran enviar, cuando se reciben se comprueba si están firmadas y si acompañan documentos figuran anexo, después de comprobarlo se hace el franqueo:
Email:
realizar 1º clasificación, eliminar información no sea importante para actividad empresa/imprimir lo que sea útil,enviar/recibir documentación constancia escrita/guardar mail carpeta correo,Clasificación/ordenación documentos:rapidez/operatividad del sistema, intiutivo/sencilo,requisitos:
fácil de atender,sencillo de aplicar, ser resolutivo,posibilitar futuras ampliaciones,sistema clasificación documentos: sistema alfabético:
se archivan de acuerdo orden establecido,determinar cada uno de ellos palabra clave se denomina ordenatriz,establece orden ascendente(A-Z),descendente(Z-A),más extendido,utilizarse combinación otros,facilita perfección/adaptación necesidades, se utiliza archivar correspondencia,contratos trabajo,fichas de personal,sistema numérico:
ordenar documentación, nº natural determinado,orden ascendente/descendente, dicho nº integrante documento archivar, nº factura, asignar nº, ej: llegada/entrada documento, si el nº esta relacionado con el contenido fácil localización, asignar numeración construir indice auxiliar relacionar documento, nº asignado,ventaja/inconveniente:
mayor/menor dificultad búsqueda,sistema útil,evita duplicidades,permite el archivo ilimitado,extravía detectar que falta,intercalar documentos complejo,utiliza en ordenación presupuestos/facturas,pedidos,faxes,sistema geográfico:
criterio ordenación localización física concreta referente ej: domicilio persona/empresa emisora/receptora,lugar fue emitido/recibido,entrega pedido/mercancía,utiliza archivar documentación ej: empresas transporte mercancías no tenga gran volumen documentación,Clasificación materias:
agrupar depende del tema que traten, no es el más utilizado ya que para que el archivo de documentos temas/asuntos adecuado, ser representativos documentos a archivar,
Diferenciar 2 grandes grupos: orden alfabético,agrupación materias:
numérico,alfanumérico,Clasificación cronológica:
destaca referencia documento,fecha,ordena/archiva,dicha fecha cuando se debe abonar,elaborar,emitió/entro archivo, ordenar fecha reciente hasta antigua/viceversa,documentación recurrente, colocar documentos recientes al principio ej: archivan/clasifican recibos bancarios,criterio:
clasifiación depende volumen documentos,por meses,quincenas,años,actividad empresa/información contenida documentación archivada: trimestral:
útil empresas declarar el IVA,retenciones IRPF,semestral:
desear realizar inventario almacén,ventaja archivo cronológico:
sencillez/rapidez localización, recomienda actas,justificantes bancarios,recibos,nóminas,seguros sociales archivar sistema cronológico,Clasificación decimal:
agrupar documentos,libros,acciones 10 grupos, 1º división enumera 0-9 colocados derecha,anotaciones decimales: escribe separando un punto grupos de 3 cifras izquierda.
Clasificación decimal universal:
completos,complejos aplicado personas cualificadas, clasifican conocimientos ser humano, agrupan 10 categorías,Clasificación alfanumérica/mixta:lograr un archivo más efectivo documentación,ordenación alfabética por materias son ejemplos validos sistemas mixtos,sistema alfanumérico: combinar sistema clasificación alfabético/numérico, ordenatriz: combinan letras y números relacionada documento,elaborada proceso ordenación,utilizar indice auxiliar relacione código alfanumérico documento,ordenar criterio numérico, empezar con ordenatriz cifras,coincidencia acude marcado letras, si empieza 1º letras y después cifras se ordena criterio alfabético,coincidencia acudir números,Ventajas/inconvenientes alfanumérica: ventajas:
simplicidad,flexibilidad,fácil localización,familiaridad criterios ordenación, inconvenientes:
surjir dudas/cometer erores,aumenta documentación repetición nombres, documentación grande personal especializado,normas detalladas evitar errores/perdidas tiempo proceso archivp clasificación.
EJERCICIOS: Roberto Granados López-Granados López,Roberto,Enrique Gala y Espronceda-Gala Espronceda y,Enrique,Verónica de la llave Montero-LLave Montero, de la Verónica,Alicia Morales de Vidueño-Morales Vidueño de,Alicia,José Luis Morales del Izquierdo-Morales izquierdo del,José Luis,Federico de los llanos Rubio-llanos rubio,Federico los,Carmen López-Cisneros Diez-López-Cisneros Diez,Carmen,Joao Chaves da Silva-Chaves da silva,Joao.