Documentos Mercantiles: Pedidos, Facturas, Cheques y Letras de Cambio

Documentos Mercantiles: Gestión y Requisitos

1. El Pedido

El pedido es el documento mediante el cual un cliente solicita a un proveedor los productos que necesita; constituye un compromiso de compra por parte del cliente. La hoja de pedido es elaborada por el comprador.

El pedido se puede realizar por teléfono, fax, correo, etc., y es conveniente que quede recogido en la hoja de pedido, la cual deberá contener:

• Membrete.
• Datos identificativos del proveedor o vendedor.
• Lugar y fecha del pedido.
• Relación de artículos o productos solicitados.
• Referencia del producto.
• Firma del comprador.
• Observaciones.

2. La Factura

Es el documento que el vendedor envía al comprador notificándole oficialmente el importe que debe pagar. Este documento especifica la fecha de vencimiento, el día que debe pagarse y la forma en que se liquidará la factura (metálico, letra de cambio, cheque, etc.).

La factura se rellena a partir de los datos consignados en el albarán y se emite por duplicado, un ejemplar para cada una de las partes. Debe contener:

• N.º de factura.
• Fecha y lugar de emisión.
• Datos identificativos del vendedor y comprador: nombre y NIF.
• Descripción detallada de cada uno de los artículos.
• Precio por unidad.
• Descuentos y portes.
• Base imponible.
• Tipo de IVA aplicable a la operación y cuota.
• Recargo de equivalencia.
• Importe total a pagar.

3. Tipos de Cheques

• Al portador: Aquel que puede cobrar cualquier persona que presente el cheque a la entidad financiera.
• Nominativo: Es aquel en el que figuran los datos completos de la persona o entidad que tiene que cobrar ese cheque. La persona debe identificarse y firmar en el dorso del cheque.
• Barrado: Lleva dos líneas diagonales paralelas y dos perpendiculares, y entre ellas la expresión "CTA". No pueden cobrarse en efectivo, sino que deben ingresarse en la cuenta corriente.
• Visado o garantizado: Certificado por una entidad financiera que garantiza que se podrá cobrar.

4. Letra de Cambio

Documento expedido por una persona o entidad llamada Librador (vendedor), que manda a otra persona o entidad llamada Librado (comprador), que en la fecha indicada pague una cantidad de dinero a la persona o entidad que se indica en el documento, el Tomador. Suele acompañarse de un avalista que garantiza el pago de la deuda.

Elementos de la letra de cambio:

• Librado: Persona que tiene que pagar la deuda (el comprador).
• Librador: Persona o entidad que expide la letra, dando la orden de pago al librado (el vendedor del producto).
• Tomador: Entidad o persona a quien el librador transmite la letra para que el librado la pague.
• Avalista: Es quien garantiza que el importe de la letra sea efectivo en el día de su vencimiento por el librado; en caso contrario, se hace responsable de su pago.