Documentos Esenciales para la Gestión de Viajes en Agencias

Documentación Entregada por las Agencias de Viajes (AAVV) al Guía de Ruta

Antes de iniciar un viaje, el guía de ruta pasa por la AAVV (Agencia de Viajes), donde se le entrega la siguiente documentación y material:

• Carné de bonos (vouchers)
• Boarding list (lista de embarque)
• Hoja de recogidas y dejadas
• Rooming list (distribución de habitaciones)
• Dinero en efectivo
• Badge (credencial) y material corporativo
• Carteles informativos
• Hojas de liquidación de viaje
• Informe del guía
• Talonario de comprobantes de propinas
• Hojas de venta de excursiones facultativas
• Carpetilla del cliente
• Documentación adicional para el guía (mapas, planos, folletos)

Definición y Función de cada Documento

Carné de bonos

Es el documento por el cual se reconoce que se ha prestado un servicio especificado, con una fecha indicada y un número determinado de pax (pasajeros). Gracias a este sistema, el guía no tiene que llevar grandes cantidades de dinero en efectivo. Debe incluir obligatoriamente:

• Nombre y dirección de la AAVV.
• Firma y sello de la AAVV.
• Tipo de servicio contratado.
• Número de pax.
• Nombre, dirección y teléfono del prestador del servicio.

Una vez entregado el bono por parte del guía, el establecimiento colaborador elabora una factura que enviará junto con el bono físico a la AAVV para su cobro.

Boarding list

Documento en el que figuran los nombres de los pasajeros y su correspondiente distribución en el autocar.

Hoja de recogida y dejada

Documento que detalla los lugares y horas de recogida y dejada de los clientes cuando se inician o finalizan los viajes desde diferentes hoteles.

Rooming list

Lista detallada con la ubicación y distribución de los viajeros en las habitaciones de los hoteles, proporcionada previamente por la AAVV.

Dinero en efectivo

Fondo monetario que la AAVV facilita al guía para sufragar los gastos imprevistos o corrientes del circuito (peajes, taxis, etc.), exigiendo siempre el correspondiente justificante de pago o factura.

Badge y material corporativo

Incluye la chapa identificativa (badge) con el nombre del guía, el uniforme y otros elementos que lo identifican formalmente como personal de la AAVV.

Carteles informativos

Anuncios o avisos para ser colgados en la recepción de los hoteles con el fin de recordar a los viajeros los horarios, actividades o excursiones programadas.

Hojas de liquidación de viaje

Documento en el que el guía indica detalladamente, en euros, todos los gastos realizados durante el transcurso del viaje.

Informe del guía

Documento de control donde el guía expresa su opinión profesional sobre los diferentes prestatarios de servicios (autocar, restaurantes, hoteles), el desarrollo del itinerario y cualquier incidente ocurrido.

Talonario de comprobantes de propinas

Herramienta utilizada para gestionar y justificar las gratificaciones entregadas con el fin de obtener un trato preferente para los grupos en los diferentes establecimientos (restaurantes, hoteles, tiendas).

Hojas de venta

Facilitan la inscripción y el control de los clientes en las diferentes excursiones o actividades opcionales. Permiten calcular con precisión el número de pasajeros y los importes recaudados o denegados.

Carpetilla del cliente

Conjunto que contiene fotocopias del contrato de viaje, el seguro de viaje, el itinerario detallado, teléfonos de contacto, entre otros documentos de interés para el usuario.

Documentación adicional del guía

Material de apoyo para el desarrollo de la ruta, como folletos turísticos, mapas de carretera y planos de ciudades.