Documentos Administrativos, Archivos y Registros Públicos: Claves y Funciones

Documentos Administrativos: Funciones, Características y Tipos

Los documentos administrativos son esenciales en las actuaciones de los organismos públicos, pues todo queda reflejado en ellos.

Funciones Principales

• Constancia: Dan soporte a los actos administrativos. Los documentos sirven, además, como prueba de la existencia del acto y de sus efectos y, en caso de necesidad, se pueden revisar.
• Comunicación: Constituyen el medio por el cual la Administración intercambia información con los ciudadanos, empresas y otros organismos de la Administración.

Características de los Documentos Administrativos

• Producen efectos: Tienen una consecuencia sobre la Administración o sobre un tercero.
• Son emitidos por un órgano público: Quien redacta el documento debe ser parte integrante de la Administración Pública.
• Deben ser válidos: Tienen que cumplir con la forma y las características sustantivas que regula la ley en materia administrativa.

Tipos de Documentos Administrativos

• Documentos de iniciación: Son aquellos que tienen como finalidad iniciar un procedimiento administrativo.
• Documentos de instrucción: Incluyen todos los documentos empleados para recopilar la información necesaria para dictar la resolución administrativa con el máximo conocimiento posible.
• Documentos de terminación: Son los que ponen fin al procedimiento administrativo.

Los Archivos Públicos

Un archivo público es toda sección, centro o departamento de un órgano público que garantiza el correcto mantenimiento de los documentos que se le asignan.

Clasificación

• Archivos de oficina y gestión: Son los existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de documentos en fase de tramitación o sometidos a utilización y consulta administrativa. Entre sus funciones están: apoyar la gestión administrativa, acreditar las actuaciones, organizar los documentos y, al concluir su tramitación, transferirlos al archivo central.
• Archivos centrales o generales: Se encuentran en cada uno de los ministerios y en los organismos públicos dependientes de ellos para la custodia de los documentos una vez finalizada su tramitación. Son los encargados de coordinar y controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gestión y tienen otras funciones, como elaborar cuadros de clasificación, tramitar expedientes de eliminación de documentos o servir de archivo intermedio.
• Archivos históricos: Se encargan de tratar, conservar y custodiar los fondos del patrimonio histórico documental que sean reflejo de la trayectoria administrativa del país o que resulten altamente significativos por su valor histórico, su singularidad, importancia o su proyección internacional.

Los Registros Públicos

Los registros públicos son aquellas instituciones cuyo fin es dar a conocer de manera formal información que se considera relevante en la interrelación entre la Administración y los administrados.

Funciones

1. Permitir el acceso de los interesados.
2. La recepción y salida de documentos e informes.
3. La expedición de recibos de presentación.
4. La anotación de asientos de entrada y salida.
5. La remisión de solicitudes.
6. La expedición de copias selladas de documentos originales.
7. La realización de cotejos y compulsas.