Documentación Mercantil Esencial: Gestión de Pedidos, Facturas, Albaranes y Contratos de Compraventa

Documentación de Compraventa

1.1. El Pedido

Es un documento en el que se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en las que se efectuará la compra.

1.2. El Albarán

Una vez que el vendedor ha recibido el pedido, prepara las mercancías para su envío acompañadas del correspondiente albarán. Es un documento que justifica la entrega de mercancías. El albarán se entrega en dos copias (una es firmada por el cliente y devuelta al proveedor, y la otra será archivada por la empresa compradora). Además, pueden emitirse dos copias más. Cuando existe una tercera empresa que se encarga del transporte, la empresa compradora recibirá también una nota de portes.

1.3. La Factura

Una vez aceptada la mercancía por el comprador, el vendedor expide la correspondiente factura, que es un documento que acredita las prestaciones o compraventa de mercancías. Todas las facturas constan de:

• Identificación de la empresa que efectúa la venta.
• Identificación del comprador.
• Número de factura, fecha, localidad, referencia del albarán y número de cliente.
• Descripción y referencia de los artículos vendidos.
• Descuento aplicado.
• La base imponible.
• Impuesto aplicable (IVA).
• El total de la factura (resultado de sumar la base imponible y el IVA).

1.4. Documentos de Pago

Una vez que se ha presentado la factura, el cliente ha de proceder al pago. Existen diferentes formas de pago:

El Cheque

Documento que da una orden de pago a una entidad financiera para que pague una cantidad determinada a la persona a la cual va dirigido.

Tipos de Cheque:

• Al portador: Es cobrado por la persona que lo porte o cobre.
• Nominativo: Está especificado el beneficiario.
• Barrado o cruzado: No puede cobrarse en metálico, solo mediante ingreso en una cuenta corriente.
• Conformado: El banco certifica que los datos son conformes y bloquea la cantidad hasta que sea presentado el cobro.

La Letra de Cambio

Es un documento donde una persona (librador) ordena pagar a otra persona (librado) en una fecha determinada (vencimiento) una cantidad de dinero por medio de una tercera persona (tenedor).

• Librador: Persona a quien se debe el importe y que crea la letra.
• Librado: Persona que acepta la letra y se compromete a pagar el día de su vencimiento.
• Tenedor: Entidad financiera que recibe el pago del librado para que así lo reciba el librador.

Modelos de Letra de Cambio:

• Avaladas: El avalista se compromete a pagar si no lo hace el librado.
• Endosadas: El librador puede ceder la letra de cambio a otra persona.
• Protestadas: El librador realiza un protesto que acredita que el librado no pagó.

1.5. El Recibo

Una vez efectuado el pago, la empresa vendedora ha de emitir el correspondiente recibo. Se trata de un documento que acredita el pago de la cantidad adeudada. Lo forman dos partes: el recibo y la matriz.

Los Contratos Comerciales

Es un acuerdo entre dos o más personas o empresas mediante el cual pactan dar, hacer o no hacer alguna cosa, o prestar algún servicio. Existen diferentes tipos de contratos:

• De Compraventa: Fijan las condiciones en las que el comprador y el vendedor han de llevar a cabo la compraventa de un determinado bien o derecho.
• De Prestación de Servicios: Puesto que la empresa tiene la necesidad de obtener servicios de otras empresas (tiene elementos similares a los de compraventa).
• De Suministro: Puesto que las empresas necesitan obtener diversos suministros (agua, electricidad, etc.). El suministrador se compromete a llevar a cabo unas prestaciones con una continuidad fija, y el suministrado se compromete a pagar.
• De Seguros: Tiene la finalidad de prevenir los riesgos derivados de la actividad de la empresa. Mediante la póliza de seguros, el asegurado transmite las consecuencias del siniestro al asegurador. El asegurado debe pagar unas determinadas primas.

2.1. Elementos del Contrato de Compraventa

• Personales: Entre el comprador y el vendedor (mayores de 18 años o menores emancipados).
• Materiales: Lo son la cosa objeto del contrato y el precio que se paga por ella.

2.2. Obligaciones del Contrato de Compraventa

Obligaciones del Vendedor:

• Entregar la cosa vendida según las condiciones estipuladas.
• Conservar la cosa vendida hasta el momento de la entrega.
• Mantener en perfecto estado los bienes objeto del contrato.
• Correr con los gastos derivados de la venta.
• Responder de los vicios o defectos de la cosa vendida.

Obligaciones del Comprador:

• Pagar la cosa vendida.
• Recibir la cosa objeto del contrato.