La Documentación y la Ciencia de la Información: Conceptos Esenciales y su Evolución

1. Introducción a la Documentación Científica

Cuando se iniciaba un libro o escrito sobre documentación científica, se comenzaba por aducir una serie de datos para demostrar su importancia. Estos datos se basaban en el enorme volumen de publicaciones científicas y técnicas que se producen en el mundo, y que el científico o el investigador tendría que conocer para estar al día en su especialidad. Hoy, la capacidad para almacenar y transmitir el conocimiento es la verdadera palanca del progreso.

A finales de la década de los 80, se publicaban en el mundo más de 60.000 revistas científicas y técnicas y por encima de 2 millones de documentos al año. Chemical Abstracts, uno de los primeros del mundo, incluyó en 1985 unas 500.000 referencias a documentos de interés para el químico.

Si un químico dedicara su jornada laboral a la lectura, tendría que leer unos 277 trabajos por hora en una jornada de 40 horas semanales. Y si suponemos que solo un 3 % de los trabajos le resultara de interés, en función de su especialidad, tendría que leer 8 trabajos por hora.

Ante la magnitud de estas cifras, resulta imprescindible la existencia de una actividad científica intermedia que haga llegar al usuario final solo la información que le interesa. Esta actividad será más perfecta cuanto más se aproxime al ideal de que el usuario reciba toda la información de interés potencial y ninguna irrelevante. La aplicación de las modernas tecnologías está consiguiendo aproximaciones muy estimables.

Se configura así la documentación como una actividad científica con individualidad y características propias y, paralelamente, junto al científico, aparece una tercera categoría: la del científico especialista en información, que actúa de interfaz entre los productores y los utilizadores de información.

La necesidad de la documentación queda demostrada en su origen, pero también puede demostrarse por sus consecuencias. Se deduce de la consideración del tiempo que transcurre entre la aparición de un descubrimiento y su aplicación en la práctica. Este periodo se ha acortado gracias a la mejora de los sistemas de información.

La existencia de adecuados servicios de información permitirá un ahorro del tiempo que el investigador o el científico que trabaja en la industria debe dedicar a estas tareas.

El aforismo según el cual «información es poder» se fundamenta en el hecho de que la empresa mejor informada será la más competitiva y adquirirá ventajas decisivas, derivadas de la eficacia de su servicio de información.

2. Conceptos Fundamentales en Documentación

2.1 El Documento

El documento es un objeto que ofrece información, responsable de la difusión del conocimiento humano de forma rápida y segura. Es todo conocimiento fijado en un soporte material y que puede ser utilizado para su consulta.

El mensaje convertido en documento está en continua transformación. Alimenta la creación de un autor, dando lugar a nueva información que, a su vez, generará un nuevo documento.

2.2 Documentación

Según Currás, la documentación nace como una necesidad de la época industrial y de la carrera de fabricación para ganar los mercados. Había que conocer datos, escritos y descubrimientos de otros colegas para seguir el ritmo del proceso evolutivo con el deseo de mejorar la calidad de vida. Surgieron tipos de documentos de vida corta que no solo había que clasificar, ordenar y conservar, sino también analizar y resumir para difundir rápidamente su contenido.

Son numerosos los autores nacionales y extranjeros que se han dedicado a su estudio, dando definiciones y postulando sus bases fundamentales. En España, destacan Javier Lasso de la Vega (pionero y maestro de todos), J. López Yepes, F. Sagredo y Nuria Amat.

Bradford, en 1948, la define como un «arte de reunir, clasificar y hacer fácilmente accesibles los documentos de todas las formas de la actividad humana...». En 1961, la describe como un «proceso por el cual...». Ditmas, por su parte, considera la documentación como un proceso. Anna Morel asevera que es: «el arte de explotar las informaciones contenidas en los documentos y de establecer los lazos entre datos diferentes...».

En la documentación hay que considerar fundamentos teóricos y operaciones prácticas que, al fin y al cabo, son los componentes de toda ciencia. Dyson la define como la ciencia de la presentación y almacenamiento ordenado de los conocimientos registrados, encargada de presentarlos de forma que puedan ser usados prontamente. Mack y Taylor hablan de un conjunto de métodos necesarios para la presentación ordenada, la sistematización y transmisión de los conocimientos, así como para registrarlos con el fin de asegurar la accesibilidad y utilización máxima de la información contenida en ellos.

Emilia Currás considera la documentación como un proceso «complejo, evolutivo, metódico, coherente y formal, para hacer utilizable el conjunto de saberes materializados en forma de documentos».

Se desarrolla en las siguientes fases:

• Recopilación
• Registro
• Clasificación
• Análisis
• Almacenamiento de documentos

Con el objetivo de difundir, transmitir y comunicar los datos contenidos en ellos.

El proceso documentario lleva implícita la realización de esas fases de carácter práctico, apoyadas por fundamentos teóricos basados en razonamientos de carácter intelectual.

La Bibliotecología, como tratado de las bibliotecas, engloba todos los procesos que en ellas tienen lugar, desde que llega el libro hasta que la información llega al lector. Comprende la bibliología, la bibliografía y la biblioteconomía.

2.3 Información

Para la escuela europea, la documentación parece ser el todo y la información la parte, consecuencia de la documentación. Para la escuela anglosajona-estadounidense, la información resulta ser el todo y la documentación la parte que prepara los documentos para obtener de ellos los datos convertidos posteriormente en información.

¿Cuál puede ser la causa de esa diferencia de opiniones? Hay que buscarla en la evolución cultural y tecnológica de ambos bloques de países, considerando la influencia de EE. UU. en los países anglosajones.

La evolución en los países del continente europeo se ha ido produciendo bajo el freno del conservadurismo y la tradición. La documentación se ha considerado como una continuación de la biblioteconomía; lo único que cambiaba era la naturaleza de los documentos.

En los Estados Unidos de América, la evolución tecnológica ha marcado el desarrollo cultural.

Si tratamos de aunar ambas tendencias y formular teorías que puedan satisfacer a las dos escuelas y explicar por qué en la Europa continental se van aceptando poco a poco las ideas anglosajonas, habremos de ir a la base de todo ello: la información.

La palabra «información» viene de: in-formar, con-formar, dar forma... en nuestra mente al mundo exterior por impactos, estímulos recibidos de ese mundo exterior, e ir configurándolo y comprendiéndolo en cualquiera de las formas en que se presente. La información resulta ser un elemento vital que se manifiesta de dos maneras diferentes:

• Fenómeno: se produce a nuestro alrededor, lo captamos consciente o inconscientemente; producido por el entorno de nuestra noosfera que nos rodea y que configura el desarrollo de nuestras actividades cotidianas.
• Proceso:
  • Elaborada por nosotros mismos a partir de documentos para su ulterior utilización, etc.
  • Condiciona de manera consciente las actividades del intelecto humano y repercute en el desarrollo de la humanidad, ya sea en su aspecto científico, técnico, etc.

Condición indispensable para que haya información es que el dato se transmita y se perciba.

Si solamente se considera la información como proceso, lógicamente resulta ser la consecuencia de otro proceso previo de elaboración de los datos contenidos en los documentos.

La información, objeto de la comunicación de masas o comunicación social, se debe encuadrar junto a la bibliotecología, la archivología y la documentación como una faceta dentro de todo el proceso informativo.

Si se razona que la documentación es una ciencia, podremos demostrar que la información es una ciencia: la ciencia de la información (information science).

2.4 Ciencias de la Documentación

Es un término propuesto por Emilia Currás, al que hemos llegado debido a que hoy no existen compartimentos estancos. Todas las ramas de la ciencia están relacionadas unas con otras, en mayor o menor medida, formando redes reticulares. Si se puede demostrar que la bibliotecología, la archivología, la documentación y la información son ciencias —ciencias que se sitúan a un mismo nivel conceptual y teórico con aplicaciones prácticas semejantes—, todas ellas reunidas podrán formar parte de una ciencia de rango superior que llamaremos «ciencias de la documentación».

En este caso, hemos de considerar otra definición de documentación: un conjunto de documentos con múltiples utilizaciones, como los que componen el conjunto (libros, mapas, patentes, etc.). Las ciencias de la documentación se refieren a los estudios teóricos y aplicaciones prácticas, con sus técnicas correspondientes, que tienen por objeto poner a punto los conocimientos contenidos en todo tipo de documentos para que puedan ser convertidos en información y tengan utilidad para provecho de la humanidad en cualquiera de sus actividades.

En el sentido europeo-continental, la información es una consecuencia de las ciencias de la documentación. Todo lo que se haga con los documentos tiene como objeto poner su contenido en disposición de ser utilizado y convertible en información. No siempre se consigue, aunque la causa radique, la mayoría de las veces, en el presunto usuario.

En el sentido anglosajón-estadounidense de la información, las ciencias de la documentación suponen ser la parte primera de la ciencia de la información, que trata de lo concerniente a la preparación de los documentos para poner a punto su contenido y que sea utilizado posteriormente.

Por la fuerza de los razonamientos y del uso, se viene observando un cambio de criterio en los países de la Europa continental, que han empezado a utilizar las expresiones «documentación e información» (Eric Pietsch) para ir pasando a invertir los términos, colocando la información delante de la documentación.

En los países del Este de Europa han adoptado otra terminología, utilizando la expresión «informatika» para designar la información automatizada.

En el resto de los países del planeta, se sigue la misma nomenclatura y terminología que en los países anglosajones, que es la que se está imponiendo en la actualidad.